Butuh waktu istirahat? Berikut cara menulis email permintaan liburan profesional yang akan disetujui.
Mendapatkan persetujuan waktu liburan itu sulit. Tetapi email permintaan liburan yang solid dapat membantu Anda mendapatkan waktu istirahat yang sangat dibutuhkan. Email permintaan liburan profesional mengharuskan Anda untuk meneliti kebijakan liburan perusahaan sebelumnya.
Anda juga harus menuliskan semua informasi yang diperlukan, termasuk tanggal cuti, strategi Anda, dan cara kontak sekunder lainnya. Berikut adalah panduan mendetail untuk menulis email permintaan liburan profesional, beserta template untuk membantu Anda memulai.
Yang Harus Dilakukan Sebelum Menulis Email Permintaan Liburan
Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda lakukan sebelum menulis email permintaan liburan:
Teliti Kebijakan Liburan Perusahaan
Perusahaan yang berbeda memiliki prosedur dan pedoman yang berbeda terkait permintaan liburan. Mematuhi standar ini sangat penting jika Anda ingin permintaan liburan Anda disetujui. Jadi, Anda harus meneliti kebijakan liburan perusahaan Anda sebelumnya.
Ini akan memberi tahu Anda seberapa dini Anda perlu memberikan pemberitahuan saat melamar hari libur. Ini juga akan membantu Anda mengetahui jumlah hari liburan yang berhak Anda dapatkan berdasarkan keadaan Anda.
Konsultasikan dengan Rekan Kerja Anda
Sangat penting untuk berbicara dengan rekan kerja Anda sebelum melamar liburan. Ngobrol tentang ketersediaan mereka selama hari-hari Anda akan pergi untuk mencegah potensi kemacetan dalam alur kerja.
Sebaiknya juga mengobrol tentang kebijakan perusahaan dan sikap manajemen terhadap permintaan liburan. Siapa tahu, rekan kerja dengan pengalaman sebelumnya yang menyusun permintaan liburan mungkin dapat membantu Anda menulis permohonan yang menang.
Sebutkan Secara Santai Terlebih Dahulu
Bukan ide yang baik untuk membutakan atasan Anda dengan email yang meminta cuti. Jadi, pertimbangkan untuk menyebutkan rencana Anda kepada mereka dengan santai sebelumnya.
Ini bisa langsung atau lebih halus, tergantung pada gaya komunikasi yang disukai atasan Anda. Mengetahui hal-hal kecil seperti ini tentang atasan Anda sangat penting jika Anda menginginkannya meningkatkan hubungan Anda dengan atasan Anda.
Dengan santai menyebutkan rencana Anda untuk pergi berlibur, atasan Anda akan memiliki waktu untuk menyesuaikan alur kerja. Mereka juga dapat menjadwalkan shift tambahan untuk menggantikan ketidakhadiran Anda jika diperlukan.
Cara Menulis Email Permintaan Liburan Profesional
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menulis email profesional yang meminta waktu liburan:
1. Mulailah Dengan Baris Subjek yang Tepat
Pilih baris subjek yang jelas dan ringkas untuk email Anda. Tujuan baris subjek adalah untuk menyampaikan maksud email Anda, yang dalam hal ini adalah untuk meminta waktu liburan. Jadi, Anda dapat menggunakan sesuatu seperti "Permintaan Hari Liburan" atau "Permintaan Liburan". Dengan cara ini, atasan Anda akan mengetahui sekilas tentang email Anda.
2. Langsung ke Intinya
Anda harus langsung ke intinya saat menulis beberapa baris pertama email permintaan liburan Anda. Tulis dengan sopan dan beri tahu atasan Anda bahwa Anda perlu waktu liburan.
Meskipun Anda tidak diharuskan untuk mengungkapkan alasan Anda meminta cuti, Anda dapat menuliskannya jika Anda memiliki hubungan dekat dengan atasan Anda. Tetapi jika Anda hanya memberikan pemberitahuan singkat kepada atasan Anda, sebaiknya ungkapkan keadaan Anda terlepas dari seberapa dekat Anda dengan atasan Anda.
3. Jangan Lupa Tanggalnya
Selanjutnya, Anda harus memasukkan tanggal pasti Anda akan libur kerja. Jika Anda menyebutkan tanggal liburan Anda di baris subjek, periksa kembali untuk memastikan tanggal tersebut sesuai dengan tanggal di badan email. Jika perusahaan Anda memiliki kebijakan cuti berbayar, pastikan untuk menyebutkan berapa jam Anda akan cuti.
4. Detail Strategi Anda
Di bagian strategi email Anda, Anda akan memberi tahu atasan Anda bagaimana pekerjaan Anda akan ditangani saat Anda pergi. Anda harus memberi tahu proyek apa yang sedang Anda kerjakan dan tanggung jawab apa yang diperlukan proyek ini.
Sebaiknya buat daftar semua tugas yang sedang Anda kerjakan pada saat membuat draf email. Kemudian, sebutkan tugas mana yang bisa dan tidak bisa Anda selesaikan sebelum waktu istirahat yang Anda minta.
Selain itu, beri tahu mereka tugas apa yang akan Anda delegasikan dan tenggat waktu mereka selama Anda tidak ada. Informasi ini harus menyertakan nama dan detail kontak kolega atau tim yang akan menangani tanggung jawab Anda.
Putus dari pekerjaan sebelum liburan adalah ide yang bagus. Namun jika Anda ingin organisasi Anda dapat menghubungi Anda selama waktu liburan, pertimbangkan untuk menyertakan bagian tentang mode kontak pilihan Anda.
Cantumkan waktu di mana Anda akan tersedia dalam mode kontak ini. Jika mau, Anda juga dapat menyertakan nomor darurat jika perusahaan perlu menghubungi selama jam-jam ketika Anda tidak tersedia pada mode kontak pilihan Anda.
6. Sampaikan Terima Kasih dan Keterbukaan Anda untuk Setiap Pertanyaan
Merupakan kesopanan umum untuk mengakhiri email dengan memberi tahu atasan Anda bahwa Anda terbuka untuk pertanyaan apa pun. Untuk memfasilitasi ini, Anda dapat menambahkan kontak kantor pilihan Anda, seperti email kantor Anda. Anda bahkan dapat memberi tahu atasan Anda bahwa Anda siap untuk mengobrol tatap muka jika perlu.
Saat mengakhiri email permintaan liburan, jangan lupa untuk berterima kasih kepada atasan Anda karena telah meluangkan waktunya untuk Anda. Ucapan “Terima kasih” yang sederhana. akan cukup.
Templat Email Permintaan Liburan
Berikut adalah beberapa template email permintaan liburan untuk membantu Anda memulai permohonan Anda sendiri:
Templat 1:
Perihal: [Nama Anda] Permintaan Liburan
[Nama Bos] yang terhormat,
Semoga email ini menemukan Anda dengan baik.
Saya ingin meminta waktu liburan dari [masukkan tanggal] hingga [masukkan tanggal]. Saya akan menyelesaikan semua proyek saya sebelum tanggal mulai dari waktu liburan yang diminta. Selain itu, [masukkan nama rekan kerja] telah setuju untuk mengambil pekerjaan saya selama saya tidak ada.
Untuk kontak darurat selama liburan saya, Anda dapat menghubungi saya di nomor ponsel saya [masukkan nomor telepon]. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya menggunakan email kantor saya: [masukkan alamat email].
Terima kasih atas waktu Anda.
[Namamu]
Baca selengkapnya
Templat 2:
Subject: [Nama Anda] Email Permintaan Waktu Liburan
[Nama Bos] yang terhormat,
Salam untuk hari ini!
Saya mengirim email untuk meminta waktu liburan dari [masukkan tanggal] hingga [masukkan tanggal]. Saya butuh waktu istirahat ini karena [masukkan alasan]. Saya telah menugaskan proyek dan tugas saya yang tertunda ke [masukkan nama rekan kerja], yang telah setuju untuk mengerjakan proyek saya selama saya tidak ada.
Tim saya juga setuju untuk menutupi pekerjaan saya selama hari-hari liburan saya. Saya tidak dapat dihubungi selama waktu istirahat ini, tetapi jika Anda sangat membutuhkan saya, Anda dapat menghubungi saya di [masukkan nomor telepon].
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, Anda dapat menghubungi saya di [masukkan alamat email].
Terima kasih atas waktu Anda.
[Namamu]
Baca selengkapnya
Templat 3:
Perihal: [Nama Anda] Meminta Libur Liburan dari [Tanggal] hingga [Tanggal]
[Nama Bos] yang terhormat,
Semoga kamu baik-baik saja.
Seperti yang telah kita diskusikan sebelumnya, saya ingin meminta cuti liburan dari [masukkan tanggal] ke [masukkan tanggal]. Saya akan menyelesaikan proyek saya setelah saya kembali dari liburan. Sementara itu, tim saya telah setuju untuk mengambil pekerjaan saya selama ketidakhadiran saya.
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang permintaan saya, silakan email saya di [insert email]. Jika Anda perlu menghubungi saya saat saya pergi, Anda dapat menghubungi saya di nomor ponsel saya [masukkan nomor telepon].
Menantikan tanggapan Anda dalam beberapa hari ke depan.
Terima kasih atas waktu Anda.
[Namamu]
Baca selengkapnya
Meminta Waktu Liburan Seharusnya Tidak Menjadi Tantangan
Untuk memastikan permintaan liburan Anda diterima, pastikan untuk meneliti kebijakan cuti perusahaan Anda. Saat menulis email, pertahankan poin dan detail bagaimana pekerjaan Anda akan ditangani saat Anda tidak ada.
Juga, beri tahu atasan Anda bagaimana mereka dapat menghubungi Anda jika terjadi keadaan darurat. Ada baiknya juga untuk memberi tahu atasan Anda sebelum mengirim email permintaan liburan. Ini akan mencegah mereka dari melihat buta atau secara tidak sengaja mengabaikan email.
