10 Keterampilan Dasar yang Anda Butuhkan untuk Mengelola File PDF Apa Pun

PDF menempati peringkat di antara format file yang paling banyak digunakan untuk dokumen, mulai dari resume dan formulir resmi hingga eBuku. Karena itu, penting bagi Anda untuk memiliki keterampilan dasar dalam menangani PDF. Kami akan membahas beberapa kunci dengan Anda di bawah ini.

1. Ubah Teks dalam PDF

Salah satu hal yang paling membuat frustrasi saat menggunakan PDF adalah saat Anda perlu mengedit atau memperbaruinya. Ini bisa terjadi saat orang mengonversi file Excel, Word, atau PowerPoint ke PDF sebelum mengirimkannya kepada Anda.

Secara default, Anda tidak dapat memodifikasi PDF kecuali Anda memiliki file asli dalam format yang dapat dimodifikasi dan mengeditnya di sana sebelum mengubahnya lagi menjadi PDF. Segalanya menjadi rumit jika Anda tidak memiliki file aslinya.

Untungnya, ada beberapa solusi untuk mengatasi batasan yang membuat frustrasi ini. Sejak Adobe membuat PDF, masuk akal jika mereka memiliki alat untuk mengeditnya. Namun, Anda memerlukan versi lengkap Adobe Acrobat untuk mengedit PDF. Jika Anda memilikinya, Anda dapat mengedit PDF dengan melakukan hal berikut:

1. Meluncurkan Akrobat dan membuka file.
2. Klik Edit PDF alat di panel kanan.
3. Gunakan alat pengeditan Acrobat untuk menambah dan mengedit teks, termasuk mengubah font teks.
4. Setelah selesai, klik Menyimpan.

Jika Anda tidak memiliki akses ke Adobe Acrobat, Anda dapat menggunakan Editor PDF online gratis dari Adobe. Jika Anda merasa fungsinya terbatas, Anda juga dapat mencoba perangkat lunak lain seperti Elemen PDF. Alternatif lain adalah mengubah PDF menjadi format yang dapat diedit, seperti dokumen Word. Setelah melakukan pengeditan yang diperlukan, konversikan kembali ke PDF.

2. Simpan Halaman Tertentu

Sebagian besar file PDF berisi banyak halaman. Jika Anda hanya memerlukan beberapa halaman dari file, Anda dapat mengekstraknya dan menyimpannya sebagai PDF baru. Jika Anda menggunakan Mac, Anda bisa tambahkan, hapus, atau ekstrak halaman dari file PDF menggunakan Pratinjau. Untuk melakukan ini:

1. Buka PDF dengan Pratinjau. Pastikan sidebar ada. Lakukan ini dengan pergi ke Melihat > centang Selalu Tampilkan Sidebar.
2. Pilih halaman yang ingin Anda ekstrak. Kontrol-klik dan pilih Ekspor Sebagai dalam menu kontekstual.
3. Masukkan nama file dan di mana Anda ingin menyimpannya. Klik Menyimpan.

Jika Anda pengguna Windows:

1. Buka file. Pilih Mengajukan > Mencetak.
2. Pilih halaman yang ingin Anda simpan dengan memasukkan halaman. Jika halaman tidak berurutan, pisahkan dengan koma (mis. 2, 5, 7 ).
3. Klik PDF > pilih Simpan sebagai PDF dari menu tarik-turun.
4. Memilih Menyimpan.

3. Konversi File PDF

Anda dapat mengonversi file PDF ke dalam format seperti TXT, HTML, DOCX, dan jenis file gambar seperti PNG dan JPG. Ada banyak cara untuk melakukan ini di desktop Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan Pratinjau di Mac untuk mengonversi PDF menjadi berbagai jenis file gambar:

1. Buka file PDF di Pratinjau.
2. Pilih Mengajukan > Ekspor. Pilih format pilihan Anda dari menu tarik-turun di samping Format. Anda dapat menekan Pilihan untuk melihat opsi format file lainnya.

Karena Windows tidak memiliki mitra Pratinjau, solusinya adalah untuk digunakan Konverter PDF gratis dari Adobe atau aplikasi pihak ketiga. Anda juga bisa gunakan Google Drive untuk mengonversi PDF Anda ke Word.

4. Simpan Halaman Web sebagai File PDF

Menyimpan halaman web sebagai file PDF berguna saat Anda berharap tanpa koneksi internet tetapi masih memerlukan akses ke halaman web tertentu. Untungnya, sebagian besar browser memungkinkan Anda menyimpan halaman web sebagai file PDF.

Jika Anda menggunakan Google Chrome, tekan Ctrl + P di Windows atau Cmd + P di Mac. Pastikan Anda memilih Simpan sebagai PDF sebagai Tujuan dan tekan Menyimpan.

Sementara itu, ada beberapa cara untuk menyimpan halaman web sebagai file PDF di Safari, tergantung pada preferensi Anda. Cara termudah untuk menyimpan halaman web sebagai PDF di Safari adalah dengan menggunakan metode berikut:

1. Buka halaman web yang ingin Anda simpan di Safari.
2. Klik Mengajukan menu.
3. Pilih Ekspor sebagai PDF...
4. Di kotak dialog, masukkan nama file PDF dan pilih lokasi untuk menyimpannya.
5. Klik Menyimpan tombol.

Anda juga dapat menyimpannya di Tampilan pembaca untuk menghilangkan kekacauan web yang tidak perlu atau menyimpannya persis seperti tampilannya di browser.

5. Buat Portofolio PDF

Karena file PDF mendukung berbagai jenis file, Anda dapat membuat portofolio PDF untuk menggabungkan berbagai jenis file menjadi satu unit PDF terintegrasi. Portofolio PDF memungkinkan file mempertahankan identitas masing-masing tetapi dikumpulkan dalam satu file PDF.

Dalam portofolio PDF, Anda dapat membuka, memformat, dan mengedit setiap file komponen secara terpisah dari file lain dalam portofolio. Saat Anda mengedit file non-PDF, file tersebut, katakanlah spreadsheet, terbuka di aplikasi aslinya dari dalam portofolio PDF Anda. Kemudian menyimpan setiap perubahan yang Anda buat dalam portofolio Anda.

Peringatannya adalah Anda hanya dapat melakukan ini di Adobe Acrobat. Alat serupa lainnya termasuk Editor Nitro PDF Dan Elemen PDF. Jika Anda memiliki Adobe Acrobat di desktop Anda, berikut cara membuat portofolio PDF:

1. Membuka Akrobat > Mengajukan > Membuat.
2. Pilih Portofolio PDF.
3. Seret file ke dalam kotak dialog atau klik Tambahkan File dan pilih dari opsi yang tersedia.
4. Klik Membuat.
5. Atur ulang dan hapus file dengan memindahkan thumbnail file di panel kiri.

6. Gabungkan PDF

Jika Anda tidak memiliki masalah dalam mengonversi semua file menjadi PDF, Anda dapat menggunakan Adobe Acrobat Gabungkan File alat. Ini mengonversi semua jenis file lain ke PDF dan menggabungkannya. Ada beberapa solusi jika Anda tidak memiliki Adobe Acrobat. Anda dapat menggabungkan gambar dan file PDF di Mac Anda menjadi satu PDF.

Untuk melakukannya, pilih item, klik dua kali untuk melihat menu kontekstual, dan pilih Tindakan Cepat > Buat PDF. Namun, ini tidak berfungsi jika Anda menambahkan dokumen dan spreadsheet Word. Jika Anda berencana untuk menambahkan jenis file ini, Anda harus terlebih dahulu mengonversinya menjadi PDF sebelum menggabungkannya.

Anda juga bisa menggunakan Alat penggabungan PDF gratis dari Adobe.

7. Putar dan Pangkas Halaman PDF

Terkadang, tampilan tertentu (potret atau lanskap) lebih sesuai dengan teks dalam dokumen PDF. Cara mudah untuk mengubah tampilan teks adalah dengan memutar halaman atau seluruh dokumen. Untungnya, sebagian besar pembaca PDF memiliki fitur ini. Cukup buka dokumen dengan pembaca Anda dan cari Memutar pilihan.

Jika Anda menggunakan Adobe Acrobat, Anda dapat menekan Geser + Ctrl + Tambah (+) untuk memutar searah jarum jam dan Shift + Ctrl + Minus (-) untuk memutar berlawanan arah jarum jam. Atau, Anda dapat mencoba Alat rotasi PDF gratis dari Adobe.

Di Mac, Anda dapat menggunakan Pratinjau untuk memutar halaman dari file PDF Anda. Buka file PDF di Pratinjau, pilih halaman tertentu atau semua dari sidebar, lalu klik Putar alat di bilah alat.

8. Sunting Informasi Rahasia

Satu kesalahan yang dilakukan banyak orang saat mencoba melindungi informasi sensitif di beberapa bagian dokumen (seperti license nomor dan detail kontak) adalah dengan menggunakan alat markup dan menggambar persegi panjang hitam dengan isian padat mereka.

Cara terbaik untuk menutupi informasi ini adalah melalui alat redaksi, yang ada di sebagian besar perangkat lunak PDF. Alih-alih menutupi teks atau gambar, mereka mengganti piksel area yang dipilih dengan piksel menggunakan isian redaksi.

9. Kata Sandi Lindungi PDF

PDF membuat berbagi lebih mudah, tetapi Anda berisiko jatuh ke tangan yang salah. Melindungi kata sandi PDF Anda mengenkripsi konten dokumen Anda dan mengharuskan penerima untuk memasukkan kata sandi sebelum mendapatkan akses.

Seperti kebanyakan fitur yang disebutkan di atas, sebagian besar pembaca PDF memungkinkan Anda menambahkan kata sandi ke dokumen Anda. Jika Anda tidak memiliki pembaca PDF, Anda dapat menggunakannya Alat perlindungan kata sandi PDF gratis dari Adobe atau buat PDF yang dilindungi kata sandi di Word.

10. Tambahkan Tanda Air

Menambahkan tanda air ke PDF Anda adalah cara termudah untuk melindungi kekayaan intelektual Anda. Ini juga memberi tahu orang-orang tentang apakah dokumen itu asli atau salinan. Menambahkannya juga dapat berfungsi sebagai "perangko" dan meningkatkan pengenalan merek.

Sebagian besar pembaca PDF mengharuskan Anda mengeluarkan sejumlah uang untuk fungsi ini. Untungnya, ada cara gratis untuk menambahkan watermark ke PDF Anda secara online.

Kuasai PDF Anda

Dengan alat dan teknik yang tepat, mulai dari pengeditan hingga pengamanan, Anda dapat dengan mudah menavigasi dan mengoptimalkan dokumen PDF Anda. Memanfaatkan keterampilan ini dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas Anda dalam hal manajemen dokumen digital.