Cara Menggunakan Otomatisasi Airtable untuk Manajemen Proyek yang Mudah

Jika Anda terus-menerus mencari alat manajemen proyek yang efisien, Anda bisa mengunjungi Airtable. Platform ini menawarkan banyak fitur untuk visualisasi data yang luar biasa dan pengeditan yang disederhanakan. Selain itu, Airtable juga dapat mengotomatiskan tugas, mengurangi waktu dan tenaga yang Anda habiskan untuk pengelolaan data.

Otomatisasi airtable sangat bagus untuk melakukan tugas berulang seperti entri data dan pembaruan email. Mari kita lihat semua jenis otomatisasi yang dapat Anda capai dengan Airtable versi gratis.

Apa itu Otomatisasi Airtable?

meja udara otomatisasi adalah urutan atau alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya yang dapat meningkatkan produktivitas Anda secara signifikan mengotomatiskan tugas yang berulang. Mereka mengurangi tingkat kesalahan proses manual sekaligus menghemat waktu dan tenaga Anda pada tugas yang berulang.

Ada tiga elemen utama dalam otomatisasi Airtable:

• Pemicu: Ini mendefinisikan peristiwa yang memulai urutan otomatisasi.
• Konfigurasi pemicu: Ini adalah kondisi di mana pemicunya dipicu. Di sini, Anda harus menentukan detail tabel dan kondisi tingkat bidang yang harus dicocokkan oleh rekaman untuk memicu suatu peristiwa.
• Tindakan: Ini mendefinisikan tindakan atau urutan tindakan yang harus dijalankan ketika otomatisasi dipicu.

Saat otomatisasi Airtable diaktifkan, ia akan mencari peristiwa di basis Anda yang cocok dengan konfigurasi pemicu. Otomatisasi terpicu hanya ketika semua kondisi pemicu terpenuhi.

Cara Membuat Otomatisasi di Airtable

Untuk membuat otomatisasi, Anda harus mengonfigurasi pemicu dan serangkaian tindakan yang mengikuti pemicu tersebut. Berikut cara mengatur otomatisasi di Airtable:

Langkah 1: Tambahkan Pemicu

Di tab Otomatisasi, klik Tambahkan pemicu. Ini menunjukkan kepada Anda daftar pemicu yang dapat Anda pilih. Daftar ini mencakup pemicu dalam basis Airtable Anda dan integrasi eksternal yang dapat memicu suatu acara, misalnya, acara yang dibuat di Google Kalender.

Langkah 2: Konfigurasikan Pemicunya

Setelah memilih pemicu, Anda dapat melihat dan mengubah properti pemicu. Anda juga dapat memilih untuk mengubah jenis pemicu di sini.

Anda akan menyiapkan peristiwa pemicu berdasarkan jenis pemicu. Misalnya, jika tipe pemicunya adalah Ketika catatan cocok dengan kondisi, Anda harus menentukan tabel yang akan dipantau selain kondisi yang harus dipenuhi oleh rekaman untuk memicu peristiwa ini.

Langkah 3: Tambahkan Tindakan

Selanjutnya, Anda harus memilih tindakan yang ingin Anda jalankan. Anda memiliki beberapa pilihan di sini, mulai dari membuat dan memperbarui catatan hingga mengirim email atau pemberitahuan pada aplikasi eksternal. Contohnya,

Langkah 4: Konfigurasikan Tindakan

Anda sekarang perlu mengonfigurasi tindakan berdasarkan tindakan yang dipilih. Misalnya saja jika tindakannya adalah Kirim Sebuah email, Anda harus menentukan penerima email, subjek, konten, dan detail apa pun yang ingin Anda sertakan dalam email.

Langkah 5: Tambahkan Ketentuan atau Tindakan Tambahan

Anda dapat memperkenalkan logika dan tindakan tambahan pada otomatisasi Anda berdasarkan tindakan sebelumnya. Anda dapat melakukannya dengan mengulangi langkah 4 dan 5 sesuai kebutuhan.

Langkah 6: Uji Otomatisasi

Sebelum menjalankan otomatisasi yang baru Anda buat, klik Uji Otomatisasi untuk memeriksa apakah pemicu dan tindakan telah diatur sebagaimana mestinya.

Langkah 7: Aktifkan Otomatisasi

Anda dapat mengaktifkan otomatisasi setelah Anda yakin dengan pengaturan Anda. Perhatikan bahwa ketika otomatisasi Airtable diaktifkan, otomatisasi tersebut tidak akan berlaku untuk rekaman yang sudah ada yang memenuhi konfigurasi pemicu.

Bagaimana Mengintegrasikan Otomatisasi Airtable

Otomatisasi airtable tidak hanya terbatas pada membuat/memperbarui catatan dasar dan mengirim email. Anda juga dapat mengintegrasikannya dengan aplikasi eksternal seperti Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Spreadsheet, Email Outlook, Kalender Outlook, Masalah GitHub, Halaman Facebook, Salesforce, Jira Cloud, Server Jira / Pusat Data, Twilio, dan Hootsuite.

Berikut adalah beberapa contoh kasus penggunaan untuk integrasi eksternal otomatisasi Airtable:

1. Kirim pesan ke rekan kerja di Slack ketika mereka ditugaskan ke catatan: Pemicu otomatisasi ini adalah Ketika catatan cocok dengan kondisi, dan syaratnya adalah penerima hak suatu catatan berubah menjadi pengguna tertentu. Dengan demikian, Airtable akan menjalankan Kendur > Kirim pesan tindakan jika semua pemicunya ada. Anda dapat mengkonfigurasi teks pesan dan penerima.
2. Tambahkan entri ke daftar tugas ketika acara dibuat di Google Kalender: Di sini, pemicunya adalah Google Kalender > Kapan acara dibuat, dan tindakannya adalah Buat catatan. Anda dapat memilih ke mana data baru akan disimpan dan mengisi detailnya.
3. Tambahkan tugas yang sudah selesai ke Google Sheet: Pemicunya di sini adalah Ketika catatan cocok dengan kondisi bahwa bidang status rekaman telah berubah menjadi selesai, atau rekaman kini berada dalam tampilan terfilter yang hanya memperlihatkan tugas yang telah diselesaikan. Tindakannya adalah Google Spreadsheet > Tambahkan baris. Anda dapat memilih Google Sheet yang ingin diperbarui dan bidang yang akan dimigrasikan dari dasar ke sheet.

Keterbatasan Otomatisasi Airtable

Meskipun otomatisasi di Airtable bisa sangat berguna, otomatisasi tersebut memiliki beberapa keterbatasan. Untuk setiap basis Airtable, Anda dapat memiliki maksimal 50 alur kerja otomatisasi, baik aktif maupun tidak aktif. Namun, Anda dapat menghindari hal ini dengan menggabungkan beberapa tindakan dalam satu otomatisasi.

Setiap otomatisasi Airtable dapat memiliki hingga 25 tindakan. Hal ini juga tidak terlalu menjadi hambatan, karena keluaran dari satu tindakan dapat menjadi masukan untuk tindakan lain dalam alur kerja yang sama. Selain itu, otomatisasi Airtable memiliki batas pengoperasian yang bervariasi, bergantung pada paket Anda. Ini mencakup proses yang berhasil dan gagal.

Airtable menyimpan riwayat otomatisasi Anda berjalan dengan detail setiap otomatisasi yang dijalankan. Luasnya fitur ini juga bergantung pada paket ruang kerja Anda.

Dengan Airtable versi gratis, Anda hanya bisa mengirim email otomatis kepada kolaborator dalam basis yang dipilih. Namun, Anda dapat mengonfigurasi ini untuk alamat email eksternal di paket ruang kerja lainnya.

Hanya perubahan baru yang dapat memicu otomatisasi. Selain itu, perlu disebutkan hal itu integrasi dengan Google Dokumen, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, dan Twilio tidak tersedia pada paket Gratis.

Hemat Waktu Dengan Otomatisasi Airtable

Otomatisasi di Airtable adalah cara ampuh untuk mengoptimalkan proses dan mengurangi pekerjaan manual. Dengan pengaturan alur kerja yang tepat, Anda dapat memperoleh kembali beberapa jam setiap minggu dalam rutinitas manajemen proyek Anda.

Jadi, lain kali Anda menyiapkan proyek, luangkan waktu dan upaya untuk menyiapkan otomatisasi Airtable sehingga Anda dapat bersantai dan membiarkan tugas tersebut ditangani sendiri.