10 Cara Lebih Baik untuk Meminta Tindak Lanjut Daripada Mengatakan "Saya Belum Mendengar Dari Anda"

Orang sering memulai email tindak lanjut dengan kalimat pembuka yang sama: "Saya belum mendengar kabar dari Anda." Meskipun lugas, itu juga terlihat kasar. Anda harus hati-hati memilih ungkapan Anda untuk menyampaikan nada tegas namun sopan saat mengirim email kantor.

Penerima kemungkinan menerima banyak pesan yang dimulai dengan "Saya belum dari Anda", jadi coba gunakan kalimat pembuka lainnya. Berikut adalah beberapa cara profesional dan ramah-kerja untuk meminta tindak lanjut.

1. “Hanya Menindaklanjuti jika Anda Memiliki Kesempatan untuk [Masukkan Permintaan Sebelumnya]”

“Hanya menindaklanjuti jika Anda memiliki kesempatan untuk [meminta]” adalah pesan tindak lanjut yang sederhana namun proaktif. Ini mendorong respons cepat tanpa terdengar pasif-agresif. Penerima lebih suka dorongan lembut dan referensi halus untuk permintaan sebelumnya lebih baik daripada pembukaan yang menimbulkan rasa bersalah.

Selain itu, baris ini menyiratkan bahwa respons yang tertunda tidak disengaja. Pendekatan empati membangun hubungan baik—Anda lebih cenderung membangkitkan reaksi positif jika Anda mempertimbangkan situasi pihak lain.

Ambil email di bawah ini sebagai contoh. Pengirim menghindari nada penjualan-y dengan mengajukan pertanyaan yang penuh perhatian namun proaktif sebelum memasukkan ajakan bertindak (CTA) singkat.

2. “Senang Melihat Anda di [Acara atau Gathering]”

Kalimat “Senang melihat Anda di [acara atau pertemuan]” adalah pemecah kebekuan yang nyaman. Ini menetapkan bahwa Anda telah bertemu langsung dengan penerima dan mengingat momen bersama. Orang memprioritaskan email dari orang yang mereka kenal daripada orang asing.

Mereferensikan percakapan sebelumnya juga membantu Anda beralih ke penawaran atau penawaran apa pun tanpa terdengar penjualan-y. Menjatuhkan CTA secara tiba-tiba hanya akan menjauhkan pembaca. Untuk mendapatkan tanggapan yang baik, bangun hubungan profesional dan dapatkan kepercayaan pihak lain terlebih dahulu.

Jaringan lebih dari sekadar mengirim undangan LinkedIn. Gunakan efektif tips jaringan untuk kemajuan karir, seperti membangun kehadiran online dan menentukan tujuan yang jelas.

3. “Hanya Membenturkan Pesan Ini ke Bagian Atas Kotak Masuk Anda”

Ucapkan, "Tampilkan saja pesan ini ke bagian atas kotak masuk Anda" untuk pembukaan yang ringan namun mendesak. Ini menekankan pentingnya respons yang cepat tanpa membuat Anda terlihat tidak sabar. Penerima akan menghargai pertimbangan Anda atas kotak masuk mereka yang sibuk.

Menggunakan baris ini juga menghemat kerumitan mengirim ulang pesan. Pastikan Anda membalas utas yang benar sehingga penerima dapat dengan cepat mereferensikan bagian percakapan sebelumnya.

4. “Kotak Masuk Anda Harus Dimuat Sekarang. Apakah Anda Lebih Suka Mendiskusikan [Insert Matter] Melalui Panggilan Cepat?”

Tindak lanjut pada topik yang lebih kompleks memerlukan rencana tindakan khusus. Alih-alih hanya mengirimkan pesan lain, sarankan solusi yang jelas dan lugas untuk mencapai tujuan bersama. Katakanlah Anda sedang mengajukan proyek penting. Anda dapat mempercepat prosesnya dengan mengatakan, “Kotak masuk Anda harus dimuat sekarang. Apakah Anda lebih suka mendiskusikan [masalah] melalui telepon singkat?” Itu langsung dan proaktif tetapi penuh hormat.

Menggunakan aplikasi penjadwalan rapat seperti Calendly atau Rally saat menentukan waktu dan tanggal panggilan Anda. Mereka menghilangkan email bolak-balik yang tidak perlu dalam pemesanan janji temu.

5. “Hanya Mengirim Pengingat Lembut Tentang [Sisipkan Tugas] Karena Sensitif Waktu”

Kendalikan percakapan dengan mengatakan, "Hanya mengirimkan pengingat lembut tentang [tugas] karena waktunya sensitif." Ini adalah pembukaan yang berwibawa namun penuh hormat yang menarik perhatian pembaca. Dan dengan menjelaskan urgensi situasinya, mereka akan lebih memahami mengapa Anda mengirimkan tindak lanjut.

Gunakan baris ini dengan hemat—terus mengomel dan micromanaging tim Anda menghambat produktivitas.

6. “Maaf atas Ketidaknyamanannya, tapi [Masukkan Permintaan]”

Baris “Maaf atas ketidaknyamanan ini, tapi [permintaan].” adalah pembukaan yang lemah lembut dan sopan untuk tindak lanjut. Gunakan saat meminta bantuan atau bantuan. Penerima mungkin mengabaikan Anda sama sekali jika email Anda hanya membombardir mereka dengan permintaan.

Meskipun penuh hormat, kami menyarankan untuk tidak mengatakannya di awal percakapan. Orang dengan niat buruk mengambil keuntungan dari mereka yang meminta maaf secara sia-sia atau terlalu sopan. Ingat: tidak semua orang pantas mendapatkan kebaikan Anda.

7. “Hanya Ingin Memeriksa Ulang apakah [Masukkan Pertanyaan]?”

“Hanya ingin memeriksa ulang apakah [masukkan pertanyaan]?” netral. Tidak seperti pembukaan lainnya, ini tidak menganggap bahwa pembaca mengabaikan email Anda sebelumnya. Ini adalah tindak lanjut sederhana dan langsung yang memungkinkan pihak lain meminta maaf atas keterlambatan atau menjelaskan situasinya.

Kalimat pembuka yang singkat juga menghilangkan kekacauan di email Anda. Penerima sering menunda membaca dan menjawab pesan dengan pengantar yang panjang dan membosankan. Berhenti berbelit-belit, atau Anda akan kehilangan perhatian mereka.

8. “Apakah Ada Hal Lain yang Dapat Kami Bantu Dengan [Masukkan Proyek atau Tugas] untuk Menggulirkan Bola?”

Anda dapat mengatakan, "Apakah ada hal lain yang dapat kami bantu dengan [menyisipkan proyek atau tugas] untuk membuat bola bergulir?" untuk lemparan langsung yang lebih agresif. Ini memberi tahu penerima bahwa Anda siap untuk menyegel kesepakatan kapan saja. Mempertimbangkan nada penjualannya, gunakan hanya pada mereka yang sudah tertarik berbisnis dengan Anda.

9. “Saya Ingin Bertanya Apakah Anda Masih Tertarik dengan [Masukkan Penawaran] dan Periksa Ulang Sebelum Menyelesaikan Semuanya di Pihak Kami”

“Saya ingin bertanya apakah Anda masih tertarik dengan [penawaran] dan memeriksa ulang dengan Anda sebelum menyelesaikan semuanya di pihak kami.” Ini adalah cara yang proaktif namun sopan untuk menutup transaksi. Bagian pertama meminta konfirmasi langsung. Ini menyiratkan bahwa Anda menjangkau karena penerima tertarik dengan penawaran Anda.

Sedangkan pernyataan kedua menunjukkan pola pikir customer-centric. Terlepas dari sifat transaksi Anda, mitra bisnis lebih cenderung bereaksi positif jika Anda memprioritaskan kebutuhan mereka.

Sederhanakan proses penutupan dengan program perangkat lunak manajemen kontrak. Itu membuat salinan digital aman dari perjanjian Anda yang dapat ditandatangani semua pihak.

10. “Hanya Menabrak Pesan Ini Jika Terselip Melalui Jaring”

Mengatakan ungkapan "hanya menabrak pesan ini jika lolos dari jaring" terdengar mudah didekati. Ini mengirimkan pengingat lembut sambil mempertahankan nada positif. Pihak lain tidak akan merasa malu dengan tanggapan mereka yang terlalu cepat, sehingga memupuk hubungan yang kolaboratif dan pengertian.

Yang mengatakan, pilih idiom Anda dengan hati-hati. Meskipun menambahkan warna pada percakapan, frasa yang tidak biasa menimbulkan kesalahpahaman. Hanya gunakan satu setiap beberapa pesan dan pastikan bahwa pembaca akan memahaminya berdasarkan konteks.

Kirim Email Tindak Lanjut yang Sopan dan Profesional

Tidak ada template satu ukuran untuk semua untuk komunikasi kerja, jadi sesuaikan baris pembuka di atas. Nada keseluruhan Anda akan bergantung pada sifat percakapan Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan frasa santai dengan rekan kerja, tetapi email kantor yang serius memerlukan bahasa formal.

Dan jangan berhenti mengedit di baris pembuka. Email Anda harus memiliki pengantar yang solid, isi yang menarik, dan kalimat penutup yang kuat untuk meninggalkan kesan yang solid. Jika tidak, penerima mungkin tidak menganggap Anda serius. Edit draf Anda beberapa kali untuk masalah yang membuat Anda terlihat tidak profesional, misalnya kesalahan ketik, kesalahan, dan lampiran yang tidak perlu.