9 Kesalahan Tidak Profesional Saat Menyelenggarakan Panggilan Video untuk Pekerjaan

Banyak profesional yang masih meremehkan pertemuan virtual. Mereka tidak melakukan banyak persiapan karena panggilan ini dilakukan melalui platform konferensi video, ditambah lagi mereka dapat mematikan kamera dan mikrofon.

Meskipun pertemuan virtual lebih nyaman dibandingkan pertemuan tatap muka, pertemuan tersebut tidak kalah pentingnya. Ketidaksiapan dapat menyebabkan penundaan, menghambat kolaborasi, atau mengacaukan pesan. Untuk memastikan pertemuan virtual yang profesional dan efisien, ikuti tips berikut saat mengadakan dan menghadiri panggilan video untuk bekerja.

1. Mengabaikan Tindakan Keamanan

Mengabaikan langkah-langkah privasi sebelum melakukan panggilan video terkait pekerjaan adalah tindakan yang tidak profesional dan tidak aman. Rapat Anda akan berisiko terkena serangan intrusi ketika pihak ketiga membajak panggilan konferensi video secara acak, misalnya pemboman Zoom. Perhatikan bahwa penyusup memiliki motif yang berbeda-beda. Beberapa di antaranya hanyalah troll internet yang ingin mengganggu orang lain, namun ada pula yang merupakan penjahat dunia maya terampil yang melakukan pencurian data.

Pendekatan terbaik adalah mengamankan pertemuan dengan:

• Mengatur Kata Sandi: Tetapkan kata sandi unik untuk setiap rapat—pastikan Anda mengirimkannya kepada peserta secara pribadi.
• Mengaktifkan Ruang Tunggu: Mereka akan membiarkan Anda menyaring dan mengonfirmasi peserta sebelum bergabung.
• Membatasi Peserta: Lebih mudah mengelola rapat virtual dengan peserta terbatas.

Ada baiknya membaca tentang cara melakukannya jaga privasi Anda tetap utuh saat menggunakan platform konferensi video.

2. Membiarkan Mikrofon Anda Menyala Sepanjang Rapat

Berhenti membiarkan mikrofon Anda menyala selama rapat video. Ini akan menangkap suara-suara acak dari orang-orang di sekitar, hewan peliharaan Anda, dan peralatan yang sedang berjalan, yang mungkin mengganggu peserta. Dalam kasus yang lebih buruk, suara dari pihak Anda mungkin menenggelamkan suara orang lain.

Untuk memastikan suara dan kejernihan suara, gunakan fungsi mute dengan bijaksana. Nyalakan mikrofon saat Anda berbicara, matikan suara saat Anda mendengarkan, dan klik emoji di layar jika Anda perlu menyela speaker.

Memang benar, mengaktifkan dan menonaktifkan mikrofon dapat mengganggu selama rapat yang panjang. Namun ini adalah cara sederhana namun efektif untuk menunjukkan rasa hormat atas kontribusi dan perhatian orang lain selama percakapan.

3. Mengatur Latar Belakang Panggilan Video yang Buruk

Karyawan harus menemukan latar belakang yang rapi dan profesional untuk rapat virtual—ini akan meningkatkan kesan yang Anda tinggalkan pada orang lain. Mereka akan melihat Anda sebagai individu terorganisir yang selalu mengetahui segalanya. Alternatifnya, lingkungan yang berantakan dan kotor membuat Anda terlihat seperti seseorang yang jarang menghadiri pertemuan atau kolaborasi online.

Tentu saja, ini tidak berarti Anda harus membangun rak perpustakaan di kantor rumah Anda. Dinding polos bersih dengan sedikit penghalang terlihat sederhana dan minimalis, ditambah lagi tidak ada elemen yang mengganggu.

Namun jika Anda bekerja dengan ruang terbatas, edit latar belakang Anda. Katakanlah Anda sering menggunakan Zoom. Anda dapat menelusuri latar belakang virtual Zoom atau mengaburkan lingkungan sekitar tepat sebelum panggilan Zoom dimulai. Anda mungkin juga ingin belajar cara mendesain latar belakang Zoom Anda sendiri.

4. Menggunakan Fungsi Obrolan Pribadi untuk Percakapan Pribadi

Hindari penggunaan fungsi obrolan pribadi pada aplikasi konferensi video untuk percakapan pribadi, terutama saat berbagi hal-hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. Ada kemungkinan supervisor Anda melihat pesan ini. Meskipun tuan rumah tidak dapat melihat obrolan pribadi secara real-time, beberapa aplikasi menampilkannya dalam catatan rapat pasca-panggilan. Dapat diasumsikan bahwa pemberi kerja memiliki kendali penuh atas rekening yang disediakan perusahaan.

Namun meskipun manajer Anda tidak meninjau percakapan pribadi secara manual, memberikan komentar yang meremehkan selama panggilan kerja adalah tindakan yang tidak pantas. Anda bisa terkena sanksi jika ada yang melihat pesan Anda. Berfokuslah untuk menjaga suasana yang penuh hormat dan produktif—simpanlah olok-olok Anda pada saluran yang tepat.

5. Menghadiri Rapat Online dalam Pengaturan yang Tidak Benar

Ketika model kerja jarak jauh dan hybrid menawarkan fleksibilitas, Anda tetap harus menghadiri pertemuan virtual dalam pengaturan yang sesuai. Berhenti berpartisipasi dalam panggilan kerja saat mengemudi, bepergian, atau makan. Anda hanya akan mengalihkan perhatian orang lain jika Anda melontarkan tanggapan yang serampangan dan tidak masuk akal ketika perhatian Anda terbagi.

Pendekatan terbaik adalah mengomunikasikan situasi Anda. Menjadwalkan ulang rapat sesuai ketersediaan Anda berikutnya atau memilih untuk tidak berpartisipasi sama sekali—keduanya lebih tepat daripada bergabung dalam rapat untuk berpura-pura hadir. Jika Anda tidak memiliki lingkungan yang sesuai untuk melakukan panggilan di rumah, Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk bergabung dengan ruang kerja bersama. Jika ya, pastikan Anda melakukannya pertimbangkan berbagai faktor sebelum memilih ruang coworking Anda.

Tulis email OOO khusus yang profesional sebelum pergi cuti. Pastikan rekan kerja Anda mengetahui siapa yang harus dihubungi untuk permintaan dan pesan mendesak, atau mereka akan mengganggu waktu istirahat Anda.

6. Terlambat Bergabung dalam Rapat Online

Ketepatan waktu penting untuk pertemuan tatap muka dan virtual. Tidak bijaksana jika terlambat menerima panggilan dan menyebabkan penundaan. Anda akan membuang waktu semua orang untuk menunggu Anda.

Selain itu, sebagian besar aplikasi konferensi video menampilkan peringatan ketika pengguna memasuki atau meninggalkan ruangan, yang mungkin dianggap mengganggu oleh orang lain. Ambil Zoom sebagai contoh. Ini menciptakan suara gelembung yang keras setiap kali seseorang bergabung dalam panggilan—Anda tidak bisa menyelinap ke rapat tanpa diketahui. Anda bahkan mungkin mengganggu alur pemikiran pembicara utama.

Untuk menghindari penundaan ini, jadwalkan pengingat di aplikasi kalender. Atur alarm Anda agar berbunyi lima menit sebelum janji temu, lalu sinkronkan di seluruh perangkat kantor dan pribadi Anda.

7. Gagal Mempersiapkan Perangkat Anda untuk Berbagi Layar

Persiapkan perangkat Anda terlebih dahulu jika Anda akan menggunakan fitur berbagi layar untuk panggilan kantor. Idealnya, Anda harus menghapus semua folder yang akan Anda navigasikan. Sembunyikan file rahasia, file pribadi, dan konten tidak pantas, serta item lain yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, untuk presentasi yang lancar. Tidak ada yang lebih memalukan daripada melihat rekan kerja Anda sesuatu yang bersifat pribadi.

Para profesional yang sering memberikan presentasi sebaiknya meminta perangkat kerja yang ditunjuk; jika tidak, Anda akan membuang waktu untuk membersihkan dan memulihkan file.

8. Tidak Memikirkan Penampilan Anda

Berhentilah berasumsi bahwa rapat virtual tidak memerlukan kamera. Mitra bisnis atau supervisor Anda mungkin terkadang meminta Anda untuk menyalakan kamera—Anda harus menjaga penampilan Anda. Cuci muka Anda, sisir rambut Anda, dan kenakan atasan yang sesuai untuk pekerjaan. Selain itu, posisikan kamera Anda di dekat sumber cahaya agar wajah Anda terlihat jelas dan terlihat.

9. Terlibat dalam Percakapan Santai Secara Ceroboh

Merupakan hal yang lumrah bagi karyawan untuk melakukan obrolan ringan sambil menunggu peserta lain untuk bergabung dalam panggilan kerja. Basa-basi memecah keheningan yang canggung sebelum pertemuan dimulai. Meskipun Anda dapat mengangkat sedikit topik yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, harap batasi diri Anda pada komentar yang sesuai dengan pekerjaan. Jangan terlalu bersemangat hanya karena teman Anda juga sedang menelepon. Bayangkan betapa memalukannya jika partner bisnis, klien, kolega, dan supervisor Anda tiba-tiba bergabung.

Jika Anda mengadakan panggilan, aktifkan ruang tunggu sehingga Anda dapat menyaring peserta dan memberikan informasi sebelumnya kepada pengguna lain. Pastikan semua orang menenangkan diri sebelum mengizinkan orang yang berwenang masuk. Sementara itu, peserta harus memperhatikan suara notifikasi peserta baru.

Selenggarakan Panggilan Kerja Seperti Profesional Bisnis

Dengan semakin banyaknya perusahaan yang mengadopsi sistem kerja hybrid dan jarak jauh, pertemuan virtual secara bertahap akan menjadi sebuah hal yang biasa. Anda harus berhenti memperlakukan mereka seperti pertemuan tatap muka. Kesalahan kecil seperti mematikan kamera, terlihat tidak terawat, dan menggunakan latar belakang yang berantakan adalah tindakan yang tidak profesional. Kurangnya persiapan Anda mungkin pada akhirnya akan menyinggung perasaan rekan kerja.

Ciptakan rutinitas sederhana sebelum melakukan panggilan video. Biasakan mengganti pakaian kerja, menguji perangkat Anda, dan menyiapkan latar belakang yang layak.