10 Tip dan Fitur Cerdas untuk Panggilan Zoom yang Efektif

Takeaway kunci

• Jadwalkan rapat berulang dengan satu tautan untuk menghemat waktu dan memungkinkan peserta membuat rencana sebelumnya.
• Mulai rapat dengan peserta tanpa suara untuk menghilangkan gangguan dan memungkinkan komunikasi yang efektif.
• Nonaktifkan pembaruan perangkat lunak otomatis untuk menghindari penundaan selama panggilan dan memastikan pengalaman aplikasi terkini.

Karena tempat kerja virtual semakin menjadi norma, semakin banyak orang mengandalkan Zoom untuk panggilan online. Panggilan zoom telah menjadi standar de facto untuk rapat dan kolaborasi jarak jauh.

Sejak awal, Zoom secara konsisten memperkenalkan fitur-fitur baru yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna seperti kami untuk membuat rapat kami lebih efisien. Namun, terlepas dari lonjakan popularitasnya, tidak banyak dari kita yang tahu cara memanfaatkan aplikasi dengan sebaik-baiknya.

Pada artikel ini, mari kita lihat beberapa tip dan trik untuk membuat panggilan Zoom Anda lebih efektif.

Jika Anda memiliki rapat yang terjadi secara berkala (harian, mingguan, bulanan, dll.), mengatur rapat berulang adalah cara yang ideal. Dengan rapat berulang Zoom, Anda dapat menggunakan ID rapat dan pengaturan yang sama untuk setiap kejadian.

Menjadwalkan rapat berulang dapat membantu Anda memesan beberapa rapat sebelumnya, sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk menyiapkan rapat baru setiap kali. Hal ini juga memungkinkan para peserta untuk merencanakan acara mereka jauh sebelumnya, karena mereka dapat melihat semua pertemuan mereka yang akan datang saat mereka menghubungkan kalender mereka ke Zoom.

Anda dapat menjadwalkan pertemuan berulang dengan mengklik Jadwalkan acara pada klien Zoom.

2. Mulai Rapat Dengan Peserta dalam Bisu

Pembicaraan yang mengganggu dan kebisingan latar belakang dapat dengan mudah menghambat panggilan produktif Anda. Sebagai tuan rumah rapat, Anda dapat memilih agar setiap orang yang bergabung dalam panggilan memulai dalam mode senyap. Ini memastikan ruang yang tenang di mana peserta hanya dapat memilih untuk mengaktifkan suara mereka sendiri saat mereka ingin berbicara.

Anda dapat memilih untuk meminta semua peserta mengaktifkan suara mereka sendiri saat diperlukan atau menyiapkan proses pra-persetujuan untuk membunyikan peserta individual.

Anda dapat mengaktifkan ini dengan membuka Pengaturan > Lihat Pengaturan Lainnya > Jadwal pertemuan, lalu aktifkan Bisukan semua peserta saat mereka bergabung dalam rapat.

3. Nonaktifkan Pembaruan Perangkat Lunak Otomatis

Zoom sering memutakhirkan perangkat lunaknya untuk memperbaiki bug dan menambahkan kemampuan baru, dan itu hebat! Tetapi menunggu pembaruan berjalan saat Anda harus melakukan panggilan bisa sangat mengganggu. Untuk menghindari kerumitan ini, Anda cukup menonaktifkan pembaruan otomatis.

Setelah rapat selesai, Anda dapat memeriksa dan menginstal pembaruan yang tersedia. Ini mengurangi penundaan panggilan, sekaligus memastikan bahwa Anda mendapatkan pengalaman aplikasi terbaru.

Untuk menonaktifkan pembaruan perangkat lunak otomatis, buka Pengaturan > Umum dan hapus centang pada kotak centang untuk Perbarui klien desktop Zoom secara otomatis.

4. Kontrol Ruang Anda Dengan Ruang Tunggu

Dengan fitur Ruang Tunggu Zoom, tuan rumah dapat menentukan kapan seorang tamu bergabung dalam panggilan. Anda memiliki opsi untuk menerima peserta satu per satu atau menerima semua orang sekaligus dari Ruang Tunggu.

Jika Anda telah menyiapkan ruang tunggu untuk rapat, peserta akan melihat layar default saat mereka bergabung dalam panggilan. Zoom juga memungkinkan Anda untuk menyesuaikan layar ini. Anda dapat menambahkan logo perusahaan Anda, beberapa teks, dan video pengantar yang dapat ditonton peserta sebelum bergabung.

Untuk mengaktifkan ruang tunggu, buka Pengaturan > Lihat Pengaturan Lainnya > Keamanan, dan aktifkan tombol sakelar untuk Ruang tunggu.

5. Manfaatkan Potensi Ruang Breakout

Fitur ruang breakout Zoom sangat direkomendasikan untuk rapat yang mungkin memerlukan partisipasi dan kolaborasi beberapa grup kecil.

Ini bisa ideal untuk sesi curah pendapat atau proyek kelompok. Rapat Zoom dapat dibagi menjadi sebanyak 50 ruang breakout. Tuan rumah dapat memilih untuk menetapkan peserta ke ruang kerja kelompok secara otomatis atau manual.

Untuk mengaktifkan ruang kerja kelompok, buka Pengaturan > Lihat Pengaturan Lainnya > Dalam Rapat (Lanjutan), dan aktifkan tombol sakelar untuk Ruang Breakout - Kamar.

6. Usir Kebisingan Latar Belakang

Rapat online sangat rentan terhadap gangguan kebisingan latar belakang. Kebisingan dari lalu lintas di luar, anak-anak menangis di ruangan lain, atau peringatan dari peralatan rumah tangga dapat dengan mudah mengurangi keefektifan panggilan Anda.

Menggunakan fitur peredam bising di Zoom dapat membantu tingkatkan kualitas audio Zoom Anda dengan mengurangi kebisingan latar belakang. Fitur peredam bising Zoom menawarkan berbagai tingkat peredam bising yang dapat Anda pilih berdasarkan penggunaan Anda.

Untuk menggunakan peredam bising bawaan Zoom, buka Pengaturan > Audio > Penindasan kebisingan latar belakang, dan pilih tombol radio optimal untuk pengaturan Anda (Otomatis, Rendah, Sedang, Tinggi).

7. Dapatkan Teks di Ujung Jari Anda

Transkripsi rapat menjadi semakin penting di tempat kerja yang berusaha untuk dapat diakses dan inklusif. Transkrip juga bagus untuk membuat catatan, laporan, dan materi tertulis lainnya setelah rapat.

Alat transkripsi seperti Berang-berang atau fitur transkripsi bawaan di Krisp, gunakan AI untuk transkrip waktu nyata, sehingga membuat rapat mudah diikuti oleh semua peserta. Asisten rapat Otter juga dapat menghasilkan konten berdasarkan data rapat dan menjawab pertanyaan dalam obrolan.

Untuk mengaktifkan ruang kerja kelompok, buka Pengaturan > Lihat Pengaturan Lainnya > Dalam Rapat (Lanjutan), dan aktifkan tombol sakelar untuk Teks Otomatis.

8. Tingkatkan Aksesibilitas Dengan Sorotan Mouse

Jika Anda sedang melakukan presentasi atau demo dan ingin berbagi layar, pastikan opsi lampu sorot mouse diaktifkan. Penonton akan lebih bisa berkonsentrasi pada konten di layar dan mengikuti instruksi Anda saat itu juga menggunakan mode fokus di Zoom.

Saat fitur lampu sorot mouse aktif, lingkaran atau lampu sorot berwarna akan menyorot secara visual posisi dan pergerakan kursor Anda. Anda juga dapat menggunakan fitur "Vanishing Pen" untuk menandai dan membuat catatan di papan tulis atau layar bersama tanpa khawatir menghapus atau membatalkan coretan Anda.

Saat berbagi layar Anda selama rapat, fitur sorotan hanya tersedia di bilah alat "Anotasi" setelah Anda mulai berbagi layar.

9. Tingkatkan Pengalaman Rapat Dengan Tampilan Immersive

Tampilan imersif dapat membantu jadikan pengalaman Zoom Anda lebih menyenangkan. Fitur ini menyediakan beberapa latar belakang virtual, seperti auditorium, ruang kelas, dan kafe, tempat semua peserta dapat ditampilkan.

Jika peserta menggunakan klien desktop, aplikasi seluler, atau Ruang Zoom yang tidak mendukung Tampilan Imersif, mereka akan melihat peserta lain di Tampilan Galeri atau Tampilan Speaker default.

Fitur Tampilan Immersive tersedia saat Anda mengklik Melihat di pojok kanan atas layar rapat.

10. Rapat Master Dengan Pintasan Keyboard

Anda bisa mendapatkan lebih banyak dari Zoom jika Anda meluangkan waktu untuk mempelajari dan menggunakan berbagai pintasan keyboard yang tersedia. Ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat melakukan hal-hal seperti membisukan atau mengaktifkan suara, masuk ke layar penuh, berbagi layar, dan banyak lagi.

Berikut ini beberapa pintasan praktis untuk dicoba:

• Alt + V untuk memulai/menghentikan video Anda
• Alt + A untuk membisukan/membunyikan diri sendiri
• Alt + F untuk masuk/keluar dari mode layar penuh
• Alt + Shift + I untuk menyalin tautan undangan rapat

Untuk melihat semua pintasan keyboard tersedia di Zoom, pergi ke Pengaturan > Pintasan Keyboard.

Perbesar Cara Anda Melalui Panggilan Online

Dengan fitur luar biasa seperti itu, Zoom adalah alat yang ideal untuk memelihara koneksi di lingkungan kerja atau belajar yang jauh. Ini adalah cara yang bagus untuk tetap berhubungan dengan orang-orang di era kerja jarak jauh dan isolasi sosial ini, apakah Anda sedang mengadakan pertemuan dengan rekan kerja, berbicara dengan kerabat, atau mengadakan ulang tahun virtual berpesta.

Jelajahi tip dan fitur yang disebutkan di atas untuk panggilan Zoom yang lebih efektif yang akan mengesankan kolega dan teman Anda.