13 Peretasan Kalender Google untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Poin Penting

• Setel pengingat default untuk semua acara di Google Kalender agar tidak melewatkan janji penting dan meningkatkan produktivitas. Tambahkan beberapa notifikasi jika diperlukan.
• Integrasikan Google Kalender dengan alat lain untuk menyederhanakan alur kerja dan menghindari peralihan antar aplikasi secara terus-menerus. Misalnya, integrasikan dengan Slack untuk penjadwalan dan pembaruan status.
• Terima email agenda harian untuk memprioritaskan pengingat dan janji penting. Siapkan ini di setelan Google Kalender untuk memastikan Anda tidak pernah melewatkan pemberitahuan.

Kemungkinan besar Anda telah menggunakan Google Kalender setidaknya sekali, baik seseorang mengirimi Anda undangan rapat atau Anda baru saja menggunakannya karena disertakan dengan perangkat Anda.

Meskipun Google Kalender adalah aplikasi yang cukup mudah dalam hal penjadwalan, aplikasi ini hadir dengan beberapa aplikasi fitur dan integrasi luar biasa yang dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda dan meningkatkan kinerja Anda secara keseluruhan efisiensi. Berikut daftar beberapa yang terbaik di bawah ini.

1. Atur Pengingat Default

Mengatur pengingat selalu berguna agar tidak melewatkan acara mendatang atau memberi diri Anda cukup waktu untuk bersiap. Namun, menyiapkan pengingat untuk setiap acara baru yang Anda buat bisa jadi cukup merepotkan.

Untungnya, Google Kalender memungkinkan Anda secara otomatis membuat pengingat default untuk semua acara yang Anda buat. Begini caranya:

1. Buka beranda Google Kalender Anda.
2. Klik ikon roda gigi di sebelah kanan dan pilih Pengaturan.
3. Di bawah Pengaturan untuk kalender saya, pilih kalender Anda.
4. Pilih Pemberitahuan Acara lalu pilih + Tambahkan pemberitahuan.
5. Pilih durasi pilihan Anda dengan mengklik menu dropdown.

Ke depannya, semua acara yang Anda buat akan otomatis memiliki pengingat default ini. Perhatikan bahwa Anda dapat menambahkan lebih dari satu notifikasi—misalnya Anda ingin menerima beberapa notifikasi untuk acara Anda.

Mengelola dan menggunakan berbagai alat setiap hari, baik untuk penggunaan pribadi atau pekerjaan, bisa sangat melelahkan—mengharuskan Anda terus-menerus beralih antar alat agar tetap mengetahui proyek dan tugas Anda.

Banyak dari alat ini yang memungkinkan Anda mengintegrasikan Google Kalender sehingga Anda tidak perlu mentransfer informasi secara manual ke atau dari aplikasi ke kalender Anda. Misalnya, Google Kalender adalah a Integrasi Slack yang cukup berguna yang harus Anda coba jika Anda menggunakan aplikasi perpesanan bisnis. Integrasi ini memungkinkan Anda menjadwalkan dan menghapus acara langsung dari Slack. Slack dapat memperbarui status Anda berdasarkan jadwal Anda! Perhatikan bahwa cara Anda mengintegrasikan Google Kalender dengan suatu aplikasi berbeda-beda bergantung pada aplikasinya.

3. Terima Agenda Harian Anda melalui Email

Jika Anda terbiasa menghapus notifikasi dengan santai tanpa berpikir dua kali, ada kemungkinan Anda mengabaikan notifikasi Kalender Anda. Dan jika Anda memprioritaskan email dibandingkan bentuk komunikasi lainnya, berikut trik praktisnya: jadwal harian Anda dapat dikirim langsung ke email Anda. Dengan cara ini, Anda tidak akan melewatkan pengingat dan janji penting tersebut.

Untuk melakukan ini:

1. Buka Google Kalender dan klik ikon roda gigi.
2. Pilih Pengaturan > Pengaturan untuk kalender saya.
3. Pilih kalender tempat Anda ingin menerima email.
4. Gulir ke bawah ke Pemberitahuan Lainnya.
5. Pergi ke Agenda Harian dan pilih Surel dari menu tarik-turun.

Harapkan untuk menerima email agenda harian setiap pagi pukul lima pagi untuk melihat sekilas seperti apa hari Anda.

4. Mulailah Minggu Anda di Hari yang Berbeda

Baik pekerjaan Anda melibatkan jadwal yang berubah-ubah, tugas di luar negeri dengan hari mulai mingguan yang berbeda, atau Anda lebih memilih awal minggu yang tidak biasa, Google Kalender siap membantu Anda. Anda dapat dengan mudah mengubah hari awal minggu Anda di Google Kalender.

Cukup buka Google Kalender Anda Pengaturan, Pilih Umum, lalu gulir ke bawah ke Lihat Opsi. Klik Mulai minggu ini dan pilih dari Sabtu, Minggu, atau Senin.

5. Gunakan Suara Anda untuk Menetapkan Acara Baru

Jika tangan Anda tidak bebas saat ini tetapi perlu segera menjadwalkan acara, Anda dapat menggunakan suara Anda untuk membuat acara alih-alih membuka aplikasi Google Kalender dan mengetikkan semua detailnya.

Cukup ucapkan sesuatu seperti, “Hai, Google, buat acara kalender: makan malam bersama Jane Doe pada jam 8 malam. di Chili's. Selain mencatat semua informasi, Google mungkin meminta informasi tambahan sebelum menyimpan acara.

Perhatikan bahwa ini tidak mungkin dilakukan jika Anda menggunakan perangkat Apple. Siri tidak dapat membuat acara dengan Google Kalender. Jika Anda ingin Siri menambahkan acara ke Google Kalender Anda, Anda harus mengaturnya sebagai kalender default Anda. Lakukan ini dengan pergi ke Pengaturan > Kalender > Kalender Bawaan.

6. Sematkan Kalender Anda

Mengatur jadwal Anda bisa jadi sulit, terutama jika orang ingin mengatur jadwal dengan Anda. Jika Anda memiliki situs web, biarkan orang lain mengatur jadwal bersama Anda berdasarkan preferensi mereka dengan menyematkan kalender di situs web Anda.

7. Gunakan Perangkat Lunak Penjadwalan Online

Berbagi kalender dapat menimbulkan kerugian karena waktu luang Anda dimanfaatkan. Jika Anda mencari kontrol yang lebih baik mengenai kapan orang lain dapat menjadwalkan janji temu dengan Anda, ada baiknya Anda menelusurinya alat yang menyederhanakan penjadwalan online, seperti Calendly.

Saat Anda mendaftar ke Calendly menggunakan alamat Gmail Anda, kalender Anda akan disinkronkan dengan akun Calendly Anda dengan lancar. Tapi bukan itu saja. Integrasi ini memberikan sejumlah manfaat, seperti penjadwalan otomatis, penanganan zona waktu, dan penyesuaian—membuat pengalaman pemesanan bersama Anda menjadi pengalaman yang lebih personal.

8. Siapkan Blok Waktu

Google Kalender dapat membantu Anda lebih lanjut mencapai produktivitas puncak dengan blok waktu. Fitur ini memungkinkan Anda menetapkan slot yang ditentukan sehingga Anda dapat fokus pada proyek atau tugas tertentu. Melakukan hal ini memungkinkan Anda memfokuskan energi pada tujuan tertentu secara efisien, mencegah Anda menunda-nunda dan membuang waktu untuk berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya.

9. Tolak Acara Secara Otomatis

Menggunakan Google Kalender tidak hanya membantu Anda melacak janji temu Anda. Anda juga dapat menggunakannya untuk memastikan bahwa Anda menjaga keseimbangan kehidupan kerja. Saat Anda mengatur jadwal kerja, Google Kalender dapat secara otomatis menolak permintaan rapat saat Anda berada di luar kantor atau sedang berlibur.

Anda juga dapat mengirimi mereka pesan di luar kantor, yang memberi tahu mereka apa yang dapat mereka lakukan untuk sementara waktu, seperti mengarahkan mereka ke kolega lain yang dapat menangani permintaan atau kekhawatiran mereka.

10. Bergantian Dengan Zona Waktu Lain

Bekerja dengan orang-orang di zona waktu lain dapat membuat perencanaan rapat dan pengaturan jadwal menjadi rumit. Daripada menghabiskan terlalu banyak waktu untuk berkonsultasi konverter zona waktu online, Anda dapat menggunakan fitur zona waktu sekunder Google Kalender untuk melacak perbedaan waktu dan mencegah kesalahan penjadwalan.

Di Google Kalender, klik Pengaturan > Umum > Zona waktu. Kutu Tampilkan zona waktu sekunder di bawah Zona waktu.Anda juga dapat menambahkan label ke setiap zona waktu untuk pengaturan lebih lanjut.

11. Buat Rapat Berulang

Jika Anda mengadakan rapat setiap minggu atau bulan, Anda dapat mengatur rapat berulang daripada membuat acara secara manual setiap saat. Saat Anda membuat acara, pilih menu tarik-turun yang bertuliskan Tidak mengulangi dan pilih seberapa sering Anda ingin acara tersebut diulang.

12. Buat Pintasan Acara

Meskipun membuat acara baru di Google Kalender hanya memerlukan beberapa klik, pintasan acara melewatkan sebagian besar langkah dan membawa Anda langsung ke jendela acara baru di Google Kalender.

Buka saja browser Anda, ketik cal.baru, dan pukul Memasuki atau kembali. Selain itu, ada daftar panjang Pintasan Google Kalender yang dapat membantu Anda menavigasi dan menggunakan aplikasi dengan lebih efisien.

13. Temukan Waktu Ideal untuk Rapat

Menemukan waktu yang ideal adalah perjuangan lain dalam menetapkan pertemuan atau jadwal. Hal ini akan semakin sulit jika semakin banyak orang yang terlibat, dan situasinya akan semakin membingungkan jika Anda memasukkan zona waktu yang berbeda ke dalam perhitungan.

Untungnya, Google Kalender memiliki fitur Temukan Waktu yang memungkinkan Anda menemukan waktu yang tersedia untuk semua orang di tim. Namun, ini memerlukan akses ke Google Kalender tim, dan Anda hanya dapat menggunakannya melalui aplikasi web, bukan di aplikasi seluler. Fitur ini memungkinkan Anda menemukan waktu yang tersedia bersama dan sesuai untuk semua orang di tim.

Gunakan Kalender Anda untuk Keuntungan Anda

Google Kalender menawarkan serangkaian fitur dan integrasi yang meningkatkan produktivitas. Dari mengatur pengingat default hingga mengelola zona waktu dan memanfaatkan perintah suara, menguasai peretasan ini dapat membantu Anda memaksimalkan kalender untuk manajemen waktu yang efisien.