Arsip Gmail vs. Hapus: Mana yang Terbaik untuk Kotak Masuk Terorganisir?

Jika Anda memiliki terlalu banyak email tidak perlu yang memenuhi kotak masuk Anda, Anda dapat mengarsipkan atau menghapusnya. Namun Anda mungkin bertanya-tanya: Apakah email yang diarsipkan bisa dihapus, dan apakah arsip sama dengan menghapus?

Email yang diarsipkan akan dihapus dari kotak masuk Anda, dan email yang dihapus akan berakhir di Sampah. Tetapi kapan pengarsipan bermanfaat, dan kapan sebaiknya dihapus? Apakah pengarsipan email menghemat ruang di Gmail? Pada artikel ini, kita akan membahas kedua fungsi tersebut secara mendetail dan kapan waktu terbaik untuk menggunakan masing-masing fungsi.

Apa Yang Terjadi Saat Email Diarsipkan?

Saat Anda mengarsipkan email di Gmail, email tersebut dipindahkan dari kotak masuk dan kategori terkait ke Semua Email. Namun, Anda masih dapat mengakses email menggunakan label Gmail atau di folder Semua Email Anda. Ini juga akan dipotong dari jumlah email yang belum dibaca di kotak masuk Anda.

Ingatlah bahwa email yang diarsipkan tidak akan dihapus kecuali Anda menghapusnya secara manual dari akun Gmail Anda. Selain itu, jika seseorang membalas email yang diarsipkan, email tanggapan akan muncul di kotak masuk Anda.

Cara Mengarsipkan Email di Gmail

Anda dapat mengarsipkan satu atau lebih email dengan memilih kotak centang di depannya dan mengklik Arsip ikon di bagian atas.

Anda juga dapat mengklik kanan pada email dan memilih Arsip dari menu.

Cara Menemukan Arsip Email di Gmail

Untuk menemukan email yang diarsipkan di Gmail, pergi ke Semua surat di sidebar Gmail untuk menemukan email yang diarsipkan.

Alternatifnya, Anda bisa masuk di: arsip ke dalam Bilah pencarian Gmail untuk melihat hanya email yang diarsipkan.

Cara Mengotomatiskan Pengarsipan Email di Gmail

Jika Anda tidak ingin memilih email untuk diarsipkan secara manual, Anda dapat menggunakan fitur filter Gmail untuk melakukannya secara otomatis untuk Anda. Inilah cara Anda melakukannya:

1. Klik Pengaturan ikon di bagian atas di Gmail Anda dan pilih Lihat semua pengaturan dari jendela sidebar kiri.
2. Pilih Filter dan Alamat yang Diblokir tab.
3. Berikan detail pengirim dengan informasi relevan lainnya dan klik Buat penyaring.
4. Di jendela berikutnya, pilih kotak centang Lewati kotak masuk (Arsipkan) pilihan dan klik Buat penyaring.
5. Filter baru akan secara otomatis mengarsipkan email dari pengirim tertentu.

Cara Membatalkan Pengarsipan Email di Gmail

Jika Anda salah mengarsipkan email yang ingin Anda masukkan ke kotak masuk, Anda dapat membatalkannya dengan memilih Membuka di bagian bawah pop-up notifikasi.

Namun, jika Anda melewatkan notifikasi tersebut, buka Semua surat dan pilih emailnya. Di bagian atas, klik Pindah ke Kotak Masuk ikon.

Alternatifnya, Anda bisa masuk di: arsip ke dalam Bilah pencarian Gmail dan pilih satu atau beberapa email yang ingin Anda batalkan pengarsipannya. Klik kanan pada email Anda dan pilih Pindah ke Kotak Masuk dari daftar.

Apa Yang Terjadi Jika Email Dihapus?

Saat Anda menghapus email dari akun Gmail Anda, email tersebut secara otomatis dihapus dari kotak masuk Anda dan dipindahkan ke folder Sampah. Anda dapat menghapus email secara permanen atau memulihkan email yang dihapus ke kotak masuk Anda dari folder Sampah.

Saat Anda menghapus email secara permanen, Anda juga menghapus semua file lampiran terkait. Namun, email di folder Sampah Anda akan dihapus secara permanen setelah 30 hari. Anda juga dapat mengosongkan folder Sampah sepenuhnya.

Cara Menghapus Email di Gmail

Ada dua metode untuk menghapus email dari Gmail. Anda dapat memilih satu atau lebih email dari kotak masuk dan klik Menghapus ikon di bagian atas.

Anda juga dapat mengklik kanan pada email yang dipilih dan memilih Menghapus dari daftar.

Cara Menghapus Banyak Email di Gmail

jika kamu mau untuk menghapus beberapa email di Gmail, Pilih Semua dari menu tarik-turun kotak centang di bagian atas dan klik Menghapus ikon.

Namun, ini hanya akan menghapus 50 email sekaligus, dan jika Anda ingin menghapus banyak email, Anda perlu melakukannya berkali-kali.

Alternatifnya, Anda dapat mengonfigurasi filter Gmail untuk menghapus email dari pengirim tertentu secara otomatis.

1. Klik Pengaturan ikon di bagian atas di Gmail Anda dan pilih Lihat semua pengaturan.
2. Pilih Filter dan Alamat yang Diblokir tab.
3. Berikan detail pengirim dengan informasi relevan lainnya dan klik Buat penyaring.
4. Di jendela berikutnya, pilih kotak centang Hapusdan klik Buat penyaring.
5. Filter baru akan secara otomatis menghapus email dari pengirim tertentu.

Apa Perbedaan Antara Mengarsipkan dan Menghapus Email?

Ada banyak perbedaan antara arsip Gmail vs. hapus, tergantung pada bagaimana fungsinya. Berikut beberapa perbedaan penting yang perlu diingat:

• Meskipun email yang diarsipkan dan dihapus akan dihapus dari kotak masuk, email yang diarsipkan akan dipindahkan ke folder Semua Email—sementara email yang dihapus akan dipindahkan ke folder Sampah.
• Email yang dihapus dapat diakses di folder Sampah hingga email tersebut benar-benar dihapus dari akun Anda setelah 30 hari. Sebaliknya, email yang diarsipkan dapat diakses dari folder Semua Email.
• Email yang diarsipkan tidak terhapus secara otomatis, tetapi email yang terhapus secara otomatis dihapus dari Tempat Sampah setelah 30 hari. Email yang diarsipkan akan tetap ada di akun Gmail Anda sampai Anda menghapusnya secara manual.
• Email yang dihapus mengosongkan ruang penyimpanan setelah dihapus secara permanen dari akun Gmail Anda. Namun, email yang diarsipkan tetap disimpan di akun Anda dan diperhitungkan dalam total alokasi penyimpanan Anda.
• Saat Anda menggunakan mesin pencari Gmail untuk menemukan sesuatu, email yang diarsipkan akan disertakan dalam hasil, namun email yang dihapus tidak.
• Saat Anda mengeklik label untuk melihat semua email yang diberi tag, email yang diarsipkan juga akan muncul. Namun, email yang dihapus hanya dapat dilihat di folder Sampah.

Kapan Anda Harus Mengarsipkan Email?

Jika Anda bertanya-tanya kapan sebaiknya mengarsipkan vs. menghapus email dari akun Gmail Anda, berikut beberapa alasan untuk lebih memilih mengarsipkan email daripada menghapusnya:

• Anda dapat merapikan kotak masuk dan membuatnya lebih mudah dikelola dengan mengarsipkan email yang tidak lagi diperlukan.
• Untuk mencapai kotak masuk nol, arsipkan semua email lama yang mengacaukan kotak masuk Anda.
• Anda dapat mengarsipkan email penting yang mungkin tidak Anda perlukan saat ini namun mungkin berguna di masa mendatang.
• Anda mungkin diharuskan menyimpan email tertentu untuk alasan keamanan. Pengarsipan dapat membantu Anda melacak email-email ini dan menghindari penghapusan yang tidak disengaja.
• Ketika rangkaian percakapan email telah berakhir dan tidak ada balasan lebih lanjut yang diharapkan, Anda dapat mengarsipkan diskusi email penting ini untuk menyimpan catatan dan membuatnya lebih mudah ditemukan.
• Pengarsipan email memungkinkan Anda menyimpan informasi sensitif dan lampiran yang tidak ingin Anda hilangkan dari kotak masuk Anda.

Arsip Gmail vs. Hapus Email: Kapan Sebaiknya Menghapus Email?

Ada banyak alasan mengapa Anda harus menghapus email daripada mengarsipkannya. Berikut adalah beberapa alasan terbaik untuk menghapus email yang tidak diinginkan dari kotak masuk Gmail Anda:

• Jika Anda benar-benar yakin bahwa Anda tidak akan memerlukan email di masa mendatang, Anda harus menghapusnya untuk membersihkan kotak masuk Anda.
• Anda dapat menghapus email jika tidak ingin email tersebut muncul di hasil pencarian Gmail di masa mendatang.
• Jika Anda perlu mengosongkan sebagian ruang penyimpanan di Gmail, Anda dapat menghapus email lama yang tidak lagi diperlukan.
• Bila Anda tidak perlu lagi melihat atau mengambil lampiran atau dokumen apa pun dari email, hapus lampiran tersebut setelah memeriksa ulang.
• Email spam dan promosi dapat memenuhi kotak masuk Anda dan menghabiskan ruang penyimpanan. Anda dapat dengan mudah mengosongkan ruang untuk email penting dengan menghapus email spam secara massal.

Cara Menghapus Email yang Diarsipkan

Email yang diarsipkan tetap ada di akun Gmail Anda sampai dihapus secara manual. Anda dapat menghapus email yang diarsipkan dalam beberapa cara. Inilah cara Anda melakukan keduanya:

1. Pergi ke Semua surat folder, pilih arsip email yang ingin Anda hapus dan klik Menghapus ikon di bagian atas.
2. Sebagai alternatif, masuk di: arsip ke dalam Bilah pencarian Gmail, pilih arsip email dan klik Menghapus ikon.

Mengapa Mengarsipkan Email Merupakan Pilihan yang Lebih Baik?

Ketika berbicara tentang arsip Gmail vs. menghapus email, seringkali yang terbaik adalah mengarsipkan email Anda. Dengan begitu, Anda dapat kembali dan mencari email kapan pun Anda mau. Selain itu, ini memungkinkan Anda melacak semua percakapan sebelumnya dan memudahkan untuk menemukan informasi spesifik bila diperlukan.

Menghapus email dapat mengakibatkan hilangnya data dan mempersulit pengambilan informasi di kemudian hari. Hasilnya, Anda tidak perlu khawatir kehilangan email yang dapat Anda arsipkan dan keluarkan dengan mudah dari kotak masuk Anda.

Secara umum, hanya hapus email yang Anda yakin tidak akan diperlukan lagi. Jadi, jika Anda tidak ingin menghapus sesuatu selamanya, pilih arsip Gmail daripada menghapusnya. Demikian pula, bersihkan kotak masuk Outlook Anda dengan mengarsipkan email Anda tidak ingin menghapusnya.

Atur Kotak Masuk Gmail Anda dengan Mengarsipkan Email

Sekarang Anda tahu jawaban dari: “Apakah arsip sama dengan menghapus atau tidak?”. Pengarsipan membantu Anda menjaga kotak masuk tetap teratur dan rapi dengan memindahkan email yang tidak lagi diperlukan ke folder Semua Email.

Misalnya, jika Anda menerima email baru dan memprosesnya, Anda dapat dengan cepat mengarsipkannya agar kotak masuk Anda tetap bersih. Namun, email apa pun yang Anda hapus di folder Sampah atau diarsipkan di folder Semua Email dapat dengan mudah dipindahkan kembali ke folder kotak masuk Anda.