Bosan dengan kerumitan menjadwalkan pertemuan online yang sering? Pelajari cara mengatur rapat berulang di Zoom dan menyederhanakan rutinitas Anda.
Zoom, sebagai salah satu platform konferensi video terkemuka, telah menjadikan pertemuan online menjadi mudah sejak awal. Aplikasi ini memiliki banyak fitur yang mempermudah penyelenggaraan, menghadiri, dan mengatur rapat.
Salah satu fitur Zoom yang menonjol adalah kemampuannya untuk menjadwalkan pertemuan rutin langsung dari aplikasi. Rapat rutin dapat membawa perubahan besar bagi penyelenggara dan tuan rumah rapat, sehingga membuat hidup mereka lebih mudah.
Apa Itu Rapat Berulang di Zoom?
Rapat rutin, sesuai dengan istilahnya, adalah rapat yang berulang secara rutin. Ini bisa berupa rapat tim mingguan, panggilan sinkronisasi harian, retrospektif bulanan, dll., yang berulang pada interval tertentu.
Karena banyak organisasi dan individu menggunakan Zoom setiap hari, aplikasi ini memiliki pemesanan rapat komprehensif yang memudahkan penjadwalan dan penyelenggaraan rapat.
Setiap rapat Zoom memiliki ID unik, namun rapat berulang akan memiliki ID yang sama untuk menghindari kebingungan tentang tautan rapat. Ini membantu pengguna melacak rapat mereka dan mengaksesnya tanpa kerumitan.
Cara Menjadwalkan Rapat Berulang di Zoom
Kalender Zoom Anda menampilkan rapat mendatang yang mengundang Anda berdasarkan kalender yang ditautkan ke akun Zoom Anda. Selain itu, kalender dalam aplikasi Zoom memungkinkan Anda membuat rapat berulang dan mengundang peserta dalam beberapa langkah sederhana. Begini caranya:
- Buka klien Zoom di komputer Anda dan masuk.
- Di bilah Menu, klik Kalender untuk melihat kalender Zoom Anda.
- Klik Acara baru.
- Masukkan detail acara Anda, termasuk alamat email peserta, tanggal dan waktu acara, judul acara, dan deskripsi acara.
- Klik pada Mengulang dropdown dan pilih frekuensi pertemuan.
- Setelah Anda mengubah semua detail rapat, klik Menyimpan.
Setelah Anda mengklik Simpan, Zoom akan menyimpan rapat dan pertemuan berikutnya ke kalender Anda. Ini juga mengirimkan undangan ke peserta lain dan menambahkan setiap kejadian rapat ke kalender mereka.
Frekuensi rapat diatur ke Tidak Pernah untuk rapat satu kali secara default. Anda dapat memilih pengulangan harian, mingguan, bulanan, atau khusus untuk rapat berulang.
Cara Melihat Detail Rapat Berulang di Zoom
Anda dapat membuka menu Rapat di Zoom untuk mendapatkan tampilan yang lebih komprehensif tentang rapat rutin Anda. Menu ini memiliki dua tab: satu untuk rapat mendatang dan satu lagi untuk rekaman rapat Zoom.
- Di bilah Menu, klik Rapat.
- Pergi ke Pertemuan Mendatang tab untuk melihat semua acara mendatang dari rapat rutin dan rapat lain yang mungkin Anda adakan di kalender Anda.
- Klik pada kejadian rapat apa pun, lalu klik Tunjukkan Undangan Rapat.
Ini akan menampilkan semua detail rapat rutin, seperti acara mendatang, tautan rapat, ID rapat, dan banyak lagi.
Cara Mengedit Kemunculan Rapat di Zoom
Anda dapat mengedit rapat berulang seperti rapat Zoom lainnya. Ini termasuk mengubah waktu dan tanggal rapat Zoom, deskripsi, dan detail lainnya.
- Dalam Rapat tab, pilih rapat yang ingin Anda edit.
- Klik Sunting.
- Di layar popup, pilih apakah Anda ingin mengedit kejadian rapat berulang yang dipilih saja atau semua kejadian mendatang.
Anda akan mendapatkan popup lain untuk mengedit detail rapat Anda berdasarkan pilihan sebelumnya. Lakukan pengeditan yang diperlukan pada rapat Anda, lalu klik Menyimpan untuk mengirim pembaruan ke peserta lainnya.
Cara Menghapus Kemunculan Rapat di Zoom
Jika Anda perlu menghapus rapat berulang dari jadwal Zoom Anda, berikut cara melakukannya:
- Dalam Rapat tab, pilih rapat yang ingin Anda hapus.
- Klik Menghapus.
- Anda akan mendapatkan layar popup di mana Anda dapat memilih hanya untuk menghapus rapat yang dipilih atau menghapus semua acara rapat yang akan datang.
Kejadian yang dipilih akan dihapus berdasarkan pilihan Anda, dan peserta rapat lainnya akan diberi tahu.
Selenggarakan Rapat Berulang dengan Mudah Dengan Zoom
Menjadwalkan rapat rutin secara efisien dapat sangat menghemat waktu organisasi Anda. Desain Zoom yang intuitif untuk membuat dan mengelola rapat berulang memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Selama beberapa tahun terakhir, Zoom secara konsisten merilis fitur-fitur baru untuk menjadikan aplikasinya lebih bermanfaat bagi penggunanya. Ingatlah untuk memanfaatkan fitur-fitur ini untuk menyederhanakan rapat online Anda dan meningkatkan produktivitas.