Cara Mengurangi Ukuran Spreadsheet Excel Anda

Spreadsheet Excel bisa menjadi berat dan besar, terutama jika berisi banyak data atau gambar. Meskipun hal ini mungkin tidak menjadi masalah dalam banyak kasus, hal ini dapat mempersulit pengelolaan, berbagi, dan bekerja dengan spreadsheet secara efisien.

Untungnya, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi ukuran file Excel Anda tanpa mengorbankan data apa pun. Di sini, kami tunjukkan caranya.

1. Hapus Lembar yang Tidak Diinginkan

Memiliki terlalu banyak lembar yang tidak terpakai dapat membuat file Excel Anda menjadi terlalu besar. Oleh karena itu, Anda harus mulai dengan menghapus spreadsheet yang tidak diperlukan. Untuk melakukannya, buka file Excel Anda, klik kanan pada lembar yang tidak diinginkan, dan pilih Menghapus.

Demikian pula, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menghapus bagan, gambar, tabel, dan elemen lainnya yang tidak diinginkan.

2. Hapus Pemformatan yang Tidak Perlu

Ukuran file Excel juga dapat bertambah karena pemformatan sel yang berlebihan, karena setiap sel yang diformat memerlukan ruang tambahan pada file. Misalnya, jika Anda memformat batas sel, ini akan memakan lebih banyak ruang daripada sel yang belum diformat.

Oleh karena itu, merupakan ide bagus untuk menghapus format apa pun yang tidak perlu dari lembar Excel Anda. Untuk melakukannya, gunakan langkah-langkah berikut:

1. Buka file Excel Anda dan pilih sel yang ingin Anda hapus pemformatannya.
2. Klik Rumah tab di bagian atas.
3. Dalam Mengedit grup, klik Jernih tombol dan pilih Hapus Format dari menu yang dihasilkan.

3. Ubah Ukuran Gambar dan Preferensi Kualitas

Apakah file Excel Anda berisi gambar? Jika ya, menurunkan ukuran dan kualitas gambar dapat membantu memperkecil ukuran file Excel Anda.

Penting untuk dicatat bahwa mengurangi ukuran gambar dan kualitasnya dapat memengaruhi tampilannya di file Excel Anda. Jika Anda setuju dengan hal ini, ikuti langkah-langkah berikut untuk mengonfigurasi Microsoft Excel agar menyimpan gambar pada resolusi lebih rendah:

1. Buka Microsoft Excel di PC Anda.
2. Klik Mengajukan menu di bagian atas.
3. Pilih Pilihan dari panel kiri.
4. Di jendela Opsi Excel, pilih Canggih tab.
5. Gulir ke bawah ke Ukuran dan Kualitas Gambar bagian dan centang Buang data pengeditan pilihan.
6. Hapus Jangan kompres gambar dalam file kotak centang.
7. Klik menu tarik-turun di sebelahnya Resolusi bawaan untuk memilih resolusi 150ppi atau lebih rendah.
8. Klik OKE untuk menyimpan perubahan Anda.

4. Kompres Gambar di Spreadsheet Excel Anda

Jika Anda tidak ingin menurunkan resolusi semua gambar, Microsoft Excel juga memberi Anda opsi untuk mengompres satu per satu gambar di spreadsheet Anda. Inilah cara Anda menggunakannya untuk memperkecil file Excel Anda.

1. Di spreadsheet Excel Anda, pilih gambar yang ingin Anda kompres.
2. Klik Format Gambar tab.
3. Dalam Menyesuaikan bagian, klik Kompres Gambar tombol.
4. Centang Terapkan hanya pada gambar ini jika Anda hanya ingin mengompres gambar yang dipilih.
5. Centang Hapus area gambar yang dipotong pilihan.
6. Di bawah Resolusi bagian, pilih ppi pilihan Anda.
7. Klik OKE.

Anda dapat mengulangi langkah di atas untuk mengompresi lebih banyak gambar jika Anda mau. Setelah itu, ukuran keseluruhan file Excel Anda akan berkurang secara signifikan.

5. Cegah Excel Menyimpan Cache Pivot

Pivot Cache di Excel adalah lokasi penyimpanan sementara untuk data yang digunakan dalam tabel pivot. Meskipun hal ini dapat meningkatkan kinerja dan memungkinkan Anda bekerja dengan tabel pivot secara lebih efisien, hal ini juga dapat meningkatkan ukuran file Anda saat Excel menyimpan data ini di file Anda.

Jika lembar bentang Excel Anda berisi tabel pivot, gunakan langkah-langkah berikut untuk mencegah Excel menyimpan cache pivot bersama file tersebut.

1. Buka lembar bentang Excel Anda.
2. Pilih sel mana saja di tabel pivot Anda dan klik Analisis PivotTable tab di bagian atas.
3. Klik Pilihan tombol.
4. Dalam Opsi Tabel Pivot jendela, klik Data tab.
5. Hapus Simpan data sumber dengan file kotak centang dan centang Refresh data saat membuka file kotak centang.
6. Klik OKE untuk mengkonfirmasi.

Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah di atas, Excel tidak akan menyimpan cache pivot pada file Anda, sehingga secara efektif mengurangi ukurannya.

6. Simpan Spreadsheet Anda dalam Format Biner (.Xslb).

Secara default, Microsoft Excel menyimpan file Anda dalam format berbasis XML, yang memudahkan pertukaran data dengan aplikasi dan sistem lain. Namun, jika Anda perlu mengurangi ukuran file dengan cepat, Anda bisa menyimpan spreadsheet Excel Anda dalam format biner.

Untuk menyimpan spreadsheet Excel dalam format biner, gunakan langkah-langkah berikut:

1. Buka lembar bentang Excel Anda.
2. Klik Mengajukan kemudian Simpan Sebagai.
3. Pilih lokasi pilihan Anda untuk menyimpan file.
4. Klik Simpan sebagai tipe menu tarik-turun untuk memilih Buku Kerja Biner Excel (*.xlsb).
5. Klik Menyimpan tombol.

Ini akan menyimpan file Excel Anda dalam format biner, yang membutuhkan lebih sedikit ruang penyimpanan. Jika Anda ingin Microsoft Excel selalu menyimpan file Anda dalam format biner, Anda dapat mengubah format penyimpanan default di Microsoft Excel. Begini caranya:

1. Buka Microsoft Excel dan menuju ke File > Opsi.
2. Pilih Menyimpan tab dari sidebar kiri.
3. Gunakan menu tarik-turun di sebelah Simpan file dalam format ini untuk memilih Buku Kerja Biner Excel (*.xslb) pilihan.
4. Klik OKE untuk menyimpan perubahan.

Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah di atas, Excel akan menyimpan semua file dalam format biner kecuali ditentukan lain.

7. Ubah Spreadsheet Menjadi File ZIP

Jika Anda tidak ingin repot mengubah pengaturan Excel, Anda cukup mengonversi spreadsheet Anda menjadi file ZIP. Anda dapat melakukan ini menggunakan fitur kompresi file bawaan Windows. Dengan cara ini, Anda dapat memperkecil ukuran file Excel Anda tanpa membukanya. Inilah cara Anda melakukannya.

1. Tekan Menang + E untuk membuka File Explorer.
2. Arahkan ke folder tempat file Anda disimpan.
3. Klik kanan pada file Excel Anda dan pilih Kompres ke file ZIP pilihan dari menu konteks.

Windows akan menyimpan file terkompresi di lokasi yang sama dengan file aslinya. Anda juga dapat menggunakan a alat kompresi file pihak ketiga yang andal untuk ini. Setelah dikompres, Anda dapat membagikan spreadsheet Excel Anda tanpa harus mengkhawatirkan ukurannya.

Kecilkan File Excel Anda Dengan Mudah

File Excel berukuran besar bisa jadi rumit, lambat dimuat, dan sulit dibagikan melalui email. Untungnya, Anda tidak perlu menanggung semua ini. Mengikuti tip di bawah ini akan membantu Anda mengurangi ukuran file Excel Anda dalam waktu singkat.