7 Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Platform Konferensi Video

Platform konferensi video telah menjadi landasan kerja jarak jauh, seminar jarak jauh, kelas online, dan banyak lembaga fundamental lainnya. Namun, memilih aplikasi yang ingin Anda gunakan untuk klien, kelas, atau bisnis Anda bisa jadi sulit. Ada banyak opsi, masing-masing dengan kekuatan dan kelemahan pembatalan yang berbeda.

Meskipun platform konferensi video ini mungkin berbeda, Anda harus selalu memperhatikan kebutuhan Anda secara menyeluruh. Pikirkan jangka pendek dan jangka panjang, lalu pertimbangkan ini sebagai daftar faktor penting kami.

1. Batas Maksimum Peserta

Salah satu hal terpenting untuk dipertimbangkan adalah berapa banyak orang yang dapat Anda miliki sekaligus dalam panggilan video. Tim presentasi kelompok kursus universitas mungkin tidak perlu mempertimbangkan hal seperti ini. Namun, jika Anda melakukan sesuatu seperti seminar, kelas online besar, atau mengadakan rapat di seluruh perusahaan, ini adalah faktor terpenting dalam memilih aplikasi konferensi video Anda.

Berbagai aplikasi konferensi video populer memiliki batas peserta maksimum yang lumayan besar. Misalnya, Zoom memungkinkan Anda memiliki hingga 500 orang dalam rapat pada satu waktu tertentu jika Anda membayar paket Perusahaannya. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang harga dan tingkatan pesertanya dengan membaca artikel kami di berapa biaya Zoomnya.

Namun, jangan menganggap batas peserta ini sebagai standar untuk kompetitor. Google Meet, misalnya, memiliki kapasitas maksimum 250 peserta pada paket tingkat tertingginya, dan Webex memiliki 1.000 peserta pada paket Perusahaannya.

2. Durasi Panggilan Video

Ini mungkin tidak sepenting jumlah maksimum peserta, karena Anda tidak mempertimbangkan bahwa siapa pun akan "dikecualikan" dari panggilan video Anda. Tetap saja, ini bisa mengganggu jika Anda harus memulai rapat baru setiap jam, dan itu bisa terlihat tidak profesional.

Banyak tingkatan aplikasi konferensi video gratis membatasi durasi rapat mereka pada 40 menit atau satu jam. Tetapi beberapa dapat membiarkan Anda melanjutkan lebih dari 24 jam jika itu adalah pertemuan pribadi, seperti Microsoft Teams dan Rapat Webex.

Dan jika waktu yang Anda butuhkan, dan Anda tidak keberatan dibatasi hanya untuk 25 peserta, maka aplikasi seperti Discord dapat membantu karena tidak membatasi berapa lama Anda dapat tetap melakukan panggilan video.

Either way, setelah itu bukan lagi tingkat gratis, Anda harus memiliki streaming video konstan hingga 30 jam di sebagian besar platform. Meskipun jarang membutuhkan lebih dari 30 jam, ada beberapa platform konferensi video yang dapat menawarkannya kepada Anda; Anda harus membaca lebih lanjut tentang tingkatan harga mereka sebelum melakukan.

3. Berapa harganya

Jika Anda memilih aplikasi konferensi video dengan anggaran terbatas, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah meninjau semua opsi Anda secara menyeluruh. Sementara beberapa aplikasi konferensi video hanya itu, yang lain mendaftarkan Anda dalam rangkaian fitur bisnis yang mungkin tidak Anda perlukan, tetapi Anda akan membayarnya dengan sangat mahal.

Misalnya, Slack dan Microsoft Teams akan membuat Anda membayar untuk setiap pengguna yang Anda tambahkan ke paket Anda. Anda tidak akan membutuhkannya jika Anda tidak menginginkan seluruh paket ruang kerja virtual yang disertakan dengan penawaran mereka.

Tetap saja, katakanlah Anda menginginkan semua fitur produktivitas bisnis online yang mengikuti langganan Slack dan Microsoft Teams. Melihat sekilas tabel harga mereka akan mengungkapkan bahwa Microsoft Teams lebih murah $1,49 per orang. Itu salah satunya alasan mengapa Microsoft Teams lebih baik daripada Slack.

Umumnya, jika Anda tidak yakin berapa harga untuk aplikasi yang Anda inginkan, cara yang baik untuk melakukan riset adalah mengetikkan nama produk dan "harga" di Google. Klik hasil terbaik dan paling relevan untuk menemukan tabel harganya. Lakukan hal yang sama untuk semua aplikasi yang Anda pikirkan, dan pilih salah satu yang paling sesuai dengan anggaran Anda.

4. Ketersediaan Lintas Platform yang Baik

Ini bukan masalah karena sebagian besar aplikasi konferensi video modern benar-benar lintas platform. Ambil Zoom, misalnya, ia memiliki aplikasi web, aplikasi Windows, aplikasi macOS, aplikasi Android, dan aplikasi iOS, dan ada klien Zoom di distribusi Linux.

Sebagian besar platform konferensi video arus utama juga memiliki ketersediaan lintas platform semacam ini karena itulah nilai jual yang kuat untuk aplikasi konferensi video.

Namun, beberapa orang mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan rute yang lebih informal untuk konferensi video, seperti FaceTime. FaceTime berfungsi dengan baik jika Anda tidak membutuhkan lebih dari 32 peserta. Namun, hanya Mac, iPad, dan iPhone dengan ID Apple yang dapat memulai rapat FaceTime Pengguna Android dan Windows sekarang dapat bergabung dengan rapat FaceTime.

Itu mendiskualifikasi FaceTime sebagai opsi yang baik jika Anda mempertimbangkan ketersediaan lintas platform yang sebenarnya. Anda harus mendapatkan alat konferensi video yang dapat diakses siapa saja melalui aplikasi asli, apa pun OS mereka.

5. UI dan Aksesibilitas

Sangat sulit untuk menjelaskan cara menavigasi aplikasi konferensi video. Ini menghabiskan waktu rapat, dapat membuat para tamu frustrasi, dan dapat mematikan momentum jika rapat sudah berlangsung.

Itulah mengapa Anda harus menguji coba aplikasi konferensi video di tingkat gratisnya untuk melihat apakah aplikasi tersebut mudah diketahui. Jika Anda kesulitan mematikan mikrofon, menambahkan tamu, atau menampilkan presentasi, Anda harus memilih sesuatu dengan UI yang lebih intuitif.

Fungsi aksesibilitas terpenting yang harus Anda temukan di aplikasi konferensi video adalah keterangan langsung. Mereka dapat membantu Anda menyalin audio dan membantu orang dengan gangguan pendengaran. Banyak aplikasi (seperti Zoom dan Google Meet) memilikinya sebagai fungsi bawaan gratis. Aplikasi lain (seperti Webex) menawarkannya dalam bahasa selain bahasa Inggris pada paket berbayar mereka.

6. Perekaman Layar dan Berbagi Layar

Sebagian besar rapat, kelas, dan seminar melibatkan presentasi. Dan tidak ada cara yang lebih baik untuk membagikan presentasi online selain membagikan layar Anda. Setiap platform konferensi video yang berharga memiliki fungsi berbagi layar jika Anda melihat cukup keras. Anda dapat mengujinya untuk melihat kinerjanya sebelum Anda memilih.

Di sisi lain dari koin ini adalah perekaman layar. Beberapa orang akan melewatkan pertemuan, dan mereka harus mengejar yang lain begitu mereka mendapat kesempatan. Alih-alih membuat ringkasan menit atau menyelenggarakan rapat baru sekaligus, sebagai tuan rumah, Anda dapat merekam layar dan rapat serta membagikannya dengan mereka yang tidak hadir.

Ini adalah dua fitur bagus yang harus Anda perhatikan. Meskipun Anda pikir Anda tidak membutuhkannya, kemungkinan besar Anda akan melakukannya.

7. Kualitas Video dan Audio Premium

Pada dasarnya, kualitas video dan audio Anda akan turun ke perangkat keras dan pencahayaan Anda, tetapi beberapa aplikasi konferensi video memasang paywall sebelum streaming video HD. Zoom dan Google Meet, misalnya, memungkinkan Anda streaming video dalam HD secara gratis. Namun, Webex dan Discord mengharuskan Anda membayar sejumlah dolar terlebih dahulu.

Bagaimanapun, beberapa aplikasi lebih baik daripada yang lain dalam mengoptimalkan suara dan meningkatkan visual dengan peningkatan perangkat lunak. Namun salah satu hasil video terbaik yang bisa Anda dapatkan dalam video call adalah menggunakan iPhone dengan FaceTime.

Pilih Platform Konferensi Video Terbaik yang Sesuai dengan Kebutuhan Anda

Menurut daftar ini, banyak kombinasi kebutuhan dapat menuntut aplikasi yang berbeda. Sebaiknya buat daftar prioritas Anda sendiri dan pilih aplikasi konferensi video berdasarkan fitur mana yang paling penting bagi Anda.

Terlepas dari itu, Anda dapat memulai dengan melihat-lihat aplikasi terbaik dengan pendekatan satu ukuran untuk semua fitur mereka.