9 Alat untuk Membuat Rapat Online Anda Lebih Produktif

Takeaway kunci

• Gunakan aplikasi penjadwalan seperti Calendly atau Cal untuk merencanakan dan menjadwalkan rapat dengan mudah, dengan mempertimbangkan ketersediaan semua orang.
• Manfaatkan alat seperti peredam bising dalam aplikasi atau aplikasi seperti Krisp dan Pemblokir Kebisingan untuk memastikan panggilan yang jernih dan meminimalkan kebisingan latar belakang.
• Otomatiskan catatan rapat Anda dengan aplikasi seperti Krisp, Magical, atau Supernormal, memungkinkan AI untuk mentranskripsikan dan meringkas panggilan Anda sehingga Anda dapat fokus pada percakapan.

Meskipun rapat sangat penting bagi tim dan organisasi agar berfungsi dengan lancar, rapat terkadang tidak efisien dan menghambat produktivitas. Rapat online sering diganggu dengan frasa seperti "Maaf, saya terlambat", "Saya tidak dapat mendengar Anda", dan "Bisakah Anda mengulangi bagian terakhir itu?".

Namun, dengan alat yang tepat, tetap fokus meski ada gangguan ini tidaklah sulit. Di bawah ini adalah alat terbaik untuk memastikan efisiensi optimal untuk rapat online Anda.

Jadwal Seperti Pro

Merencanakan dan menjadwalkan rapat bisa sangat melelahkan, mengingat Anda harus mempertimbangkan ketersediaan setiap orang. Mencari tahu waktu terbaik untuk semua orang sangat menantang dengan pekerja jarak jauh di seluruh dunia. Untungnya, beberapa aplikasi bisa membuat rapat perencanaan tidak terlalu merepotkan:

Calendly adalah aplikasi penjadwalan intuitif yang membantu mencegah pemesanan ganda. Aplikasi ini memungkinkan Anda menyinkronkan banyak kalender, memastikan bahwa orang hanya melihat slot waktu yang gratis dan dapat dipesan. Dengan ini, Anda dapat mengungkapkan ketersediaan Anda sekaligus merahasiakan detail pokok rapat Anda.

Seperti Calendly, Cal juga mempertimbangkan banyak kalender untuk menampilkan slot waktu luang. Selain itu, Cal menawarkan opsi Tim dengan biaya tertentu, di mana Anda dapat menambahkan anggota lain ke tim Anda. Ini ideal untuk memesan rapat tim, karena mempertimbangkan ketersediaan beberapa orang.

Magical adalah ekstensi Chrome yang tidak hanya dapat menyinkronkan kalender tetapi juga asisten rapat virtual lengkap. Magical dapat merencanakan rapat, membuat tautan pemesanan, dan memastikan Anda tidak pernah melewatkan rapat lainnya. Ekstensi Magical terintegrasi dengan mulus dengan browser Google Chrome Anda untuk menunjukkan dengan tepat kapan dan apa pertemuan Anda berikutnya.

Miliki Panggilan Sebening Kristal

Rapat virtual sangat bergantung pada kejernihan suara. Dalam kenyamanan rumah kita, kebisingan seperti dari anak-anak, hewan peliharaan, peralatan, dan lalu lintas pasti ada. Tetapi ada beberapa metode yang dapat Anda coba untuk mengurangi kebisingan ini selama panggilan Anda:

4. Peredam Kebisingan Dalam Aplikasi

Banyak yang populer aplikasi pertemuan online seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Discord memiliki fitur peredam bising bawaan. Dengan ini, Anda seharusnya dapat menekan sebagian besar kebisingan latar belakang tanpa memerlukan aplikasi tambahan.

Krisp adalah salah satu aplikasi penekan kebisingan yang paling populer. Ini mengurangi kebisingan latar belakang dan meningkatkan audio yang Anda dengar dengan memfilter kebisingan latar belakang dari peserta rapat lainnya. Krisp mudah diatur di sebagian besar perangkat dan terintegrasi dengan mulus dengan sebagian besar perangkat lunak rapat.

Noise Blocker adalah aplikasi luar biasa lainnya untuk meredam kebisingan. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan intensitas dan ambang batas pengurangan kebisingan, yang sempurna jika Anda lebih memilih untuk tetap berada dalam kebisingan sekitar. Satu-satunya kelemahan adalah Noise Blocker hanya tersedia untuk Windows 10 ke atas.

Otomatiskan Catatan Rapat Anda

Merekam bagian rapat atau mencatat detail penting selama panggilan bisa membosankan. Anda mungkin juga melewatkan diskusi saat membuat catatan. Berikut adalah beberapa aplikasi yang bisa outsourcing pembuatan catatan Anda dengan AI, sehingga memungkinkan Anda untuk hadir sepenuhnya dalam rapat Anda:

Selain fitur penekan derau terbaiknya, Krisp juga dapat memberikan transkripsi rapat yang sangat baik. Jika Anda sudah menyiapkan Krisp untuk audio, Krisp secara otomatis membuat transkrip dan catatan rapat serta meringkas panggilan untuk Anda.

Meskipun Magical menyertakan kalender rapat, tidak hanya itu saja. Magical dapat bergabung dengan panggilan Anda sebagai asisten virtual yang membuat catatan dan membantu membuat agenda berdasarkan rapat sebelumnya. AI Notetaker mentranskripsi panggilan secara real-time dan dengan cepat menghasilkan ringkasan rapat dan langkah selanjutnya.

Dengan kekuatan AI, Supernormal dapat merekam dan menyalin rapat sehingga Anda dapat fokus pada percakapan. Itu dapat menghasilkan catatan terperinci, menyoroti keputusan penting, dan mendokumentasikan item tindakan yang dibahas selama rapat.

Maksimalkan Pertemuan Anda

Alat yang disebutkan di atas dapat meningkatkan efisiensi rapat Anda secara signifikan. Dengan menggunakan aplikasi dan alat yang sesuai, Anda akan melihat bahwa membuat alur kerja dan lingkungan rapat yang memenuhi kebutuhan Anda relatif mudah. Lagi pula, apa pun yang Anda butuhkan, ada aplikasi untuk itu!

Aplikasi ini mungkin dapat menghapus pemblokiran terkait perangkat lunak, tetapi Anda juga harus mempertimbangkan cara memanfaatkan panggilan ini dengan menciptakan lingkungan yang mendukung untuk diskusi.