Cara Membuat dan Menggunakan Gantt Chart di Notion

Baik Anda bekerja sendiri atau sebagai bagian dari tim yang lebih besar, bagan Gantt adalah cara terbaik untuk mengelola proyek yang kompleks. Banyak alat manajemen proyek menawarkan kesempatan untuk menggunakan bagan Gantt, dan Notion adalah salah satunya.

Mengetahui cara menggunakan bagan Gantt di Notion bisa terasa menakutkan jika Anda belum pernah melakukannya. Namun Anda berada di tempat yang tepat jika Anda sedang mencari tutorialnya, karena itulah yang akan kami tunjukkan kepada Anda hari ini.

Apa itu Bagan Gantt?

Sebelum kita mulai melihat cara menggunakan bagan Gantt, ada baiknya kita memahami apa itu bagan Gantt. Bagan Gantt adalah kerangka kerja yang dapat Anda gunakan untuk mengukur kemajuan proyek besar. Meskipun Anda sering melihatnya digunakan di organisasi yang lebih besar, Anda juga dapat menggunakan bagan Gantt jika Anda seorang pekerja lepas atau pelajar. Mereka juga bagus untuk tim yang beroperasi dari jarak jauh.

Bagan Gantt biasanya menampilkan garis besar setiap tugas dalam proyek, seperti mendesain ulang situs web atau meluncurkan kampanye pemasaran. Anda kemudian dapat melihat skala waktu untuk tanggal penyelesaian yang diharapkan, beserta persentase kemajuannya. Seperti banyak lainnya metode manajemen proyek, Anda juga dapat mendelegasikan tugas kepada orang lain.

Jika Anda adalah bagian dari tim jarak jauh, Anda dapat memeriksanya alat manajemen proyek teratas untuk berkolaborasi dari jarak jauh.

Cara Membuat dan Menggunakan Gantt Chart di Notion

Meskipun Anda dapat membuat bagan Gantt di Notion dari awal, akan lebih mudah menggunakan templat yang telah dirancang sebelumnya—terutama jika Anda seorang pemula. Notion memiliki templat bagan Gantt gratis yang dapat Anda unduh dan gunakan dalam ruang kerja pilihan Anda, dan itulah yang akan kami gunakan untuk tutorial ini.

Berikut cara mendapatkan templatenya:

1. Pergi ke Halaman templat Gnatt di Notion dan pilih Mulailah dengan templat ini.
2. Pilih ruang kerja tempat Anda ingin menduplikasi template Anda.
3. Tunggu hingga Notion menduplikasi template dan mulai menyesuaikan sesuka Anda.

Sekarang setelah Anda memiliki templatnya, mari beralih ke menyesuaikan dan menggunakan bagan Gantt Anda di Notion.

1. Memasukkan Nama Proyek

Sebelum memulai dengan aspek penyesuaian yang lebih kompleks, Anda harus mulai dengan memasukkan nama proyek Anda. Cara melakukannya sangat sederhana:

1. Pergi ke Proyek tab.
2. Arahkan kursor ke proyek yang ingin Anda ubah dan pilih Membuka.
3. Masukkan nama baru proyek Anda di kotak teks atas.

Alternatifnya, Anda dapat mengklik nama yang ingin Anda ubah di dalam tabel dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan. Ulangi proses mana pun hingga Anda mengubah semua nama proyek agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

2. Menyesuaikan Kekhususan Setiap Proyek

Setelah Anda mengubah nama setiap proyek dalam bagan Notion Gantt, Anda siap untuk mulai menyesuaikan lebih banyak hal spesifik. Anda dapat mengubah setiap hal berikut:

• Menambahkan subtugas dalam setiap jendela.
• Memperbarui status dan kemajuan Anda.
• Linimasa

Untuk mempermudah prosesnya, kami akan membaginya menjadi beberapa bagian di bawah.

Menambahkan Subtugas di Setiap Jendela

Menambahkan subtugas mungkin merupakan cara terbaik untuk memulai setelah Anda mengubah nama proyek. Berikut cara melakukannya:

1. Buka tugas yang ingin Anda sesuaikan. Anda dapat melakukan ini dengan mengunjungi Proyek bagian atau mengklik tab dalam tampilan skala waktu.
2. Anda mungkin melihat sejumlah tugas yang telah ditentukan sebelumnya sudah terdaftar di Notion. Klik masing-masing untuk menyesuaikan nama, pengelola tugas, dan status. Anda juga dapat menambahkan komentar jika diperlukan.
3. Untuk menambahkan tugas baru dari awal, klik + tombol. Lalu, pilih halaman yang akan ditautkan atau buat halaman baru dengan mengetik "membuat" di bilah pencarian dan mengetuk “Pembuatan baru di Tugas”.
4. Untuk menghapus tugas, pilih - ikon setelah mengarahkan kursor ke tugas spesifik tersebut.

Setelah menambahkan tugas baru, Anda dapat menyesuaikan semuanya dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan dengan versi preset.

Memperbarui Status Tugas Anda

Jika Anda ingin memperbarui tugas di templat Notion Gantt Anda, buka kartu yang terkait dengan proyek atau subtugas Anda. Di sini, Anda akan menemukan bagian bernama Status; perluas menu tarik-turun dan pilih status proyek Anda saat ini.

Anda mungkin akan melihat bagian persentase di Kemajuan tab. Anda dapat memperbaruinya dengan menyelesaikan subtugas dalam proyek Anda.

Jika Anda baru mengenal Notion, pertimbangkan untuk membaca panduan ini hal berguna yang dapat Anda lakukan di Notion.

Linimasa

Jika Anda perlu mengubah skala waktu untuk setiap tugas, Anda dapat menggunakan Skala waktu bagian. Pilih tanggal mulai dan selesai baru Anda saat kalender muncul.

Anda juga dapat memindahkan proyek Anda di garis waktu bagan Gantt dengan menyeret dan melepaskan tugas yang diperlukan.

3. Mengubah Tampilan

Jika Anda ingin mengubah tampilan dalam bagan Gantt, Anda punya beberapa opsi. Di sisi kanan, Anda akan melihat menu dropdown dengan skala waktu tertentu; bisa jadi Bulan, Tahun, Seperempat, atau sesuatu seperti itu.

Pilih rentang waktu pilihan Anda dari menu. Anda juga dapat menggunakan Hari ini tab untuk melompat ke hari Anda saat ini.

Pilihan lainnya adalah mengubah tampilan tugas Anda berdasarkan prioritas. Untuk melakukan ini, pilih Berdasarkan Prioritas di sisi kiri layar Anda. Alternatifnya, pilih Semua proyek untuk gambaran lengkap tentang semuanya.

Perhatikan bahwa Anda dapat menyesuaikan semua nama ini jika Anda mau. Anda mungkin juga ingin memeriksa ini panduan memulai cepat untuk proyek Notion dan templat tugas jika Anda baru memulai.

4. Melihat dan Mendelegasikan Tugas

Jika Anda menggunakan bagan Gantt untuk proyek solo, Anda tidak memerlukan bagian ini. Namun jika Anda telah merancang bagan Notion Gantt agar berfungsi sebagai bagian dari tim yang lebih besar, penting bagi Anda untuk mengetahui cara mendelegasikan tugas.

1. Gulir ke bawah ke Tugas.
2. Klik pada Ditugaskan tab.
3. Ketikkan nama orang yang ingin Anda delegasikan tugas.

Alternatifnya, Anda dapat mengikuti petunjuk berikut:

1. Buka tugas.
2. Buka subtugas.
3. Pilih orang yang ingin Anda delegasikan tugas Anda di Ditugaskan bagian.

Jika kemudian Anda memutuskan bahwa bagan Gantt bukanlah cara yang paling optimal untuk mengelola proyek Anda, jangan khawatir. Beberapa alternatif manajemen proyek untuk bagan Gantt ada.

Buat Bagan Gantt yang Efektif di Notion

Meskipun bagan Gantt terlihat membingungkan pada pandangan pertama, bagan ini juga merupakan cara efektif untuk mengelola proyek Anda. Mengetahui cara menggunakan bagan Gantt di Notion adalah titik awal yang berguna, dan sebagai hasilnya, tim Anda mungkin menjadi lebih produktif.

Meskipun Anda hanya menggunakan bagan ini untuk masing-masing proyek, Anda mungkin juga akan lebih mudah melacak tugas-tugas besar Anda. Anda dapat menggunakan bagan Gantt untuk beberapa jenis proyek, dan ini sangat berguna untuk proyek jangka panjang.