Cara Berkolaborasi Secara Real-Time pada Dokumen Word

Bekerja dengan orang lain pada dokumen Word bisa menjadi tantangan nyata. Bahkan pengguna Microsoft 365 berpengalaman mungkin merasa kesulitan untuk mengedit dan meninjau dokumen bersama.

Namun, Anda dapat dengan mudah berkolaborasi secara real-time pada dokumen Word sambil melacak perubahan apa pun dan menyetujui atau menolaknya. Kami akan melihat alat yang diperlukan dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk kolaborasi paling efisien.

Apa yang Anda Butuhkan untuk Berkolaborasi pada Dokumen Word?

Jika Anda ingin berkolaborasi secara real-time pada dokumen Word, Anda harus menyimpannya di akun OneDrive Anda. Untuk melakukannya, buka dokumen, buka File > Simpan Sebagai, dan simpan di OneDrive.

Selain itu, kami merekomendasikan penggunaan versi Microsoft 365 yang lebih baru dan memiliki langganan aktif. Berdasarkan Microsoft, Anda tetap dapat mengedit dokumen secara bersamaan dengan orang lain, namun Anda tidak akan memiliki fitur kolaborasi waktu nyata.

Untuk melihat perubahan orang lain, Anda perlu me-refresh dokumen secara berkala. Jika langganan Anda sudah habis masa berlakunya, ada beberapa cara untuk melakukannya dapatkan diskon untuk langganan Microsoft 365 baru.

Cara Berbagi Dokumen Word

Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang Anda perlukan untuk bekerja dengan orang lain pada dokumen Word yang sama, mari kita lihat bagaimana Anda dapat membagikannya. Opsi pertama adalah membagikannya dari dalam Word. Buka Mengajukan menu dan pilih Membagikan.

Anda akan melihat ada dua opsi berbeda:

• Bagikan dengan email. Anda harus memasukkan alamat email orang yang ingin Anda bagikan dokumen.
• Bagikan dengan tautan. Dengan cara ini, setiap orang yang memiliki tautan dapat mengakses dokumen tersebut. Jika Anda harus berbagi dokumen dengan banyak orang, opsi ini mungkin lebih efisien. Namun, jika Anda sedang mengerjakan sesuatu yang bersifat rahasia, mungkin lebih baik menambahkan setiap kontributor secara manual.

Apa pun metode yang Anda gunakan, luangkan waktu dan atur izin yang tepat. Klik Sunting ikon dan pilih apakah orang yang Anda bagikan dokumen hanya dapat melihat atau mengeditnya.

Kemudian, klik Pengaturan berbagi pilihan. Di sana, Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa dokumen dan bahkan mengatur kata sandi untuk menjaga keamanan informasi. Setelah Anda puas dengan pengaturan berbagi Anda, klik Menerapkan.

Alternatifnya, Anda dapat membagikan dokumen Word melalui OneDrive dengan mengklik kanan file dan memilih OneDrive > Bagikan. Kemudian, Anda harus mengatur pengaturan berbagi seperti yang ditunjukkan di atas.

Cara Melacak dan Meninjau Perubahan di Microsoft Word

Bergantung pada izin yang ditetapkan, orang yang Anda bagikan dokumen dapat mengedit dokumen tersebut. Untuk mengawasi perubahan yang dilakukan oleh semua orang, Anda harus mengaktifkan Lacak Perubahan fitur.

Untuk melakukannya, buka Tinjauan tab, dan menuju ke Pelacakan menu. Di sana, buka Lacak perubahan menu dan pilih Untuk semua orang. Ketika fitur ini diaktifkan, Word akan menggarisbawahi teks yang ditambahkan sementara teks yang dihapus akan ditandai dengan coretan.

Sekarang, jika Anda ingin mencegah orang lain mematikan fitur ini secara tidak sengaja, klik Pelacakan Kunci pilihan dan atur kata sandi. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak melewatkan perubahan apa pun yang dilakukan pada dokumen.

Pilih Bagaimana Tampilan Microsoft Word Berubah

Untuk efisiensi yang lebih besar, Word memungkinkan Anda memilih bagaimana perubahan yang dibuat pada dokumen akan ditampilkan. Dalam Tinjauan tab, buka menu tarik-turun di sebelah Tampilan untuk Ditinjau ikon. Di sana, pilih salah satu opsi berikut:

• Asli. Menunjukkan kepada Anda dokumen asli. Namun, itu tidak akan menghapus komentar atau perubahan apa pun yang dibuat oleh orang lain.
• Tanpa Markup. Menghapus markup dan akan menampilkan dokumen dengan perubahan yang telah Anda setujui.
• Semua markup. Menampilkan perubahan apa pun menggunakan warna berbeda untuk setiap kolaborator.
• Markup Sederhana. Menandai perubahan dengan garis merah.

Cara Menerima atau Menolak Perubahan di Microsoft Word

Untuk menerima atau menolak perubahan, klik kanan pada perubahan terlacak dan pilih salah satu Terima Penyisipan atau Tolak Penyisipan, tergantung apakah seseorang telah menambahkan atau menghapus teks. Jika orang lain telah menghapus sebagian dokumen, Anda akan melihat Terima Penghapusan Dan Tolak Penghapusan pilihan.

Meskipun prosesnya sederhana, Anda mungkin melewatkan beberapa perubahan jika ada banyak kontributor yang mengerjakan dokumen yang sama. Jika Anda ingin memastikan tidak ada yang terlewat, gunakan Perubahan bagian alih-alih menelusuri dokumen secara manual. Di sana, gunakan Sebelumnya Dan Berikutnya tombol untuk menavigasi perubahan.

Ada lebih banyak cara untuk mengelola perubahan terlacak. Misalnya, Anda bisa mengklik Terima > Terima dan lanjutkan ke berikutnya. Jika Anda sudah berdiskusi dengan rekan kerja tentang pengeditan tersebut, Anda dapat menggunakan Terima semua perubahan pilihan.

Demikian pula, Anda dapat menolak perubahan dengan mengklik Menolak tombol atau Tolak > Tolak dan lanjutkan ke berikutnya. Untuk menghapus semua perubahan, buka tab Tinjau, klik panah di bawah Menolak, dan pilih Tolak Semua Perubahan. Ini bisa sangat berguna jika seseorang mengimpor sejumlah besar data di Word tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan Anda.

Gunakan Panel Peninjauan untuk Melacak Perubahan di Microsoft Word

Cara efisien lainnya untuk melacak setiap modifikasi adalah dengan menggunakan Panel Peninjauan. Alat ini akan menunjukkan jumlah perubahan terlacak dan komentar yang terlihat dalam dokumen Anda.

Untuk mengaksesnya, buka Tinjau > Pelacakan dan klik pada Panel Tinjau. Kemudian, pilih salah satu Meninjau Panel Vertikal atau Meninjau Panel Horizontal pilihan.

Cara Melacak Perubahan yang Dibuat oleh Orang Tertentu di Microsoft Word

Mungkin akan lebih efisien untuk memilah perubahan berdasarkan pembuatnya. Untuk melakukannya di Microsoft Word, kunjungi Tinjau > Pelacakan dan memperpanjang Tampilkan Markup menu. Di sana, pilih Orang spesifik dan hapus centang semua kotak kecuali kotak yang terkait dengan penulis yang perubahannya ingin Anda tinjau.

Cara Berhenti Berbagi Dokumen atau Mengubah Izin di Microsoft Word

Jika Anda ingin berhenti berbagi dokumen dengan kontributor tertentu, buka dokumen dan buka Membagikan menu. Di sana, pilih Kelola akses.

Untuk menghapus akses ke salah satu kontributor, pilih nama pengguna mereka. Lalu klik Akses langsung dan buka menu tarik-turun. Pilih Hapus akses dan konfirmasikan tindakan tersebut. Alternatifnya, gunakan menu yang sama untuk mengubah cara mereka mengakses dokumen bersama.

Berkolaborasi dengan Mudah di Microsoft Word

Menggunakan alat kolaborasi Microsoft Word dapat menghemat banyak waktu, karena Anda tidak perlu mengirim email kepada anggota tim tentang perubahan apa pun yang dilakukan pada dokumen. Selain kapasitas kolaboratifnya, Microsoft Word memiliki banyak fitur dan alat, sehingga Anda tidak memerlukan pengolah kata lain untuk menyelesaikan proyek Anda. Misalnya, Anda dapat mengonversi tabel menjadi grafik atau menerjemahkan bahasa saat bepergian.