Cara Menggunakan Airtable untuk Manajemen Proyek yang Efisien

Apakah Anda memiliki alat yang tepat untuk manajemen proyek? Mengelola proyek besar membutuhkan banyak upaya untuk memastikan bahwa informasi selalu terkini dan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Jika Anda ingin mengelola dan mengawasi proyek Anda secara efisien, Airtable adalah platform yang bagus untuk dipertimbangkan.

Airtable adalah platform yang sangat kaya fitur dan ramah pengguna yang menggabungkan kompleksitas alat manajemen proyek dengan kesederhanaan spreadsheet. Inilah cara Anda dapat mulai menggunakan Airtable untuk manajemen proyek yang efektif.

Langkah 1: Menyiapkan Basis Anda

Di Airtable, Anda dapat memilikinya ruang kerja terpisah untuk proyek yang berbeda dan beberapa database di setiap ruang kerja. Basis data di Airtable disebut Pangkalan. Basis dalam ruang kerja juga dapat dihubungkan satu sama lain, untuk menyederhanakan data Anda dalam setiap basis.

Berikut cara mengatur pangkalan Airtable Anda:

1. Sekali kamu masuk ke akun Airtable Anda, Anda dapat memulai di ruang kerja default atau membuat ruang kerja baru yang dapat dibagikan dengan rekan kerja Anda. Untuk membuat ruang kerja baru, cukup klik Buat ruang kerja dan beri nama ruang kerja Anda.
2. Pergi ke ruang kerja yang Anda inginkan dan klik Buat basis untuk mengatur database baru Anda.
3. Klik pada judul basis (yang secara default "Tanpa Judul Basis") untuk mengganti namanya. Anda juga dapat menyesuaikan tampilan halaman di sini.
4. Anda sekarang dapat mengimpor data yang ada ke tabel Anda, menggunakan template Airtable, atau membuat tabel Anda dari awal.
5. Secara default, Airtable sudah menambahkan beberapa bidang untuk Anda mulai. Untuk mengedit bidang ini, cukup klik dua kali pada nama bidang. Ini memungkinkan Anda untuk mengubah nama bidang dan jenis bidang.
6. Untuk menambahkan lebih banyak bidang, klik pada + di tajuk tabel. Pilih jenis bidang yang diinginkan, masukkan nama bidang, atur konfigurasi, dan klik Buat bidang.
7. Setelah Anda menambahkan semua bidang yang diperlukan, basis data Anda siap! Anda juga dapat menarik dan melepas kolom berdasarkan cara Anda mengaturnya.

Jika ini adalah pertama kalinya Anda menggunakan Airtable, alat ini memberi Anda langkah-langkah yang sangat baik untuk membantu menyiapkan markas pertama Anda.

Langkah 2: Membuat dan Menyesuaikan Tampilan

Airtable benar-benar merevolusi kemudahan melihat data. Lihat konfigurasi seperti Kisi, Kalender, Galeri, Formulir, Kanban, dll., menawarkan cara unik untuk berinteraksi dengan data. Airtable memungkinkan Anda membuat hingga 1000 tampilan per tabel.

Berikut cara mengatur tampilan Airtable Anda:

1. Secara default, Airtable membuat tampilan Grid untuk tabel Anda. Anda juga dapat membuat tampilan kisi tambahan, atau tampilan lain, dengan konfigurasi berbeda.
2. Di bawah Membuat... menu, klik pada jenis tampilan yang diinginkan untuk membuat tampilan baru.
3. Dalam tampilan yang baru dibuat, Anda dapat menyesuaikan bidang yang ingin Anda lihat, memfilter rekaman berdasarkan beberapa kriteria, dan juga mengurutkan rekaman sesuai kebutuhan Anda.

Langkah 3: Menambahkan dan Mengelola Kolaborator

Di Airtable, Anda dapat menambahkan anggota tim/kolaborator ke seluruh ruang kerja Anda serta basis individu. Ini membantu untuk memastikan bahwa setiap orang yang mengerjakan proyek berada di halaman yang sama, dengan gambaran umum yang jelas tentang informasi, tugas, garis waktu yang dibagikan, dll.

Berikut cara menambahkan kolaborator ke ruang kerja Airtable Anda:

1. Buka Beranda Airtable Anda dan pilih ruang kerja.
2. Klik Membagikan dan tambahkan kolaborator Anda melalui email.
3. Kolaborator Anda akan mendapatkan undangan email untuk bergabung dengan ruang kerja Anda. Begitu mereka menerima undangan, mereka akan dapat mengakses semua basis di dalam ruang kerja bersama.

Berikut cara menambahkan kolaborator ke basis Airtable Anda:

1. Pergi ke pangkalan Airtable Anda.
2. Klik Membagikan dan tambahkan kolaborator Anda melalui email.
3. Kolaborator Anda mendapatkan undangan email untuk bergabung dengan basis Anda. Setelah mereka menerima undangan, mereka hanya dapat mengakses data di basis bersama.

Setelah kolaborator Anda bergabung, Anda dapat mengklik Membagikan lagi untuk melihat daftar kolaborator serta mengedit izin akses.

Di dalam basis, Anda dapat menggunakan jenis bidang "Pengguna" untuk menambahkan kolaborator Anda ke rekaman individu. Ini juga memiliki fitur notifikasi yang memberi tahu kolaborator dengan email setiap kali mereka ditugaskan ke catatan.

Fitur Berguna Lainnya dari Airtable

Langkah-langkah yang disebutkan di atas seharusnya cukup untuk membantu Anda memulai manajemen proyek dan kolaborasi menggunakan Airtable. Jika Anda ingin meningkatkan permainan Airtable Anda, Anda juga dapat melihat fitur-fitur berikut yang pasti akan meningkatkan pengalaman manajemen proyek Anda:

1. Antarmuka

Dengan Perancang Antarmuka Airtable, Anda dapat membuat pengalaman yang dibuat khusus untuk Anda dan anggota tim Anda. Alat ini memungkinkan fleksibilitas memvisualisasikan dan mengedit rekaman dengan cara yang disesuaikan tanpa mengurangi integritas tampilan dasar.

Anda dapat menggunakannya untuk membuat dasbor proyek yang unik yang menunjukkan dengan tepat apa yang ingin Anda lihat, dengan cara yang ingin Anda lihat.

2. Otomasi

Otomatisasi Airtable membantu mengotomatiskan tugas berulang, seperti mengirim email, memperbarui catatan, dll. Dengan fungsi ini, Anda juga dapat mengintegrasikan basis Anda dengan aplikasi eksternal seperti Outlook dan Google Sheets untuk melakukan tugas tertentu secara otomatis.

Airtable juga memiliki fitur untuk membuat basis tertaut, yaitu basis yang bekerja sama dengan menghubungkan bidang serupa di seluruh tabel. Ini membantu memastikan bahwa data Anda selalu diperbarui di seluruh tabel, sehingga meningkatkan kejelasan dan transparansi.

4. Berbagi Hanya Baca

Kemampuan berbagi hanya baca Airtable memungkinkan Anda berbagi data dari tampilan yang dipilih dengan pengguna eksternal. Pengguna ini tidak perlu ditambahkan sebagai kolaborator ke basis Anda, dan hanya akan dapat melihat rekaman berdasarkan cara Anda mengonfigurasi tampilan bersama.

5. Fungsi Rumus

Mirip dengan perangkat lunak spreadsheet seperti Microsoft Excel dan Google Sheets, Airtable juga memiliki kemampuan untuk menghasilkan data yang dihitung. Anda dapat membuat bidang dengan tipe "Formula" dan mengatur formula yang diinginkan dan aturan pemformatan untuk melakukan apa pun mulai dari aritmatika sederhana hingga analisis data yang kompleks.

Tingkatkan Manajemen Proyek Anda Dengan Airtable

Dalam lingkungan yang serba cepat, sangat penting untuk memiliki kejelasan atas proyek Anda pada saat tertentu. Inilah sebabnya mengapa Anda memerlukan alat yang tepat untuk menyederhanakan hal-hal untuk semua orang yang terlibat, dan Airtable pasti cocok dengan tagihannya.

Antarmuka Airtable yang ramah pengguna dan penuh warna memudahkan penyiapan database proyek dalam hitungan menit. Platform seperti Airtable harus dimiliki untuk ruang kerja yang produktif, kolaboratif, dan efisien.