Panduan Lengkap untuk 15+ Aplikasi Google Workspace

Google Workspace (sebelumnya G Suite) adalah rangkaian aplikasi berbasis web terintegrasi yang dirancang untuk menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan produktivitas bagi individu, tim, dan bisnis.

Anda mungkin sudah familiar dengan beberapa aplikasi Google Workspace populer seperti Gmail dan Google Docs. Namun Anda mungkin tidak menyadari bahwa saat ini ada 18 aplikasi di ruang kerja ini—masing-masing memiliki tujuan unik dan menawarkan banyak fitur untuk meningkatkan efisiensi dan kolaborasi Anda dengan orang lain.

Dalam artikel ini, kami akan mendalami masing-masing aplikasi ini, apa yang mereka lakukan, dan mendiskusikan beberapa fitur terbaiknya.

Gmail adalah alat email yang memungkinkan Anda membuat alamat email unik (yang diakhiri dengan at_gmail.com atau domain khusus) untuk mengirim dan menerima email. Anda juga dapat menggunakan fitur seperti kotak masuk prioritas, filter, favorit, dan label untuk mengelola email dan mengurangi kekacauan. Membuat akun Gmail gratis, dan jika Anda belum memilikinya, Anda dapat mempelajarinya

siapkan akun Gmail baru untuk Anda sendiri atau untuk orang lain.

Fitur Terbaik Gmail:

• Urungkan pengiriman pesan hingga 30 detik setelah mengklik "kirim".
• Terintegrasi mulus dengan aplikasi Workspace lain seperti Drive, Kalender, dan Meet.
• Algoritme pemfilteran spam tingkat lanjut untuk secara otomatis mengidentifikasi dan memfilter email jahat.
• Sesuaikan Gmail Anda dengan menghubungkan ke aplikasi eksternal dari Google Workspace Marketplace.

Google Meet (sebelumnya Hangouts) adalah Zoom versi Google—alat konferensi video untuk menyelenggarakan rapat virtual dan webinar dengan teman, rekan kerja, atau klien. Anda dapat langsung memulai rapat, membuat rapat untuk nanti, atau menjadwalkannya di Google Kalender. Jika Anda memerlukan bantuan tentang cara melakukan ini, lihat ini panduan lengkap untuk menyelenggarakan rapat di Google Meet.

Fitur Terbaik Google Meet:

• Fitur interaksi seperti mengangkat tangan, mengirim emoji, dan mengobrol.
• Bagikan dokumen, tayangan slide, dan dokumen lain menggunakan fitur berbagi layar.
• Memberikan teks waktu nyata dalam 10+ bahasa, termasuk Inggris, Prancis, dan Italia, dengan lebih banyak lagi ditambahkan.
• Pustaka lengkap efek visual untuk menerapkan filter dan memburamkan atau mengubah latar belakang Anda.

Google Chat adalah alat perpesanan yang bertindak sebagai pusat terpusat untuk komunikasi dan kolaborasi yang lancar dalam ekosistem Google Workspace. Ini memberdayakan tim untuk terhubung, berkomunikasi, dan berbagi file secara waktu nyata, mendorong diskusi proyek yang efisien dan meningkatkan produktivitas.

Fitur Terbaik Google Chat:

• Terintegrasi dengan Drive, Dokumen, Spreadsheet, dan Slide untuk membuat dan berbagi file.
• Fitur Tugas asli untuk membuat dan menugaskan tugas ke anggota tim.
• Lakukan obrolan video dengan meluncurkan rapat instan dengan fitur Tambahkan rapat video.
• Terima notifikasi email saat seseorang menyebut (menggunakan @sebutan) atau mengirim pesan langsung kepada Anda.

Kalender Google adalah alat yang memungkinkan Anda menjadwalkan acara, mengoordinasikan rapat, dan melacak tenggat waktu penting. Anda dapat membuat beberapa kalender untuk berbagai aspek kehidupan pribadi atau profesional Anda, dan beralih di antara kalender untuk melihat acara tertentu atau melihat ikhtisar semua aktivitas Anda.

Fitur Terbaik Google Kalender:

• Bagikan kalender dengan orang lain, agar mereka dapat melihat atau menjadwalkan janji temu.
• Siapkan pengingat khusus untuk menerima peringatan (melalui ponsel atau email) sebelum acara atau tugas.
• Sinkronkan dengan sempurna dengan aplikasi Kalender di perangkat seluler Anda, sehingga Anda dapat tetap terhubung dan diperbarui.
• Akses kalender siap pakai dengan hari libur nasional untuk setiap negara dan tambahkan dengan mudah ke kalender Anda.

Google Drive adalah platform penyimpanan cloud yang memungkinkan individu, tim, dan bisnis menyimpan, mengakses, dan berbagi file dari perangkat apa pun—selama Anda memiliki koneksi internet. File apa pun yang Anda buat di Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau Formulir disimpan secara otomatis di sini. Anda juga dapat mengunggah file dari komputer Anda dan mengelola semua dokumen Anda dengan mengelompokkannya ke dalam folder dan sub-folder.

Fitur Terbaik Google Drive:

• Menawarkan ruang penyimpanan 15GB untuk pengguna gratis, yang digunakan bersama di Google Drive, Gmail, dan Google Foto.
• Lihat dan edit file Anda saat bepergian dengan aplikasi seluler Drive, tersedia di perangkat Android dan iOS.
• Menawarkan akses offline ke file Anda, sehingga Anda dapat mengerjakannya tanpa koneksi internet—perubahan disinkronkan secara otomatis saat Anda terhubung kembali ke internet.

Google Documents adalah Microsoft Word versi Google—alat pengolah kata berbasis awan yang memungkinkan pengguna membuat, mengedit, dan berkolaborasi dalam dokumen secara waktu nyata. Ini memiliki 50+ templat yang mencakup beberapa kategori, termasuk Resume, Surat Bisnis, Proposal, dan Rencana pelajaran—membuatnya mudah untuk memulai dengan dokumen Anda dalam waktu singkat atau singkat.

Fitur Terbaik Google Docs:

• Antarmuka yang sederhana dan intuitif yang memudahkan pengguna dari semua tingkat keahlian untuk menemukan jalan mereka.
• Beragam opsi pemformatan—mulai dari menyesuaikan gaya teks hingga membuat daftar isi—untuk membuat dokumen yang terlihat profesional.
• Fitur riwayat revisi memudahkan untuk melacak perubahan, meninjau hasil edit, dan mengembalikan konten sebelumnya jika diperlukan.

Google Spreadsheet adalah Microsoft Excel versi Google—aplikasi spreadsheet berbasis cloud untuk mengedit dan menganalisis data secara terorganisir dan kolaboratif. Anda dapat memasukkan data secara manual atau mengimpor kumpulan data besar dari berbagai format file, termasuk CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML, dan ODS.

Fitur Terbaik Google Sheets:

• Rumus dan fungsi yang luas untuk melakukan manipulasi data, perhitungan rumit, dan analisis statistik.
• Memiliki fitur visualisasi data seperti bagan, peta panas, grafik mini, dan tabel pivot.
• Tautkan tabel dan bagan Excel di Google Dokumen dan Slide dan perbarui dengan mengklik tombol saat data sumber berubah.

Google Slides adalah Microsoft PowerPoint versi Google—alat presentasi berbasis cloud yang memungkinkan Anda membuat, mengedit, dan menyampaikan presentasi yang menarik. Anda dapat menambahkan catatan pembicara, yang dapat berguna untuk mengatur pemikiran atau isyarat Anda selama presentasi. Tampilan penyaji menyediakan tampilan terpisah yang menampilkan catatan pembicara, slide saat ini, dan slide yang akan datang, membantu Anda menyampaikan presentasi dengan lancar.

Fitur Terbaik Google Slides:

• Libatkan audiens Anda dengan melakukan jajak pendapat langsung dan sesi tanya jawab.
• Ekspor Slide dalam berbagai format, seperti PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP, dan SVG.
• Memiliki 20+ templat (dan lebih banyak lagi dari situs web lain) yang mencakup beberapa kategori seperti Pitch, Proposal, Studi kasus, Rencana pelajaran, dan Flashcards.

Google Formulir adalah pembuat formulir serbaguna yang memungkinkan Anda membuat dan mendistribusikan survei online, kuis, kuesioner, aplikasi, dan formulir umpan balik. Selain teks, Anda dapat menambahkan gambar dan video ke formulir Anda, mengubah skema warna, dan bahkan menyisipkan logo Anda sendiri. Anda dapat membagikan formulir melalui tautan, menyematkannya di situs web, atau bahkan mengirimkannya langsung ke alamat email tertentu.

Fitur Terbaik Google Formulir:

• Tetapkan pertanyaan yang diperlukan, terapkan format tertentu (seperti alamat email atau URL), dan batasi pilihan jawaban pada rentang atau pola tertentu.
• Buat percabangan atau lewati logika di formulir Anda, arahkan responden ke bagian yang berbeda berdasarkan jawaban mereka.
• Semua tanggapan diperbarui secara waktu nyata di bawah tab Tanggapan formulir.
• Tanggapan dapat diekspor ke Google Sheers (untuk analisis lebih lanjut) dengan mengklik tombol.

Google Sites adalah alat pembuat situs web yang memungkinkan Anda merancang dan menerbitkan situs web dengan mudah. Ini memiliki antarmuka seret dan lepas yang ramah pengguna yang memudahkan untuk menambah dan mengatur berbagai elemen di situs web Anda. Elemen ini mencakup kotak teks, gambar, video, file Google Drive, dan konten tersemat melalui URL atau kode.

Fitur Terbaik Situs Google:

• Situs web yang dibuat di Google Sites bersifat responsif.
• Memiliki 15+ templat yang dapat disesuaikan di seluruh kategori seperti portofolio siswa, pernikahan, salon, dan restoran.
• Fitur pencarian bawaan yang memungkinkan pengunjung mencari konten tertentu di dalam situs web Anda.
• Terintegrasi dengan Google Analytics untuk melacak dan menganalisis lalu lintas situs web dan perilaku pengguna.

Google Keep adalah aplikasi pencatat yang memungkinkan Anda membuat catatan, ide, atau pengingat dengan cepat. Anda dapat membuat catatan teks, menambahkan daftar centang, menambahkan gambar, dan bahkan menambahkan gambar dan sketsa saat dalam perjalanan. Kesederhanaan dan kecepatan aplikasi ini membuatnya nyaman untuk menangkap informasi setiap kali inspirasi muncul.

Fitur Terbaik Google Keep:

• Tambahkan label berkode warna ke catatan Anda untuk mengkategorikan dan mengatur catatan Anda secara visual.
• Tetapkan pengingat berbasis waktu dan lokasi pada catatan Anda dan terima pemberitahuan yang membantu Anda tetap di atas tugas Anda.
• Gunakan fitur Arsipkan untuk menyembunyikan catatan dari tampilan utama dan meminimalkan kekacauan.
• Catatan Anda disinkronkan secara otomatis, memungkinkan Anda mengakses dan mengeditnya dari mana saja, kapan saja, dan dari perangkat apa saja.

Skrip Google Apps adalah platform pembuatan skrip berbasis JavaScript yang memungkinkan Anda memperluas fungsionalitas aplikasi Google Workspace. Ini memungkinkan Anda menambahkan fitur baru seperti menu khusus, kotak dialog, fungsi khusus, dan bahkan melakukan otomatisasi tugas untuk meningkatkan pengalaman pengguna Anda.

Anda juga dapat membuat add-on untuk aplikasi Google Workspace dan memublikasikannya di Workspace Marketplace untuk digunakan orang lain.

Fitur Terbaik Skrip Google Apps:

• Apps Script mendukung kolaborasi, memungkinkan banyak pengguna bekerja bersama dalam skrip atau proyek yang sama.
• Menyediakan kemampuan pengujian dan debugging, termasuk logging, breakpoint, dan penanganan kesalahan.
• Komunitas developer aktif yang membagikan cuplikan kode, tutorial, dan praktik terbaik.

Google Cloud Search adalah alat pencarian besar canggih yang memungkinkan bisnis mencari dan mengambil data dari semua tempat Aplikasi Google Workspace (Gmail, Drive, Dokumen, Sites, Keep, dll.) dan aplikasi pihak ketiga—dengan satu penelusuran pertanyaan. Ini jauh lebih mudah dan lebih cepat daripada menjalankan kueri penelusuran individual di dalam setiap aplikasi Workspace.

Fitur Terbaik Google Cloud Search:

• Ini sangat cepat dan cerdas—Anda dapat dengan cepat menemukan informasi persis yang Anda cari menggunakan saran pelengkapan otomatis dan bahkan jika ada beberapa kesalahan dalam kueri penelusuran Anda.
• Memberikan pratinjau hasil pencarian, memungkinkan Anda melihat konten dengan cepat dan menemukan apa yang Anda cari tanpa membukanya di aplikasi terpisah.
• Opsi filter lanjutan (seperti rentang tanggal, jenis file, lokasi, dll.) untuk mempersempit hasil pencarian Anda dengan cepat.

Google Jamboard adalah alat papan tulis digital yang memungkinkan individu dan tim membuat catatan, membuat sketsa diagram, bertukar ide, dan berkolaborasi secara visual dari mana saja. Dilengkapi dengan alat menggambar, catatan tempel, bentuk, kotak teks, dan penunjuk laser—memudahkan Anda untuk mengekspresikan ide secara kreatif.

Fitur Terbaik Google Jamboard:

• Antarmuka super sederhana dan intuitif yang mudah dinavigasi bahkan untuk pengguna pertama kali.
• Ubah latar belakang kanvas menggunakan salah satu templat yang telah dibuat sebelumnya atau dengan mengunggah gambar khusus.
• Unduh setiap frame ke komputer Anda sebagai file gambar atau PDF.

Google Admin adalah portal administratif untuk mengelola pengguna dan perangkat yang terdaftar di akun bisnis Anda. Anda dapat menambahkan pengguna baru, memperbarui informasi pengguna, dan mengatur pengguna ke dalam unit organisasi untuk pengelolaan yang lebih mudah.

Fitur Terbaik Google Admin:

• Kelola penyimpanan data dan setelan berbagi dalam Google Drive di tingkat organisasi.
• Kontrol akses ke aplikasi Workspace dengan mengaktifkan atau menonaktifkan aplikasi tertentu untuk pengguna, serta mengelola setelan aplikasi dan izin akses.
• Konfigurasikan setelan organisasi seperti menyesuaikan logo dan warna bisnis, menyiapkan sistem masuk tunggal (SSO), dan mengelola aplikasi pihak ketiga.

Google Endpoint adalah fitur pengelolaan keamanan aplikasi Google Admin yang melindungi data dan perangkat yang digunakan dalam bisnis Anda dari ancaman dunia maya. Ini memastikan bahwa hanya individu yang berwenang yang dapat mengakses informasi dan memungkinkan Anda menghapus data dari jarak jauh jika diperlukan.

Fitur Terbaik Google Endpoint:

• Mengunci atau menghapus data dari jarak jauh dari perangkat bisnis yang hilang atau dicuri.
• Amankan perangkat di bisnis Anda apa pun sistem operasinya.
• Terapkan kebijakan keamanan dan kontrol akses, seperti menyetel persyaratan kata sandi dan mengaktifkan autentikasi dua faktor.

Google Vault adalah alat pengarsipan dan retensi data yang memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan membantu memfasilitasi proses eDiscovery saat diperlukan. Selain retensi, admin dapat menelusuri atau mengekspor data dari aplikasi Google Workspace, meskipun data tersebut telah dihapus oleh masing-masing pengguna.

Fitur Terbaik Google Vault:

• Tetapkan kebijakan penyimpanan untuk menyimpan data secara otomatis selama jangka waktu tertentu.
• Menempatkan pembekuan litigasi pada akun pengguna atau unit organisasi tertentu, memastikan bahwa data yang terkait dengan akun tersebut tidak dapat dihapus.
• Opsi pencarian lanjutan, termasuk pencarian berdasarkan kriteria tertentu seperti pengirim, penerima, rentang tanggal, kata kunci, dan label.
• Ekspor data dari Google Vault dalam format standar seperti PST (untuk email) dan MBOX (untuk chat).

Google Work Insights adalah alat analisis yang memungkinkan Anda melacak cara pengguna di bisnis Anda menggunakan aplikasi Workspace. Ini memberi Anda wawasan tentang aktivitas pengguna, penggunaan aplikasi, dan pola kolaborasi—sehingga Anda dapat mengoptimalkan produktivitas dan strategi kolaborasi dalam bisnis Anda.

Fitur Terbaik Google Work Insights:

• Filter wawasan menurut unit organisasi tertentu (alias departemen, grup, atau tim) dan periode waktu.
• Melacak apakah pengguna secara aktif menggunakan aplikasi Google Workspace di luar jam kerja dan di akhir pekan.
• Visualisasi interaktif yang menampilkan metrik utama dengan grafik berwarna—memudahkan untuk mengidentifikasi tren dan pola pengguna dengan cepat.

Bekerja Lebih Cerdas, Lebih Cepat, dan Lebih Efisien Dengan Aplikasi Google Workspace

Sekarang Anda telah memahami fungsi dari ke-18 alat yang dipaketkan di Google Workspace suite, Anda dapat memanfaatkan potensi penuh dari setiap alat untuk meningkatkan baik pribadi maupun tim produktifitas.

Seiring perkembangan teknologi, Google Workspace tetap menjadi yang terdepan, merilis fitur dan update baru secara rutin—sehingga penting untuk terus mendapatkan update dan beradaptasi dengan kemajuan terbaru. Dan jika Anda masih merasa bahwa Google Workspace bukan pilihan Anda, ada alternatif lain yang perlu ditelusuri.