Cara Membuat Lacak Perubahan Lebih Mudah Digunakan di Microsoft Word

Lacak Perubahan adalah salah satu alat terbaik untuk mengedit dokumen Word dan berkolaborasi dengan orang lain, namun menggunakannya bisa menjadi rumit dan berantakan. Jika Anda baru mengenal fitur ini di Microsoft Word atau tidak tahan dengan tanda merah dan pengaturan yang aneh, jangan menyerah dulu pada Lacak Perubahan.

Setelah Anda memahami cara kerja berbagai komponen, fitur tersebut akan lebih mudah digunakan. Anda dapat menyesuaikan fitur tersebut untuk menghasilkan sistem yang lebih rapi saat merevisi dokumen atau meninjau hasil edit orang lain. Berikut beberapa idenya.

1. Tampilkan Revisi di Balon

Lacak Perubahan bukan hanya tombol on-off. Setelah Anda mempelajari dasar-dasarnya menggunakan Lacak Perubahan MS Word, Anda dapat menjelajahi fitur-fiturnya dan lebih menyesuaikan pengalaman pengguna Anda.

Salah satu komponen utama yang dapat Anda ubah adalah tampilan markup. Ketika Anda pergi ke

Tinjau > Tampilkan Markup > Balon, Anda memiliki tiga opsi:

• Tampilkan Revisi di Balon
• Tampilkan Semua Revisi Sebaris
• Tampilkan Hanya Pemformatan dalam Balon

Lacak Perubahan menggunakan revisi sebaris secara default, yang berarti menghapus kata-kata yang dihapus dan memasukkan hasil edit Anda ke dalam badan teks itu sendiri. Beberapa revisi semacam itu dapat dikelola, tetapi keseluruhan buku yang direvisi dapat merusak pemandangan. Selain itu, pengaturan ini tidak menyorot pemformatan—mencoba menemukan hasil edit ini merepotkan.

Menggunakan balon untuk memformat saja merupakan satu langkah maju dari revisi sebaris. Penghapusan dan penyisipan masih muncul di isi utama, namun perubahan format apa pun dicantumkan dalam balon di panel di sebelah kanan teks.

Jika pengeditan sebaris bukan pilihan Anda sama sekali, beralihlah ke revisi dalam balon. Anda kemudian dapat menghapus, menyisipkan, dan memformat sesuka Anda, dan daftar perubahan Anda akan muncul di panel sebelah kanan. Masih ada warna merah, namun hasil editan Anda jauh lebih rapi dan mudah dikelola.

2. Gunakan Tanpa atau Markup Sederhana untuk Menghindari Gangguan

Bergantung pada gaya pengeditan Anda, Anda mungkin lebih suka membaca dokumen terlebih dahulu sebelum mengubahnya untuk mengetahui alurnya, keterbacaannya, dan potensi kesenjangannya. Mengisi teks dengan tanda sejak awal bisa menjadi kontraproduktif.

Track Changes menawarkan dua solusi dalam Tampilan untuk Ditinjau menu drop down. Markup Sederhana menyembunyikan balon dan revisi sebaris dan hanya menampilkan garis merah vertikal untuk menunjukkan di mana perubahan telah dilakukan. Klik salah satu baris ini untuk menampilkan hasil edit dengan cepat. Klik lagi untuk menyembunyikannya.

Tanpa Markup menghilangkan garis vertikal juga. Anda dapat membaca dan mengedit dengan tenang sampai Anda memilih sebaliknya. Bekerja dengan salah satu pengaturan ini memastikan dokumen jelas dengan gangguan minimal. Jika Anda bekerja dengan tim, buatlah cara terbaik untuk berkolaborasi secara real-time di Word, dan menetapkan aturan Lacak Perubahan sehingga semua orang dapat bekerja dengan nyaman.

3. Gunakan Semua Markup atau Asli dengan Hemat

Anda tidak perlu menampilkan markup lengkap dokumen Word kecuali Anda secara khusus ingin meninjau revisi tertentu atau mengintegrasikan perubahan.

Melihat teks aslinya bahkan kurang diperlukan. Anda dapat melihat teks asli untuk membandingkan kedua versi secara singkat, misalnya, dalam hal gaya atau panjangnya, tapi itu saja. Jadi, Anda tidak perlu mengaktifkan salah satu pengaturan ini sampai Anda benar-benar membutuhkannya. Hal ini dapat membantu meminimalkan rasa frustrasi Anda terhadap Lacak Perubahan.

4. Personalisasikan Warna dan Tanda

Saat beberapa pengguna mengerjakan dokumen Word dan membuat perubahan, fitur Lacak Perubahan menyorot hasil edit mereka dalam warna berbeda. Masalah yang paling mengganggu dengan Track Changes sering kali adalah warna merah default pada tandanya, terutama ketika warna tersebut mendominasi teks dengan banyak revisi.

Kabar baiknya adalah Anda bisa mengubah warna ini. Bahkan, Anda bisa memberi kode warna pada setiap dokumen yang Anda kerjakan.

Dalam Pelacakan bagian, klik Ubah Opsi Pelacakan anak panah. Anda akan melihat beberapa pengaturan dasar yang dapat Anda ubah, tetapi untuk mengakses opsi lainnya, klik Opsi Lanjutan. Ini akan membuka jendela yang menawarkan lebih banyak cara untuk menjadikan Lacak Perubahan milik Anda.

Anda dapat memilih warna yang lebih baik untuk penyisipan, penghapusan, pemformatan, dan banyak lagi. Anda bahkan dapat mengubah cara setiap fungsi ditandai, mulai dari huruf tebal hingga coretan ganda dan simbol. Selain itu, Anda bahkan dapat menyesuaikan tampilan balon. Ambil inspirasi dari aplikasi produktivitas dengan kode warna yang efektif atau pilih saja warna yang enak dipandang saat menggunakan Track Changes.

Meninggalkan komentar adalah cara terbaik berikutnya untuk memberikan umpan balik pada Microsoft Word selain Melacak Perubahan. Namun, penggunaan komentar yang berlebihan dapat membuat pengalaman mengedit dan membaca menjadi luar biasa.

Apa yang membuat penggunaan komentar bersama Lacak Perubahan lebih mudah adalah dengan memutuskan terlebih dahulu bagaimana Anda akan menggunakan setiap fitur. Terkait komentar, Anda dapat menyimpannya untuk pertanyaan kepada penulis atau ide untuk menyempurnakan teks—hal yang tidak dapat Anda ucapkan melalui Lacak Perubahan tanpa menambahkan lebih banyak warna merah.

Selain itu, sebaiknya soroti hanya kata-kata yang berhubungan dengan komentar Anda, bukan seluruh paragraf. Anda bahkan dapat menempatkan komentar Anda di awal atau akhir bab saja.

Jika Anda kesulitan dengan dokumen yang penuh dengan catatan dan komentar, coba jelajahi opsi yang tersedia di Tampilkan Komentar menu drop down. Fitur ini dapat membantu Anda mengatur komentar dengan cara yang masuk akal bagi Anda, baik saat Anda membaca atau mengedit teks.

Alternatifnya, jika dokumen yang Anda revisi berukuran kecil, namun ada banyak hal yang ingin Anda sampaikan, pertimbangkan untuk pergi ke a halaman kosong di awal atau akhir dokumen dan mencantumkan umpan balik yang akan Anda berikan di komentar di sana. Anda juga dapat melakukan ini untuk masing-masing bab. Alat komentar lebih praktis, namun Anda bebas menggunakannya kapan saja dan kapan saja.

Jangan ragu untuk berkreasi dengan fitur-fitur yang Anda inginkan, seperti menambahkan nomor baris Microsoft Word ke teks dan kemudian merujuk baris tertentu dalam masukan Anda. Luangkan waktu untuk mempelajari semua yang ditawarkan perangkat lunak pengolah kata ini, dan sesuaikan setiap pekerjaan Lacak Perubahan.

7. Menerima atau Menolak Kelompok Revisi

Sebagai seorang penulis yang meninjau revisi editor, penting untuk mempertimbangkan dengan cermat sebagian besar perubahan, bahkan ketika Anda melakukan pengeditan sendiri.

Namun, jika menyangkut koreksi kecil seperti koreksi format atau ejaan, ada cara yang lebih cepat untuk mengintegrasikan perubahan atau menghilangkannya. Cukup pilih seluruh paragraf, klik kanan, dan pilih salah satu Terima Perubahan atau Tolak Perubahan. Pilihan Anda akan mempengaruhi semua revisi pada paragraf tersebut.

Anda dapat melangkah lebih jauh lagi dan mengintegrasikan seluruh revisi dokumen. Untuk melakukan ini, setelah mengklik kanan paragraf yang disorot, pilih panah bawah di bawah Menerima di toolbar lalu Terima Semua Perubahan. Tepat di bawahnya Anda juga memiliki opsi untuk menghentikan Lacak Perubahan secara otomatis.

8. Sesuaikan Panel Peninjauan Anda

Seperti disebutkan sebelumnya, Anda dapat memanfaatkan apa pun yang akan meningkatkan pengalaman pengguna Anda dengan Lacak Perubahan, termasuk add-in produktivitas untuk Microsoft Word. Namun, bahkan sekadar menata ulang tata letak ruang kerja digital Anda dapat bermanfaat bagi alur kerja Anda.

Panel peninjauan pada Lacak Perubahan adalah cara lain untuk melihat semua revisi tanpa mengacaukan layar Anda. Anda dapat mengedit dokumen tanpa markup dan membiarkan panel menghasilkan daftar perubahan sederhana. Dengan mengklik tanda panah disebelahnya Panel Peninjauan, Anda dapat mengubahnya dari posisi vertikal ke horizontal dan kembali lagi.

Jadikan Perubahan Jalur Bermanfaat untuk Anda

Sekilas mungkin tampak rumit, tetapi program Lacak Perubahan Microsoft sebenarnya sangat sederhana dan berguna setelah Anda mempelajari seluk beluknya. Baik Anda melakukan atau menerima pengeditan, tetapkan preferensi Lacak Perubahan Anda sebelum mulai bekerja untuk mempermudah segalanya. Atur tampilan tanda, komentar, dan panel peninjauan di dalam dan di sekitar teks Anda.

Menggunakan Lacak Perubahan di Microsoft Word lebih mudah setelah Anda membuat tata letak dan skema warna yang memotivasi Anda alih-alih merangsang Anda secara berlebihan.