10 Frasa Pasif-Agresif yang Harus Dihindari di Tempat Kerja Digital

Kurangnya isyarat non-verbal dalam komunikasi online membuat penyampaian pesan menjadi sulit. Anda harus memilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Membuang-buang jargon dan slang tanpa mempertimbangkan pihak lain mungkin akan menimbulkan kesan yang salah.

Anda tidak dapat memprediksi bagaimana orang melihat Anda di tempat kerja digital. Namun, menghindari frasa pasif-agresif ini mencegah risiko rekan kerja salah menafsirkan pesan Anda.

1. "Dicatat"

"Dicatat" adalah respons cepat dan nyaman yang sering digunakan orang dalam percakapan kerja online. Itu seharusnya mengakui pesan, tetapi ironisnya, singkatnya menyiratkan kurangnya keterlibatan. Tanggapan generik, satu kata tidak dipikirkan dan meremehkan.

Alih-alih mengirim tanggapan singkat tanpa berpikir, libatkan pengirim dengan mengajukan pertanyaan, membuat klarifikasi, atau merangkum pesan mereka. Tunjukkan bahwa Anda sepenuhnya memahami mereka. Kolega Anda akan menghargai upaya ekstra yang Anda lakukan dalam pesan Anda.

2. “Saya Belum Mendengar Dari Anda”

Memulai email tindak lanjut dengan "Saya belum mendengar kabar dari Anda" sangatlah mudah dan nyaman, tetapi kedengarannya tidak sopan. Penerima jarang merespons dengan baik pembukaan yang memicu rasa bersalah. Mereka mungkin mengira Anda membuat mereka merasa tidak enak karena mengabaikan pesan Anda sebelumnya.

Mengeksplorasi cara proaktif namun sopan untuk meminta tindak lanjut alih-alih menuntut balasan segera. Perhatikan bahwa rekan kerja Anda memiliki banyak hal yang terjadi dalam kehidupan pribadi dan profesional mereka—Anda harus menghormati batasan mereka.

Tentukan apakah Anda memerlukan respons pihak lain untuk mengikuti proyek yang sensitif terhadap waktu. Bersikaplah sopan tetapi jangan bertele-tele.

3. “Saya Pikir Anda Tahu”

Ungkapan "Saya pikir Anda tahu [topik] itu" terdengar merendahkan dan mengalihkan kesalahan pada penerima. Mereka bahkan mungkin tersinggung, tergantung pada percakapannya. Ini menyiratkan Anda memenuhi tanggung jawab Anda, tetapi pihak lain mengabaikan tanggung jawab mereka. Jangan pernah melontarkan tuduhan ini di tempat kerja digital.

Pendekatan yang lebih baik adalah mengklarifikasi kesalahpahaman secara langsung—tidak peduli siapa yang salah atau benar. Bekerja sama untuk memecahkan masalah dengan kolega Anda. Jika Anda memiliki keluhan tentang mereka, pergi melalui saluran yang tepat alih-alih berdebat melalui email.

4. "Terima kasih sebelumnya"

Mengatakan, "Terima kasih sebelumnya" tidak selalu terdengar menyenangkan—itu juga terkesan manipulatif dan menuntut. Penerima mungkin merasa dipaksa untuk menerima permintaan Anda. Ungkapan ini menciptakan rasa tekanan yang dibuat-buat yang bisa membuat mereka tidak nyaman.

Hindari menyiratkan asumsi saat menunjukkan rasa terima kasih. Ucapkan terima kasih kepada penerima karena telah membaca pesan Anda dan mempertimbangkan permintaan Anda, tetapi jangan berbicara seolah-olah mereka sudah setuju dengan Anda.

Atau lebih baik lagi, cari yang proaktif cara untuk mengakhiri email. Anda dapat meringkas sorotan pesan Anda, menyisipkan frasa ajakan bertindak (CTA) yang halus, atau menunjukkan cara terbaik bagi pembaca untuk menghubungi Anda. Hilangkan kalimat penutup umum yang tidak jelas dari email Anda.

5. “CC'Ing [My Boss] untuk Referensi/Visibilitas”

Tiba-tiba mengatakan "CC'ing [bos] untuk referensi atau visibilitas" selama diskusi yang rumit menyiratkan bahwa Anda tidak mempercayai kolega Anda. Mereka akan mengira Anda melepaskan diri dengan menyerahkan tanggung jawab kepada atasan Anda. Ini menunjukkan profesionalisme yang buruk di pihak Anda.

Libatkan atasan Anda hanya jika diperlukan. Menyebutnya dengan tergesa-gesa di setiap utas pesan panas akan merusak Anda hubungan kerja dengan pengawas dan kolega. Anda harus belajar untuk berkolaborasi dengan orang lain dan mengambil kepemilikan atas keputusan Anda.

6. “Seperti yang Anda Tidak Ragu-ragu Sadar”

Melontarkan pukulan seperti, "Seperti yang pasti Anda sadari [subjek]" selama percakapan terdengar arogan dan merendahkan. Mereka mempertanyakan kredibilitas pihak lain dan mengejek keahlian mereka. Mengucapkan frasa ini hanya berkontribusi pada kebencian di tempat kerja, meminimalkan kemungkinan proyek di masa depan.

Rekan kerja Anda tidak akan mau bekerja dengan Anda lagi. Selalu gunakan bahasa yang sopan di tempat kerja digital. Sebutkan catatan dan pengingat yang diperlukan tanpa membuat penerima merasa tidak enak karena mengabaikannya.

7. “Melampirkan Ulang [File] untuk Kenyamanan Anda”

Mengatakan "Menyambungkan kembali [file] untuk kenyamanan Anda" adalah cara pasif-agresif untuk menampilkan dokumen yang dikirim sebelumnya. Meskipun tampak sopan, ada nada cemas dan tidak nyaman. Ungkapan tersebut membuat penerima merasa bersalah untuk merespons karena Anda seharusnya mengupload file lama.

Hindari frasa yang memicu rasa bersalah seperti ini dalam tindak lanjut. Unggah saja lampiran yang hilang atau terlewatkan—jangan secara halus menuduh pihak lain mengabaikan pesan Anda.

8. “Tidak Yakin Apakah Anda Melihat Email Terakhir Saya”

Baris “Tidak yakin apakah Anda melihat email terakhir saya” menyiratkan bahwa penerima sering mengabaikan email kantor yang penting. Itu menuduh mereka lalai dan menuntut tanggapan segera. Bergantung pada konteksnya, mereka bahkan mungkin menganggapnya sebagai serangan pribadi terhadap etos kerja mereka.

Membuat utas adalah cara yang lebih sopan untuk mereferensikan pesan sebelumnya. Balas email atau pesan obrolan yang Anda rujuk, rekap poin-poin utamanya, lalu sarankan rencana tindakan. Bimbing penerima daripada hanya menyalahkan dan menggurui mereka.

Tetap produktif dengan membuat rutinitas manajemen kotak masuk yang sistematis. Memeriksa secara instan setiap email yang Anda terima mengganggu produktivitas, tetapi menunda tanggapan akan menyebabkan kemacetan alur kerja.

9. “Untuk Memastikan Kita Berada di Halaman yang Sama”

Melemparkan kalimat "untuk memastikan kita berada di halaman yang sama" selama diskusi panas bisa membuat Anda terdengar merendahkan. Itu tidak menambah nilai argumen dan hanya memprovokasi pihak lain. Mereka bahkan mungkin berpikir buruk tentang Anda karena sembarangan melontarkan satu kalimat umum alih-alih menyatakan pendapat Anda dengan benar.

Bertujuan untuk mendorong diskusi yang sehat dan konstruktif dengan kolega Anda. Perlakukan mereka secara setara, pertimbangkan pendapat mereka, dan koreksi bila perlu alih-alih menolak ide mereka. Jika tidak, pertengkaran dapat meningkat menjadi kepahitan dan kebencian di tempat kerja.

10. “Jika Itu Yang Ingin Anda Lakukan”

Mengatakan, “Jika itu yang ingin Anda lakukan, maka [tindakan]” merusak nilai kolaborasi di tempat kerja digital. Ini memprioritaskan kebanggaan atas pertumbuhan tim. Frasa ini menyiratkan bahwa Anda tidak setuju dengan pihak lain tetapi lebih suka mereka melakukan kesalahan daripada membuang waktu untuk bertukar pikiran. Kolega Anda mungkin membenci Anda karena tidak menghormati mereka.

Kunci komunikasi yang sopan namun terbuka adalah dialog yang dimoderasi. Selenggarakan rapat tempat Anda dan rekan satu tim menyampaikan ide, berbagi kritik membangun, dan memperdebatkan sudut pandang yang berbeda. Pastikan penyelia yang tidak memihak memediasi panggilan ini.

Berhenti Menggunakan Frasa Kasar, Pasif-Agresif

Kesadaran dan kehati-hatian akan membantu Anda memperbaiki kebiasaan komunikasi yang buruk. Baca draf Anda beberapa kali dan terus cari cara untuk mengungkapkan pernyataan kompleks dengan lebih baik. Selalu pertimbangkan bagaimana pesan muncul sebelum mengirimkannya.

Dan selain frasa pasif-agresif, periksa pesan kerja lama Anda untuk kesalahan lain yang membuat Anda terdengar tidak profesional. Lihat apakah Anda secara tidak sadar menggunakan baris subjek berisi spam, bahasa yang tidak jelas, dan pernyataan penutup umum.