Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu menulis email? Pelajari cara menggunakan template email untuk menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas Anda.
Komunikasi email memainkan peran penting dalam lingkungan kerja digital saat ini, tetapi bisa menjadi tantangan jika Anda mengirimkan banyak email setiap hari dan menghabiskan banyak waktu untuk menulisnya.
Apakah Anda perlu memperkenalkan diri, mengatur balasan di luar kantor, meminta umpan balik, mengundang seseorang ke acara, mengucapkan terima kasih, atau menindaklanjuti percakapan, template ini mendukung Anda. Dengan sumber daya siap pakai ini, Anda dapat merampingkan komunikasi email dan berfokus pada hal yang benar-benar penting.
1. Perkenalan Profesional
Menciptakan kesan pertama yang kuat dan menampilkan proposisi nilai Anda sangat penting saat bertujuan untuk membangun jaringan atau terhubung dengan klien potensial. Ini sangat penting jika Anda bekerja dari penyiapan jarak jauh murni dengan interaksi terbatas/tidak ada tatap muka. Kesan yang Anda tinggalkan pada calon klien atau pemangku kepentingan Anda akan bertahan lama.
Dalam templat email perkenalan profesional ini, sertakan nama, peran, alasan Anda menghubungi, dan ajakan bertindak yang jelas. Ingat, membangun hubungan baik dan menunjukkan minat yang tulus sangatlah penting.
Berikut contohnya:
Subjek: Halo dari [Nama Anda] di [Perusahaan Anda]
Hai [Nama],
Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik. Saya [Nama Anda], [Peran Anda] di [Perusahaan Anda]. Saya menemukan profil Anda di [Platform] dan terkesan dengan pekerjaan Anda di [Industri/Lapangan].
Saya menulis kepada Anda karena saya pikir Anda mungkin tertarik dengan [Produk/Layanan] kami, yang membantu [Pernyataan Manfaat]. Saya ingin mengobrol lebih banyak tentang bagaimana kami dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda.
Apakah Anda bersedia menelepon selama 15 menit minggu depan? Jika demikian, beri tahu saya hari dan waktu apa yang paling cocok untuk Anda.
Saya berharap untuk mendengar dari Anda segera.
Terbaik,
[Nama dan tanda tangan Anda]
Baca selengkapnya
2. Penjawab Otomatis Di Luar Kantor
Ketika Anda jauh dari pekerjaan, entah untuk berlibur, perjalanan bisnis, atau alasan lainnya, penting untuk memiliki penjawab otomatis di luar kantor yang efektif yang menetapkan ekspektasi yang jelas dan menyediakan kontak alternatif.
Templat ini memastikan bahwa Anda memberi tahu orang-orang tentang ketidakhadiran Anda:
Subjek: Tidak menjabat sampai [tanggal]
Hai, yang di sana,
Terima kasih untuk email anda. Saat ini saya tidak ada di kantor hingga [tanggal] dan akan memiliki akses terbatas ke email saya.
Jika pesan Anda mendesak atau terkait dengan [pekerjaan], silakan hubungi [nama] di [email/nomor telepon]. Jika tidak, saya akan menghubungi Anda sesegera mungkin saat saya kembali.
Terima kasih untuk pengertian dan kesabaran Anda.
Terbaik,
[Nama dan tanda tangan Anda]
Baca selengkapnya
3. Umpan Balik atau Permintaan Tinjauan
Ketika Anda ingin mendapatkan beberapa umpan balik untuk pertemuan atau ulasan dari pemangku kepentingan Anda tentang produk, layanan, atau pekerjaan Anda, Anda memerlukan email yang menunjukkan penghargaan Anda dan mendorong mereka untuk membagikan pemikiran mereka.
Berikut adalah template yang dapat Anda gunakan:
Subjek: Saya ingin/Kami ingin mendengar tanggapan Anda!
Hai [Nama],
Terima kasih telah memilih [perusahaan] untuk kebutuhan [produk/layanan] Anda. Kami harap Anda puas dengan hasil dan pengalamannya.
Kami menghargai pendapat Anda dan akan sangat menghargai jika Anda dapat meluangkan waktu beberapa menit untuk menyampaikan masukan Anda kepada kami. Umpan balik Anda membantu kami meningkatkan produk/layanan kami dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan/klien kami.
Silakan klik tautan ini untuk menyelesaikan survei singkat: [tautan]. Tidak akan memakan waktu lebih dari 5 menit dari waktu Anda.
Sebagai tanda terima kasih, kami akan mengirimkan [hadiah] setelah Anda menyelesaikan survei.
Terima kasih atas waktu dan dukungan Anda.
Terbaik,
[Nama dan tanda tangan Anda]
Baca selengkapnya
4. Undangan Acara
Saat Anda ingin mengundang seseorang ke suatu acara, baik itu webinar, lokakarya, pesta, atau apa pun, Anda memerlukan email yang menunjukkan manfaat menghadiri dan menyediakan semua yang diperlukan detail. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah undangan Anda terlihat seperti undangan spam Google Kalender kepada penerima Anda. Berikut ini contoh yang dapat Anda gunakan:
Subjek: Anda diundang ke [nama acara]!
Hai [Nama],
Kami senang mengundang Anda ke acara mendatang kami: [nama acara].
Ini adalah kesempatan besar bagi Anda untuk [manfaat menghadiri]. Anda akan belajar tentang [topik yang dicakup], berjejaring dengan [peserta lain], dan bersenang-senang di sepanjang jalan.
Acara akan berlangsung pada [tanggal] pukul [waktu] melalui [platform/tautan]. Ini akan berlangsung sekitar [durasi].
Untuk mengamankan tempat Anda, harap daftar di sini sebelum [batas waktu]. Tempat terbatas, jadi jangan lewatkan kesempatan ini!
Kami tidak sabar untuk melihat Anda di sana.
Terbaik,
[Nama dan tanda tangan Anda]
Baca selengkapnya
5. Ucapan terima kasih
Templat ini berguna saat Anda ingin berterima kasih kepada seseorang karena telah bertemu dengan Anda, mewawancarai Anda, atau membantu Anda. Ini membantu Anda menunjukkan rasa terima kasih dan profesionalisme Anda. Begini caranya:
Subjek: Terima kasih untuk [alasan]
Hai [Nama],
Saya hanya ingin mengucapkan terima kasih untuk [alasan]. Saya sangat menghargai [waktu/usaha/saran/dukungan] Anda.
Senang [bertemu/berbicara/bekerja] dengan Anda dan mempelajari lebih lanjut tentang [sesuatu yang relevan]. Saya menantikan [langkah/tindak lanjut/tindakan selanjutnya].
Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau butuh sesuatu dari saya.
Sekali lagi terima kasih untuk semuanya.
Terbaik,
[Nama dan tanda tangan Anda]
Baca selengkapnya
6. Email Tindak Lanjut
Saat Anda ingin mengingatkan seseorang tentang sesuatu, seperti tenggat waktu, permintaan, atau kesempatan, Anda perlu menulis email tindak lanjut yang menarik yang menunjukkan minat dan urgensi Anda.
Berikut adalah template standar yang dapat Anda gunakan tetapi jangan lupa untuk menyesuaikannya dengan situasi Anda agar lebih dapat ditindaklanjuti:
Subjek: Menindaklanjuti [topik]
Hai [Nama],
Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik.
Saya menulis untuk menindaklanjuti [topik]. Saya belum mendengar kabar dari Anda sejak [tanggal/komunikasi terakhir], dan saya ingin menghubungi Anda dan melihat apakah Anda memiliki kabar terbaru. [Jika berlaku, nyatakan kembali permintaan/penawaran/proposisi nilai Anda]
Tolong beritahu saya jika Anda masih tertarik dan apa timeline Anda. Saya tidak ingin Anda melewatkan [peluang/tenggat waktu/kesempatan] ini.
Saya berharap untuk mendengar dari Anda segera.
Terbaik,
[Nama dan tanda tangan Anda]
Baca selengkapnya
Sederhanakan Komunikasi Anda Dengan Email yang Tepat
Ucapkan selamat tinggal pada layar kosong yang menakutkan dan penulisan email yang memakan waktu. Templat siap pakai ini hanya memerlukan salin, tempel, dan penyesuaian sederhana untuk menyesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Ambil tindakan hari ini dan rasakan bagaimana templat ini dapat merampingkan komunikasi Anda dan membantu Anda mendapatkan lebih banyak waktu di hari Anda. Selamat mengirim email, dan jangan lupa untuk menambahkan sentuhan pribadi Anda untuk membuat pesan Anda lebih menarik.