10 Kesalahan yang Membuat Email Di Luar Kantor Anda Tidak Profesional

Anda akan menemukan diri Anda bekerja melawan waktu sebelum pergi cuti. Seperti kebanyakan karyawan, Anda harus mendelegasikan tugas, menyelesaikan kiriman yang tertunda, dan mengatur rapat. Semua kewajiban ini bisa memakan waktu satu minggu penuh.

Mempertimbangkan jadwal Anda yang padat, Anda mungkin mengabaikan tugas-tugas yang tampaknya kecil namun penting seperti menyiapkan email di luar kantor (OOO). Ya, Anda terburu-buru, tapi tolong jangan salin-tempel templat. Pertahankan citra profesional dan terhormat bahkan saat Anda sedang istirahat dengan menghindari 10 kesalahan ini di email di luar kantor Anda.

1. Singkatan Out-of-Office sebagai OOO

Gunakan singkatan OOO dengan hemat. Sementara kebanyakan orang tahu apa artinya, mengetik “di luar kantor” terlihat lebih profesional. Itu mempertahankan nada formal. Individu konservatif bahkan mungkin menemukan penggunaan singkatan yang berlebihan tidak pantas dalam komunikasi bisnis.

Aturan yang sama berlaku untuk akronim lainnya. Selalu uraikan penyebutan pertama mereka—hanya gunakan jargon setelah mendefinisikannya secara eksplisit. Buat semudah mungkin untuk memahami email Anda.

Anda dapat menggunakan OOO di baris subjek email jika frasa lengkapnya terlalu panjang. Idealnya, tetap di bawah 60 karakter.

2. Terlalu sering menggunakan Lelucon dan Puns

Banyak karyawan bercanda dalam email di luar kantor mereka. Komentar jenaka tentang tidak menjawab karena mereka sedang menyeruput margarita atau berenang bersama lumba-lumba adalah hal biasa. Anda bahkan mungkin telah menerima beberapa sebelumnya.

Sementara humor meningkatkan semangat dan memupuk persahabatan, Anda harus menyampaikannya dengan hati-hati. Ada waktu dan tempat untuk lelucon di tempat kerja. Dan mengirim kata-kata secara massal melalui pesan di luar kantor dapat menyebabkan kesalahpahaman, terutama di antara orang-orang yang hampir tidak Anda kenal.

Jangan menggunakan lelucon di email di luar kantor. Anda dapat mengirim mereka ke teman dekat, tetapi hindari sindiran ofensif tentang atasan dan rekan kerja Anda. Gunakan lelucon yang aman untuk pekerjaan atau tidak sama sekali.

3. Tidak Menunjukkan Kapan Anda Akan Kembali ke Kantor

Meski jarang, beberapa orang lupa menyebutkan tanggal pengembalian mereka di email di luar kantor. Mereka menggunakan templat generik atau fokus pada informasi yang tidak perlu. Ini adalah kesalahan yang tidak profesional dan mahal. Kolega Anda bahkan mungkin menganggap Anda tidak dapat diandalkan karena mengabaikan detail penting seperti itu.

Untuk memastikan kejelasan, uraikan ketersediaan Anda. Tunjukkan tanggal cuti dan kembali Anda, lalu tetapkan periode Anda akan online untuk menjawab pesan kerja. Jadwal terperinci meminimalkan risiko email yang tidak diminta atau salah alamat.

4. Gagal Menentukan Apa yang Merupakan Situasi Darurat

Tetapkan secara eksplisit apa yang dimaksud dengan keadaan darurat jika Anda melampirkan nomor kontak alternatif di email di luar kantor Anda. Mengatakan, "SMS dalam keadaan darurat!" tidak jelas. Beberapa penerima mungkin melewati batas dan membombardir Anda dengan permintaan terkait pekerjaan, mengganggu istirahat Anda.

Untuk kejelasan, berikan contoh insiden yang kemungkinan akan terjadi. Tentukan saluran yang sesuai untuk masalah dan protokol yang tidak mendesak saat mengirim pesan kepada Anda secara langsung. Dan jangan ragu untuk mengabaikan rekan kerja yang mengabaikan instruksi ini.

5. Memberitahu Semua Orang Tentang Nomor Darurat Anda

Berhenti melampirkan nomor kontak Anda ke semua email di luar kantor Anda. Beberapa orang masih akan melewati batas bahkan jika Anda menetapkan protokol dan instruksi yang jelas. Sayangnya, tidak semua orang menghormati istirahat rekan kerja mereka.

Alih-alih berdebat dengan orang-orang ini, batasi interaksi Anda dengan mereka sama sekali. Jangan berikan detail kontak Anda kepada mereka. Percayakan nomor Anda kepada beberapa orang yang dipilih sendiri yang cocok dengan Anda di dalam dan di luar kantor.

Tetapkan orang penghubung sementara alih-alih mengirimkan informasi kontak pribadi Anda secara massal. Minta mereka untuk menangani pesan Anda selama Anda pergi. Mereka harus mengatur tugas yang tertunda sehingga Anda dapat segera mulai bekerja setelah kembali ke kantor.

Dalam kasus seperti ini, menyewa asisten pribadi nyaman. Jika Anda tidak bisa mendapatkannya, tanyakan kepada rekan kerja Anda apakah mereka bisa menjawab pesan kerja Anda untuk sementara. Pastikan Anda mengikuti proses yang benar. Membuang beban kerja Anda pada bawahan sembarangan adalah kasar dan tidak adil.

7. Membagikan Terlalu Banyak Detail Tentang Mengapa Anda Cuti

Transparansi tempat kerja memang mengagumkan, tetapi berbagi email di luar kantor secara berlebihan membuat Anda terlihat tidak profesional. Jaga privasi kehidupan pribadi Anda. Sebagian besar pesan Anda harus terdiri dari tanggal kembali dan titik kontak sementara, bukan alasan Anda untuk mengambil cuti.

Selain itu, Anda tidak berutang penjelasan kepada rekan Anda. Jagalah alasan Anda untuk membocorkan rahasia kecuali itu berdampak pada operasi bisnis. Katakanlah pasangan Anda sedang menjalani operasi. Katakan saja Anda memiliki beberapa urusan pribadi untuk dihadiri alih-alih memberi tahu semua orang tentang keadaan darurat medis.

8. Mengatakan Anda Akan Memeriksa Kotak Masuk Anda Sebentar-sebentar

Hindari mengatakan Anda akan memeriksa pesan Anda. Menawarkan ketersediaan berkelanjutan karena pertimbangan mengalahkan tujuan pengiriman email di luar kantor. Penerima bahkan mungkin tidak menghargai cuti Anda. Mereka akan berpikir tidak apa-apa untuk menelepon dan mengirimi Anda pesan seperti yang biasa mereka lakukan.

Patuhi tanggal pengembalian yang Anda tentukan. Tentu saja, Anda dapat memeriksa kotak masuk, menjawab pesan penting, dan mengelola tugas, tetapi tidak pernah menjamin ketersediaan Anda. Rekan kerja Anda tidak memiliki kendali atas urusan pribadi Anda.

9. Mendaur ulang Templat Luar Kantor Generik yang Sama

Pekerja yang sibuk cenderung mendaur ulang email di luar kantor mereka. Mereka hanya akan menyalin dan mengedit pesan lama mereka, sehingga mereka tidak perlu repot menulis dari awal. Meskipun nyaman, ia terlihat malas. Beberapa penerima bahkan mungkin merasa bahwa Anda mengirim pesan kepada mereka sebagai renungan.

Sebaliknya, tunjukkan profesionalisme dengan menulis email OOO baru setiap kali Anda pergi cuti. Menulis tidak memakan waktu seperti yang Anda takutkan. Anda bahkan dapat mengambil inspirasi dari template online atau ChatGPT saat menulis email yang sulit—jangan salin-tempel saja.

10. Hanya Mengirim Email Di Luar Kantor Melalui Satu Platform Komunikasi

Siapkan pesan di luar kantor di seluruh platform kerja Anda. Dengan perusahaan modern yang memaksimalkan alat digital, pekerja kantor sering menyulap beberapa saluran komunikasi saat ini. Mereka menggunakan berbagai aplikasi untuk email, pesan instan, dan panggilan video. Tutupi semua platform ini untuk mengomunikasikan cuti Anda secara efisien; jika tidak, beberapa mungkin tidak akan mendapatkan memo Anda.

Juga, variasikan pesan di luar kantor Anda. Email memerlukan ungkapan formal, tetapi Anda dapat mengikuti pendekatan biasa pada aplikasi perpesanan instan. Katakanlah kantor Anda menggunakan Slack. Alih-alih menempelkan email di luar kantor yang sama, tulis pesan singkat yang santai dan perbarui status profil Anda menjadi "Tidak Di Tempat".

Mengelola beberapa aplikasi kerja tidak efisien. Paling pekerja menghabiskan waktu berjam-jam beralih antar platform—merampingkan sistem manajemen tugas Anda.

Jangan Pernah Mengirim Email Di Luar Kantor yang Tidak Profesional Lagi

Upayakan untuk mendapatkan email di luar kantor yang dipersonalisasi. Itu harus menjawab pertanyaan yang mungkin ditanyakan oleh penyelia, mitra, dan rekan kerja Anda. Dengan begitu, ketidakhadiran Anda tidak akan memengaruhi operasi bisnis.

Dan coba gunakan kalimat penutup baru untuk membuat email di luar kantor Anda menjadi lebih profesional. Mengatakan, "Saya menantikan kabar dari Anda!" terdengar jauh. Penerima email Anda akan menghargai jalan keluar yang dipersonalisasi namun sesuai untuk pekerjaan.