Ingin mendapatkan hasil maksimal dari aplikasi pencatatan Anda? Berikut ini beberapa kiat untuk membantu Anda mencatat dengan lebih baik, mengatur pikiran, dan tetap produktif.
Mencatat adalah keterampilan penting yang membantu Anda mengatur pikiran dan tugas Anda, dan maju dengan pekerjaan secara efisien. Dan dengan ponsel cerdas atau laptop Anda yang menjadi pendamping harian Anda, membuat catatan saat dalam perjalanan menjadi lebih mudah dari sebelumnya.
Meskipun ada beberapa aplikasi pencatat yang tersedia, masing-masing menyediakan fungsi unik, sebagian besar alat ini juga memiliki fitur serupa. Apa pun aplikasi pencatat yang Anda gunakan, berikut adalah beberapa kiat untuk membantu Anda memaksimalkannya.
Akan selalu ada saat-saat ketika Anda perlu mencatat ide atau informasi penting dengan cepat. Namun, aplikasi pencatat Anda dapat dengan cepat menjadi berantakan jika Anda tidak memiliki cara untuk mengatur catatan Anda, dan apa gunanya jika Anda tidak dapat menemukan informasi kapan pun Anda membutuhkannya? Sebagian besar aplikasi pencatat menawarkan beberapa cara untuk mengatur catatan Anda, termasuk folder dan tag.
Folder sangat bagus untuk mengelompokkan catatan atau subjek terkait dan memisahkannya dari catatan lain. Misalnya, Anda dapat membuat folder untuk pekerjaan, sekolah, membaca, atau film, dan menyimpan semua catatan terkait di setiap folder. Jika Anda menggunakan folder tertentu lebih dari yang lain, Anda dapat menempatkannya di baris depan dengan menandainya sebagai favorit, atau menambahkannya ke sidebar aplikasi.
Tag adalah cara lain yang berguna untuk mengatur catatan Anda, karena memungkinkan Anda untuk menambahkan kata kunci ke setiap catatan yang nantinya dapat Anda gunakan untuk mencari dan menyortir catatan Anda. Misalnya, jika Anda menandai beberapa catatan dengan tanggal tertentu, Anda dapat dengan cepat membuka semua catatan yang terkait dengan tanggal tersebut, terlepas dari foldernya.
2. Gunakan Konvensi Penamaan yang Konsisten
Semua baik dan bagus untuk mengurutkan catatan Anda menggunakan folder dan tag, tetapi jika Anda tidak memiliki konvensi penamaan yang konsisten untuk catatan Anda, akan sulit untuk membedakannya.
Seberapa sering Anda mencari catatan berdasarkan apa yang Anda pikir Anda beri nama, hanya untuk menemukan banyak dokumen dengan judul yang mirip atau tidak sama sekali? Cara terbaik untuk menghindari ini adalah dengan menggunakan sistem penamaan yang sederhana dan konsisten.
Beberapa praktik terbaik untuk menamai catatan Anda meliputi:
- Gunakan format yang sederhana dan konsisten (misalnya, YYYYMMDD_Title).
- Sertakan kata kunci yang singkat dan bermakna dalam judul agar mudah dicari nantinya.
- Hindari karakter khusus seperti !, ?, atau * karena mereka bisa sulit untuk mencari.
- Gunakan versi subjek/topik yang umum dan disingkat jika panjang (misalnya, "Fin_Strat" untuk "Strategi Finansial").
Dengan mengikuti praktik terbaik ini atau membuatnya sendiri, Anda dapat mengembangkan sistem penamaan yang dapat diprediksi yang membuatnya lebih mudah untuk menemukan catatan yang Anda perlukan saat Anda mencarinya. Yang paling penting adalah konsisten dan menggunakan sistem yang sesuai untuk Anda.
3. Manfaatkan Rekaman Suara
Beberapa aplikasi pencatat terbaik menawarkan fitur rekaman suara yang memungkinkan Anda merekam catatan audio, memungkinkan Anda menangkap ide bahkan saat Anda tidak punya waktu untuk menuliskannya. Fitur ini dapat berguna selama rapat atau kuliah di mana Anda ingin menangkap semua detail tetapi tidak dapat menulis secepat pembicara berbicara.
Demikian pula, jika karena alasan tertentu Anda tidak dapat mengetik catatan, mungkin karena tangan Anda sibuk dengan hal lain, kemudian Anda dapat memanfaatkan fitur ucapan-ke-teks telepon Anda untuk dengan cepat mendikte ide ke dalam pembuatan catatan Anda aplikasi. Kedua fitur ini dapat menghemat waktu Anda dan mempermudah menangkap pemikiran Anda saat bepergian.
4. Lindungi Catatan Anda Dengan Kode Sandi
Aplikasi catatan Anda mungkin berisi informasi pribadi dan profesional yang sensitif, seperti kata sandi, detail kontak, atau catatan keuangan. Untuk memastikan bahwa data ini tetap aman dan untuk mendapatkan hasil maksimal dari aplikasi pencatat Anda, penting untuk melindungi catatan Anda dengan kode sandi yang kuat.
Dengan demikian, meskipun orang lain dapat mengakses ponsel cerdas Anda, mereka tidak akan dapat mengakses informasi ini. Anda harus menemukan fitur ini di pengaturan sebagian besar aplikasi pencatat.
5. Sinkronkan Catatan Anda di Seluruh Perangkat
Salah satu fitur terpenting untuk memanfaatkan aplikasi pencatatan Anda adalah kemampuan untuk menyinkronkan catatan Anda di beberapa perangkat dan platform. Misalnya, kapan pun Anda memiliki ide, Anda dapat dengan cepat mencatatnya di aplikasi pencatat di ponsel cerdas Anda, lalu mengakses atau membuat revisi catatan dari laptop atau tablet Anda.
Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah melacak semua ide dan tugas Anda tanpa henti. Meskipun sebagian besar aplikasi pencatat menyimpan dan menyinkronkan data secara otomatis, terkadang Anda mungkin ingin melakukannya secara manual jika Anda tidak terhubung ke internet saat membuat catatan.
Selain itu, untuk tindakan pencegahan ekstra, Anda mungkin ingin mengekspor catatan dan menyimpan salinannya di komputer atau solusi penyimpanan awan. Dengan demikian, jika ada masalah dengan perangkat atau aplikasi, Anda selalu dapat memulihkan catatan dan memastikan bahwa catatan terpenting tetap aman.
Menghubungkan aplikasi pencatat Anda dengan alat lain di perangkat Anda adalah cara yang bagus untuk menghemat waktu dan memaksimalkan efisiensi. Misalnya, salah satu yang terbaik trik untuk mendapatkan hasil maksimal dari Evernote adalah menghubungkannya ke akun Google Kalender Anda. Ini memberi Anda pandangan sekilas tentang catatan dan acara kalender Anda, memungkinkan Anda untuk merencanakan hari Anda dengan lebih efektif.
Ini hanyalah puncak gunung es, karena Anda mungkin dapat menghubungkan aplikasi pencatat Anda ke Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, dan Gmail, untuk beberapa nama. Ini adalah salah satu dari penting untuk dipertimbangkan sebelum memilih aplikasi pencatat berikutnya.
7. Gunakan Templat
Templat adalah fitur praktis yang ditawarkan oleh banyak aplikasi pencatat, karena membantu Anda menghemat waktu. Mereka sangat berguna untuk tugas berulang yang membutuhkan masukan yang sama, seperti merencanakan agenda rapat, membuat jurnal, atau membuat catatan selama sesi curah pendapat. Template ini biasanya dapat disesuaikan, memungkinkan Anda menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda.
8. Tambahkan Pengingat ke Catatan Anda
Salah satu cara terbaik untuk memaksimalkan aplikasi pencatat Anda adalah dengan menambahkan pengingat ke catatan Anda, karena ini menghilangkan kebutuhan untuk mengingat setiap item di daftar tugas Anda. Ini sangat berguna jika aplikasi pencatat Anda berfungsi ganda sebagai pengelola tugas atau aplikasi daftar tugas. Jadi, jika Anda ingin memastikan bahwa Anda tetap di atas tugas Anda atau ingat untuk meninjau ide yang Anda catat, menambahkan pengingat adalah cara yang bagus untuk melakukannya.
Tingkatkan Produktivitas Anda Dengan Tips Mencatat Ini
Aplikasi pencatat Anda adalah bagian penting dari teka-teki produktivitas Anda, mirip dengan "otak kedua". Menerapkan kiat yang telah kami sebutkan akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari aplikasi pencatat serta konten yang Anda simpan di dalamnya. Kombinasi alat dan strategi yang tepat adalah kunci untuk membangun otak kedua Anda dan mengatur digital Anda.
