7 Fungsi Excel Penting untuk Pemilik Usaha Kecil

Excel adalah alat ampuh untuk mengelola keuangan Anda sebagai pemilik usaha kecil. Gudang alat manipulasi datanya dapat menghemat waktu dan tenaga Anda dalam melacak pengeluaran, pendapatan, dan data keuangan lainnya.

Fungsi adalah tulang punggung Excel dan sumber kekuatan supernya. Jika Anda baru mengenal Excel, berikut adalah beberapa fungsi penting yang harus Anda pelajari untuk mengelola keuangan Anda secara efektif.

1. JUMLAH

SUM mungkin merupakan fungsi yang paling umum digunakan di Excel dan bahkan lebih berguna di bidang keuangan. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan rentang sel dan mendapatkan totalnya.

=SUM(values)

Anda dapat memasukkan nilai secara langsung ke fungsi SUM atau merujuknya sebagai sel dan rentang.

Misalnya, Anda dapat menggunakan fungsi SUM untuk menjumlahkan total penjualan setiap barang dalam periode tertentu.

=SUM(D2:D8)

Dalam contoh ini,

D2:D8 adalah rentang sel yang berisi nilai penjualan yang ingin Anda tambahkan. Fungsi SUM mengambil semua nilai dalam rentang ini dan menghitung total penjualan semua item.

2. RATA-RATA

Fungsi AVERAGE adalah fungsi berguna lainnya saat berhadapan dengan angka. AVERAGE menghitung nilai rata-rata rentang sel.

=AVERAGE(range)

Misalnya, Anda dapat menggunakan fungsi AVERAGE untuk menghitung harga rata-rata untuk item yang berbeda.

=AVERAGE(B2:B8)

Dalam rumus ini, B2:B8 adalah rentang sel yang berisi harga item yang ingin Anda hitung rata-ratanya. Fungsi AVERAGE akan menghitung nilai rata-rata dari semua angka dalam rentang tersebut dan menghasilkan harga barang rata-rata.

3. MENGHITUNG

Fungsi COUNT menghitung jumlah sel yang berisi nilai angka.

=COUNT(range)

Anda dapat menggunakan fungsi ini untuk menghitung jumlah barang yang telah terjual. Jika jumlah penjualan item kosong atau bukan angka, maka COUNT tidak akan menghitungnya.

=COUNT(C2:C8)

Dalam contoh ini, COUNT memeriksa penjualan masuk C2:C8 dan mengembalikan jumlah item dengan penjualan. Produk A dan Produk D tidak memiliki penjualan, jadi COUNT akan menghapusnya.

Nol juga merupakan angka, dan COUNT akan memasukkannya ke dalam keluarannya. Akibatnya, penyiapan ini hanya berfungsi jika Anda tidak memasukkan nol untuk item tanpa penjualan dan membiarkannya kosong. Kamu bisa gunakan COUNTIF dan COUNTIFS untuk menentukan kondisi khusus untuk sel yang ingin Anda hitung.

4. COUNTIF

COUNTIF adalah versi COUNT yang lebih canggih. Di mana COUNT hanya menghitung sel dengan nilai angka di dalamnya, COUNTIF menghitung sel yang memenuhi kondisi tertentu.

=COUNTIF(range, criteria)

Dalam sintaks ini, jangkauan adalah rentang tempat Anda ingin COUNTIF mencari nilai yang memenuhi kriteria.

Anda dapat menggunakan COUNTIF untuk menghitung jumlah item yang terjual lebih dari jumlah tertentu.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

Dalam contoh ini, COUNTIF memeriksa penjualan di D2:D8 dan mengembalikan hitungan item yang telah terjual sama dengan atau lebih dari $600.

5. JIKA

Fungsi IF menguji kondisi dan mengembalikan nilai berdasarkan hasil pengujian. Anda dapat mengatur keluaran khusus untuk kedua hasil pengujian.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

Dalam sintaks, ekspresi_logika adalah kondisi yang ingin Anda uji. JIKA akan kembali keluaran_jika_benar atau output_if_false, tergantung hasil tes. Kamu bisa sarang beberapa fungsi IF satu sama lain untuk menentukan berbagai kondisi.

Misalnya, Anda dapat menggunakan fungsi IF untuk memeriksa apakah item tertentu mencapai target penjualannya dan mengembalikan pesan berdasarkan hasilnya.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

Dalam rumus ini, D2 adalah sel dengan total penjualan item, dan E2 adalah sel dengan target penjualan item tersebut. Jika nilai di D2 lebih besar dari atau sama dengan E2, fungsi IF akan kembali Target Bertemu. Jika nilai di D2 kurang dari E2, fungsi IF akan kembali Sasaran Gagal.

Anda dapat menyeret pegangan isi otomatis ke seluruh sel untuk mengisinya. Untuk penekanan lebih lanjut, Anda dapat menggunakan pemformatan bersyarat di Excel untuk menampilkan hasil IF dalam gaya yang berbeda.

6. VLOOKUP

Itu fungsi VLOOKUP dapat menemukan nilai dalam tabel dan mengembalikan nilai yang sesuai di baris yang sama.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Dalam sintaks, nilai lookup adalah apa yang ingin Anda cari, table_array adalah di mana Anda ingin melihat, dan col_index_num adalah nomor kolom dari table_array yang berisi nilai kembalian. range_lookup adalah argumen opsional yang memungkinkan Anda memutuskan apakah akan mencari hasil perkiraan. Memasukkan BENAR memungkinkan perkiraan kecocokan, dan memasukkan PALSU hanya memungkinkan pencocokan persis.

Misalnya, jika Anda memiliki tabel yang berisi nama dan harga produk dan ingin menampilkan harga produk tertentu di tempat lain, Anda dapat menggunakan fungsi VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

Dalam contoh ini, Produk A dalam sel A2 adalah nilai yang ingin Anda temukan di tabel referensi, L2:N8 adalah rentang sel yang berisi tabel, 2 adalah nomor kolom yang memuat harga produk, dan PALSU memberi tahu VLOOKUP untuk mengembalikan pencocokan persis.

7. MENGGABUNGKAN

Fungsi CONCATENATE menggabungkan beberapa nilai atau sel dan menampilkannya dalam satu sel.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Sintaks untuk CONCATENATE sangat mudah. Anda memanggil fungsi dan memasukkan nilai yang ingin Anda gabungkan, dipisahkan dengan koma.

Anda dapat menggunakan fungsi ini untuk menggabungkan dan meringkas data dari banyak sel. Misalnya, Anda memiliki spreadsheet dengan data keuangan untuk bisnis Anda. Anda dapat membuat ringkasan untuk setiap item, termasuk tag, target penjualan, dan penjualan sebenarnya.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Jangan khawatir dengan panjangnya rumus ini. Semua argumen adalah tipe yang sama dan mewakili bagian dari kalimat lengkap. Dalam rumus ini, CONCATENATE mengambil nama item dari A2, kategori dari F2, jumlah unit terjual dari C2, dan total penjualan dari D2. String teks menghubungkan nilai bersama untuk membentuk kalimat.

Saat mengerjakan rumus panjang seperti ini, penting untuk memperhatikan koma dan tanda kutip. Tempatkan string teks di dalam tanda kutip, dan periksa kembali apakah Anda menutup setiap tanda kutip dan beri koma di antara argumen. Anda dapat menambahkan spasi atau simbol seperti tanda dolar ke string teks sebelum atau sesudah nilai.

Kembangkan Bisnis Anda Dengan Excel

Mengelola dan memanipulasi data keuangan sangat penting untuk bisnis apa pun; milikmu tidak terkecuali. Excel adalah pembangkit tenaga listrik untuk tujuan ini. Dengan pengetahuan yang tepat tentang fungsi dan kapabilitas Excel, Anda dapat mengubah Excel dari lawan yang mengintimidasi menjadi rekan bisnis yang bersahabat.

Dengan menguasai fungsi penting Excel yang diuraikan di sini, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk mengelola keuangan bisnis kecil Anda secara efisien. Praktik yang konsisten dengan Excel dapat membantu Anda menjadi ahli dalam menggunakan program ini dan mengembangkan bisnis Anda melampaui batasnya saat ini.