Cara Memilih Alat Manajemen Proyek yang Tepat

Jika Anda sedang mengerjakan sesuatu yang penting dengan tim kecil atau proyek pribadi, penting untuk tetap berada di atas segalanya dan mengatur alur kerja Anda. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan berinvestasi dalam alat manajemen proyek. Menggunakan perangkat lunak khusus dapat membantu merampingkan alur kerja Anda dan mengatur semua bagian yang bergerak tersebut.

Namun, dengan begitu banyak pilihan di luar sana, bagaimana Anda memilih yang tepat? Langkah pertama adalah mengetahui fitur dan aspek apa yang harus dicari. Fokus pada apa yang benar-benar penting bagi Anda dan tim Anda. Pikirkan tentang fungsionalitas, fleksibilitas, antarmuka, keamanan, dan dukungan.

1. Fitur dan Fungsionalitas

Sebelum mencari alat manajemen proyek, Anda harus mengetahui fitur yang akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan secara efisien. Tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan sebelum bergerak maju. Misalnya, apakah Anda akan bekerja sendiri atau dengan tim? Jika yang terakhir, berapa ukuran dan ruang lingkup tim Anda? Alat apa yang Anda butuhkan, dan apa yang dapat Anda lakukan tanpanya?

Secara umum, Anda akan menginginkan opsi untuk membuat tugas, pencapaian, jadwal, dan garis waktu agar semua orang tetap pada jalurnya. Semakin dapat disesuaikan dan fleksibel alat ini, semakin baik. Beberapa alat memungkinkan Anda mengatur tugas berulang, dependensi, dan pemberitahuan agar proyek tetap berjalan secara efisien.

Alat-alat tertentu lebih fleksibel daripada yang lain. Misalnya, Anda bisa gunakan ClickUp sebagai alat untuk produktivitas pribadi maupun untuk tim kecil. Jadi, langkah pertama adalah menilai kebutuhan alur kerja Anda dan kemudian memilih alat yang paling sesuai.

2. Antarmuka yang Sebenarnya Akan Anda Gunakan

Banyak alat manajemen proyek sangat serbaguna dan dapat beradaptasi dengan situasi yang berbeda. Misalnya, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan dengan Notion, seperti membuat catatan, membuat daftar tugas, atau bahkan membuat CRM khusus. Meskipun ini mungkin salah satu alat terbaik untuk produktivitas, beberapa mungkin lebih suka sesuatu yang lebih sederhana yang dapat mereka gunakan dengan cepat.

Jika demikian, cari desain sederhana dan intuitif yang mudah dinavigasi dengan beberapa klik. Fitur harus mudah diakses dan tidak terkubur di bawah lapisan menu. Poin peluru, daftar bernomor, dan banyak ruang putih membuat instruksi dan informasi mudah dipindai.

Aplikasi ini juga harus menampilkan dasbor yang memberikan ikhtisar sekilas tentang tugas, jadwal, dan pemberitahuan untuk membantu Anda tetap di atas segalanya secara efisien. Ingat, Anda akan menggunakan alat ini hampir setiap hari, jadi temukan sesuatu yang benar-benar Anda sukai.

3. Opsi Personalisasi

Alat yang ideal harus memberi Anda kendali penuh atas fitur dan tampilan mana yang terlihat oleh Anda atau tim Anda. Beberapa dari Anda mungkin memerlukan papan Kanban sederhana dan daftar tugas, sementara yang lain lebih memilih bagan, grafik, dan pelacak waktu untuk membantu memvisualisasikan semua data tersebut. Apa pun itu, bagian harus dapat disesuaikan dan mudah diaktifkan atau dinonaktifkan.

Anda juga harus dapat menambahkan bidang, tampilan, dan filter khusus untuk melacak kemajuan yang benar-benar penting. Misalnya, Anda mungkin ingin menandai tugas tertentu dengan nama klien atau tingkat prioritas. Demikian pula, Anda mungkin menginginkan tampilan kustom yang hanya menampilkan tugas prioritas tinggi yang ditetapkan ke tim Anda.

4. Kolaborasi dan Komunikasi

Kolaborasi adalah kunci untuk setiap alat manajemen proyek yang baik. Anda menginginkan sesuatu yang memungkinkan Anda bekerja dengan mudah dengan anggota tim dan klien, sehingga semua orang dapat melacak kemajuan dan tetap mendapat informasi. Pastikan Anda dapat menambahkan pengguna dan menentukan tingkat akses mereka.

Anda harus dapat menambahkan admin, anggota tim dengan izin berbeda, dan klien dengan akses terbatas. Menetapkan tugas dan tenggat waktu juga harus sederhana. Saat tugas ditetapkan, penerima tugas harus segera diberi tahu melalui pemberitahuan. Selain itu, anggota tim harus dapat mengomentari tugas, berbagi pembaruan, mengajukan pertanyaan, dan berbagi file dengan mudah.

5. Fleksibilitas

Alat manajemen proyek yang baik adalah yang menyesuaikan dengan kebutuhan Anda saat proyek Anda tumbuh dalam cakupan, kompleksitas, dan data. Alat tersebut harus dapat menangani peningkatan data dan kompleksitas ini tanpa mengorbankan kinerja atau kolaborasi.

Saat Anda memperluas proyek lebih jauh, pada akhirnya Anda akan membutuhkan lebih banyak alat untuk menangani semua proses. Karena itu, penting agar alat tersebut dapat berintegrasi dengan baik dengan perangkat lunak lain seperti aplikasi berbagi file, layanan email, dan alat bisnis.

6. Aksesibilitas Seluler

Jika anggota tertentu dari tim Anda bekerja dari jarak jauh dan tidak selalu memiliki akses ke ruang kerja khusus, aplikasi seluler dapat membantu mereka tetap terhubung hampir dari mana saja. Periksa apakah alat tersebut memiliki aplikasi iOS atau Android khusus dan apakah fitur tersebut dibawa dari pengalaman desktop lengkap.

Minimal, pengguna harus dapat menanggapi komentar, memeriksa tugas yang diberikan, dan mengikuti kemajuan proyek saat menggunakan aplikasi seluler. Ini bukan masalah akhir-akhir ini seperti beberapa di antaranya alat manajemen proyek terbaik sudah memiliki aplikasi seluler khusus yang menghadirkan pengalaman produktif.

7. Keamanan dan Privasi Data

Meskipun banyak orang mungkin mengabaikan aspek keamanan, ini penting saat Anda mempercayakan alat dengan data, dokumen, dan informasi sensitif terkait proyek. Alat enkripsi seperti Sertifikasi SSL sangat penting. Ini berarti data dan dokumen Anda dikodekan untuk mencegah akses tidak sah.

Autentikasi dua faktor juga penting, tidak hanya membutuhkan kata sandi, tetapi juga kode yang dikirimkan ke ponsel Anda atau aplikasi autentikasi. Ini mempersulit peretas untuk mengakses akun Anda.

Terakhir, cari alat pencadangan dan pemulihan data. Ada kemungkinan server software bisa down atau menjadi korban serangan cyber. Pencadangan otomatis reguler dan rencana untuk membuat dan menjalankan kembali data Anda sangat penting dalam situasi tersebut.

8. Harga dan Paket

Banyak alat manajemen proyek yang bebas digunakan, tetapi sebagian besar memiliki fitur yang dikunci di balik langganan. Anda mungkin dapat menggunakan alat tertentu secara gratis, tetapi Anda akan mendapatkan akses terbatas ke jumlah orang yang dapat Anda tambahkan di dalamnya.

Pastikan alat yang Anda gunakan memiliki harga yang wajar sehingga sesuai dengan anggaran proyek Anda. Sambil memperhitungkan harganya, periksa ulasan online untuk melihat apakah dukungan pelanggan bagus. Anda ingin akses mudah untuk mengobrol, menelepon, atau mengirim email ke perusahaan jika terjadi kesalahan.

Alat manajemen proyek sangat penting untuk bisnis atau orang yang ingin membangun sesuatu dengan potensi pertumbuhan di masa depan. Ini mungkin tidak begitu penting bagi freelancer independen, tetapi masih banyak membantu dalam merampingkan alur kerja dan memastikan Anda tidak melewatkan tenggat waktu.

Bagian terbaiknya adalah banyak dari alat ini lebih dari sekadar perangkat lunak manajemen proyek. Anda dapat menggunakannya untuk membuat catatan, membuat peta jalan, atau bahkan sebagai kalender kerja. Fungsionalitas all-in-one ini menjadikannya nilai yang bagus jika Anda dapat menemukan kasus penggunaan yang tepat untuk setiap fitur.