Cara Menulis Email Belasungkawa di Tempat Kerja (Dengan Template)

Ketika seorang rekan kerja mengalami kehilangan, dukungan Anda yang bijaksana bisa menjadi rasa nyaman yang luar biasa bagi mereka. Tetapi mengungkapkan belasungkawa Anda melalui email bisa sangat sulit. Alih-alih menghibur mereka, Anda mungkin malah membuat kolega Anda semakin tertekan dengan mengatakan sesuatu yang salah secara tidak sengaja.

Inilah sebabnya mengapa Anda harus tahu cara menulis email belasungkawa profesional di tempat kerja. Baca terus untuk mempelajari apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam menawarkan penghiburan melalui email. Kami juga menyertakan berbagai templat email belasungkawa yang dapat Anda gunakan untuk mengungkapkan simpati Anda.

Hal yang Harus Dilakukan Saat Menulis Email Belasungkawa

Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda lakukan saat menulis email belasungkawa:

Baris Subjek yang Sesuai

Mulai email dengan baris subjek yang sesuai. Anda dapat menggunakan frasa seperti "Maaf atas kehilangan Anda", "Belasungkawa saya", "Simpati saya", atau "Turut berduka cita atas kehilangan Anda".

Tujuannya adalah untuk menulis sesuatu yang ringkas, dan to the point, sehingga rekan kerja Anda langsung mengetahui tujuan dari email tersebut. Mereka kemudian dapat memutuskan apakah mereka ingin membukanya atau tidak.

Langsung ke Intinya

Ketika datang ke pengaturan profesional, ada beberapa kesalahan umum yang harus dihindari dalam kalimat pembuka email Anda. Jadi, jangan pernah keluar jalur dan membicarakan hal-hal yang tidak berhubungan, terutama saat menulis email belasungkawa profesional.

Anda harus memahami bahwa rekan kerja Anda sedang berduka, jadi Anda tidak boleh membuang-buang waktu dengan email panjang yang tidak perlu. Langsung ke intinya dengan mengatakan sesuatu seperti, "Saya mendengar tentang kehilangan Anda, dan saya menyampaikan belasungkawa terdalam saya", atau hanya, "Saya sangat menyesal atas kehilangan Anda."

Jadikan Personalisasi

Jika Anda tahu hubungan apa yang dimiliki rekan kerja Anda dengan almarhum, pertimbangkan untuk menyertakan informasi ini agar email terdengar lebih personal. Contohnya adalah, "Saya benar-benar turut berduka atas meninggalnya saudara laki-laki Anda."

Jika Anda secara pribadi mengenal orang yang meninggal dunia, pertimbangkan untuk menyertakan kenangan bersama mereka dalam email belasungkawa. Ini tidak hanya akan menghormati ingatan mereka, tetapi juga menunjukkan dukungan Anda untuk yang berduka.

Tawarkan Dukungan Anda

Di bagian terakhir email belasungkawa Anda, pastikan untuk menawarkan dukungan Anda kepada rekan kerja Anda. Beri tahu mereka bahwa Anda akan selalu ada untuk mereka, dan mereka mendapat dukungan penuh Anda selama masa sulit ini. Dengan cara ini, rekan kerja Anda tidak akan merasa sendirian dalam proses berduka mereka.

Lebih penting lagi, bersiaplah untuk menawarkan dukungan Anda jika rekan kerja Anda memang memintanya, baik itu dalam bentuk telepon singkat atau kunjungan pribadi. Tetapi meskipun mereka tidak membutuhkan bantuan apa pun saat ini, kolega Anda pasti akan menghargai sikap tersebut.

Anda kemudian dapat mengakhiri email menggunakan tanda tangan profesional karena itu salah satunya etika email teratas untuk melakukannya. Ini tidak hanya membuat Anda terlihat lebih profesional, tetapi juga membantu penerima menghubungi Anda jika diperlukan.

Hal yang Harus Dihindari Saat Menulis Email Belasungkawa

Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda hindari saat menulis email belasungkawa dalam pengaturan profesional:

Salam Santai

Ketika berbicara tentang email profesional, aturan praktisnya adalah menghindari salam santai. Ini sangat penting ketika datang ke email yang menawarkan belasungkawa.

Ada berbagai sapaan profesional yang dapat Anda gunakan, seperti "Salam," "Dear Mr/Mrs," atau "Mr/Mrs" sederhana di depan nama rekan kerja Anda. Anda dapat menggunakan "Halo" jika yang berduka adalah teman kerja dekat. Tapi apa pun yang lebih kasual bisa dianggap tidak sopan.

Asumsi Keyakinan Agama

Mengasumsikan keyakinan religius kolega Anda dan memasukkan belasungkawa religius dalam email Anda berdasarkan asumsi ini bukanlah ide yang baik. Kolega Anda mungkin menganggap ini tidak pantas atau benar-benar tidak sopan.

Tetapi jika Anda dekat dengan orang yang berduka, dan benar-benar percaya bahwa itu akan menghibur mereka jika Anda menyebutkan pepatah agama yang sudah dikenal, Anda boleh melakukannya. Tapi pastikan itu singkat, dan kata-katanya dibingkai dengan benar.

Memberikan Nasihat yang Tidak Diminta dan Membandingkan Kerugian Mereka dengan Kerugian Anda

Banyak orang membuat kesalahan dengan memberikan saran yang tidak diminta saat menyampaikan belasungkawa. Anda harus memahami bahwa, jika diperlukan, seseorang akan meminta nasihatnya sendiri. Jadi, hindari mengatakan hal-hal seperti, "Cobalah tetap sibuk untuk mengalihkan pikiran Anda dari tragedi ini."

Selain itu, tidak ada yang ingin kesedihannya diremehkan atau dibandingkan dengan kesedihan orang lain. Jadi, pastikan untuk menghindari membuat kesejajaran antara kehilangan rekan kerja Anda dan kehilangan Anda sendiri.

Template Email Belasungkawa

Berikut adalah beberapa template email belasungkawa yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda menunjukkan dukungan Anda kepada rekan kerja. Anda juga dapat membuat:

Templat 1:

Garis subjek: Belasungkawa

Halo [nama Rekan Kerja],

Saya sangat sedih mendengar tentang kehilangan Anda. Saya ingin menyampaikan belasungkawa terdalam saya. [Nama almarhum] adalah orang yang luar biasa, dan saya mengingat mereka dengan penuh kasih sejak saat kami bertemu [Sebutkan ketika Anda bertemu almarhum].

Saya ingin Anda tahu bahwa saya ada di sini untuk Anda jika Anda membutuhkan sesuatu.

Dengan hormat,

[Namamu]

Baca selengkapnya

Templat 2:

Garis subjek: Saya turut berbela sungkawa.

Halo [nama Rekan Kerja],

Saya mendengar tentang kehilangan baru-baru ini di keluarga Anda. Terimalah simpati terdalam saya. Saya harap Anda menemukan kenyamanan dalam kenangan indah yang Anda bagikan dengan mereka. [Insert the shared good memory] masih menjadi salah satu kenangan terindah saya bersama mereka yang sangat saya hargai.

Jika Anda butuh sesuatu atau ingin seseorang untuk diajak bicara, ketahuilah bahwa saya hanya berjarak satu panggilan telepon.

Sungguh-sungguh,

[Namamu]

Baca selengkapnya

Templat 3:

Garis subjek: Simpati saya.

[Nama Rekan Kerja] yang terhormat,

Saya sangat menyesal mendengar bahwa [nama almarhum] telah meninggal dunia. Saya harap Anda memiliki semua dukungan yang Anda butuhkan untuk melewati masa sulit ini. Silakan hubungi jika Anda membutuhkan sesuatu.

Dengan hormat,

[Namamu]

Baca selengkapnya

Email Belasungkawa Profesional Dapat Memperkuat Hubungan Kerja

Ini adalah hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam menulis email belasungkawa profesional, beserta beberapa template untuk membantu Anda. Mulailah email Anda dengan baris subjek yang ringkas dan gunakan salam profesional.

Jangan lupa untuk membuat email tetap pendek, ungkapkan belasungkawa Anda, dan tunjukkan dukungan Anda. Juga, pastikan untuk membaca email Anda untuk kedua kalinya sebelum menekan "kirim" untuk memastikan Anda tidak secara tidak sengaja mengatakan sesuatu yang memperburuk keadaan.