Cara Menghilangkan Kekacauan Kertas dan Mengatur Hidup Anda Secara Digital

Kekacauan kertas bisa mengganggu untuk disingkirkan, terutama bila ada tumpukan di mana-mana. Terlepas dari seberapa hati-hati Anda, kertas akan menumpuk, dan mengatur kertas dalam jumlah besar bisa membuat Anda kewalahan.

Namun, merangkul pendekatan ramah lingkungan untuk pengaturan kertas dan menggunakan sistem digital membuat ruang Anda bebas dari kekacauan dan nyaman. Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda menghilangkan kekacauan kertas dan mengatur hidup Anda secara digital.

1. Nilai Situasi Anda Saat Ini

Merapikan dan mengatur ruang Anda bisa menjadi proses yang melelahkan dan membuat stres. Awalnya, Anda mungkin merasa tidak yakin tentang bagaimana dan dari mana harus memulai proses merapikannya. Tetapi mengambil beberapa menit untuk menilai situasi kekacauan kertas Anda saat ini sebelum terjun ke makeover digital lengkap sangat membantu.

Anda dapat memulai dengan mengkategorikan makalah Anda sesuai dengan seberapa penting makalah tersebut. Kemudian, tentukan di mana Anda memiliki kertas paling banyak, seperti laci kantor, meja, atau rak buku. Selain itu, tentukan perangkat penyimpanan dan sumber daya apa yang Anda perlukan untuk organisasi digital, seperti a

solusi penyimpanan cloud gratis, pemindai gambar, dan aplikasi seluler.

Menilai ruang Anda membuat penataan menjadi lebih mudah dan memungkinkan Anda merencanakan strategi yang efektif untuk digitalisasi. Anda bahkan dapat memvisualisasikan sistem digital Anda dan ruang kerja baru Anda untuk memotivasi Anda untuk tugas-tugas selanjutnya.

2. Mendigitalkan Dokumen yang Ada

Anda mungkin mencari dokumen tertentu tetapi tidak dapat menemukannya karena meja kerja Anda dipenuhi tumpukan kertas, tagihan lama, kuitansi, dan email cetak. Mendigitalkan dokumen Anda berarti Anda tidak perlu lagi menyimpan atau menyimpan tumpukan dokumen dan tagihan. Anda tidak perlu mencari di lemari arsip dan laci untuk menemukan file tertentu.

Mendigitalkan dokumen Anda dengan memindai dan menyimpannya, memungkinkan Anda mengambil informasi kapan pun dibutuhkan. Anda dapat menggunakan pemindai gambar atau aplikasi pemindai di ponsel pintar iPhone dan Android Anda untuk menangkap dokumen Anda. Kemudian, Anda dapat menyimpan pindaian Anda sebagai JPG atau PDF. Ini akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah membagikan file Anda dengan orang lain, menghilangkan kebutuhan untuk menyusun dan mengirim kertas melalui kurir.

3. Aktifkan Penagihan dan Laporan Online

Bayangkan menerima semua tagihan, kwitansi, dan laporan keuangan Anda melalui email. Tidak perlu mengobrak-abrik tumpukan kwitansi dan faktur untuk mencari slip tertentu, dan ruang Anda akan bebas dari kertas.

Dengan tagihan dan laporan online, Anda secara signifikan mengurangi jumlah kekacauan kertas di sekitar Anda. Ini memungkinkan Anda mempraktikkan konservasi lingkungan dengan mengurangi dampak lingkungan dari produksi kertas.

Anda dapat menerima semua tagihan dan kuitansi Anda secara online, menjadikannya mudah diakses melalui perangkat seluler atau laptop Anda. Penagihan online juga membantu Anda melacak riwayat pembayaran serta mencatat transaksi dan pengeluaran.

Selain itu, banyak aplikasi pengelola resi Dan aplikasi faktur gratis menawarkan fitur seperti pelacakan pengeluaran dan pengingat pembayaran, yang memungkinkan Anda tetap up-to-date dan menghindari pembayaran yang terlewatkan.

4. Otomatiskan Penandatanganan Dokumen Digital

Dunia telah menjadi sangat digital sehingga Anda dapat dengan mudah mengatur kerumitan penandatanganan dokumen dengan pena di atas kertas. Dengan aplikasi penandatanganan dokumen online, Anda dapat menghemat waktu dan menghilangkan kekacauan kertas yang dihasilkan dengan mencetak dan menandatangani salinan fisik dokumen.

Beberapa platform penandatanganan dokumen digital juga menawarkan enkripsi data sebagai ukuran keamanan, mengurangi risiko perusakan dokumen.

Mengadopsi praktik penandatanganan dokumen digital membantu Anda menumbuhkan pola pikir tanpa kertas, di mana Anda berada lebih reseptif untuk merangkul praktik decluttering kertas lainnya dan mengatur gaya hidup Anda secara digital.

5. Simpan Dokumen di Cloud

Penyimpanan cloud telah menjadi salah satu cara paling inovatif di dunia untuk menyimpan dan menjaga data sensitif. Ini cara yang bagus untuk menjaga agar kertas luar angkasa Anda tidak berantakan dan teratur. Anda tidak perlu lagi menyimpan atau menyimpan banyak salinan fisik kertas, menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan dokumen di lemari, pengikat, dan rak.

Menyimpan file Anda di cloud juga membantu Anda mengelola dan mengatur dokumen Anda dengan lebih baik. Banyak platform penyimpanan cloud menyediakan alat untuk pengaturan yang mudah, memastikan pengambilan file dengan mudah. Teknologi penyimpanan cloud juga menawarkan layanan keamanan canggih yang melindungi dokumen Anda, memungkinkan Anda berbagi file dengan orang lain dengan aman.

Jika tidak disimpan dengan baik, dokumen fisik lebih rentan terhadap kerusakan, kehilangan, dan pencurian. Namun, menyimpan file Anda di cloud memastikan penyimpanan jangka panjang, melindungi dokumen Anda dari kerusakan dan kesalahan penempatan.

Selain itu, penyimpanan cloud menawarkan ruang yang cukup untuk menyimpan dokumen sebanyak yang Anda inginkan dan mentransfernya ke orang lain melalui perangkat seluler atau laptop Anda.

6. Tetapkan Default Printer ke Dua Sisi

Pencetakan dua sisi melibatkan penyesuaian printer Anda untuk mencetak pada kedua sisi kertas secara otomatis. Ini membantu mengurangi jumlah kertas yang berantakan di ruang Anda.

Mencetak lebih sedikit kertas berarti mengurangi jumlah dokumen yang Anda simpan secara fisik di lemari dan rak Anda. Ini juga mendorong Anda untuk meminimalkan penggunaan kertas dan bertujuan untuk lingkungan dan gaya hidup yang rapi dan teratur.

Pencetakan dupleks tidak hanya membantu Anda mengurangi volume tumpukan kertas hingga setengahnya; itu juga memungkinkan Anda menghemat biaya kertas dan mempromosikan konservasi lingkungan dengan mengurangi jumlah pohon yang digunakan untuk membuat kertas.

7. Hilangkan Baki Kertas/Surat Meja

Baki kertas meja sering menjadi tempat yang nyaman untuk menumpuk kertas yang masuk, yang menyebabkan kertas berantakan. Anda dapat mulai mengatur hidup Anda secara digital dengan menghilangkan baki kertas Anda. Ya, menyimpan baki kertas memang menggoda, terutama bila Anda ingin akses mudah ke file Anda.

Namun, jika Anda menginginkan ruang kerja yang rapi dan teratur, Anda harus memilih pendekatan digital untuk pengaturan kertas. Dengan tidak adanya baki kertas, Anda dapat memproses dan mengelola dokumen masuk lebih cepat dan menjaga meja tetap rapi.

Selain itu, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu mengatur dan membersihkan baki kertas meja saat Anda menyimpan dan mengelola dokumen Anda secara digital. Menghilangkan baki kertas juga membantu Anda mengembangkan pola pikir bebas kekacauan, memengaruhi Anda untuk mengadopsi gaya hidup yang lebih teratur.

Transisi Menjadi Ruang Tanpa Kertas

Adalah normal jika kertas menumpuk dari waktu ke waktu saat bekerja. Namun, merangkul pendekatan digital untuk mengatur dokumen Anda dan menjaga ruang bebas kertas adalah cara yang lebih efisien dan berkelanjutan untuk mengelola bisnis dan kehidupan Anda.

Anda akan menemukan bahwa mendigitalkan kertas membantu Anda mengatur kehidupan pribadi dan pekerjaan Anda secara efisien. Itu juga memprioritaskan dokumen penting, membuatnya mudah diakses dan disimpan dengan lebih baik.