Cara Membuat Peta Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Seberapa sering Anda menemukan diri Anda tersesat—tidak mampu menangani aliran tugas yang tak ada habisnya? Anda berbaring di tempat tidur di malam hari memikirkan semua pekerjaan yang bisa Anda selesaikan di siang hari tetapi tidak bisa.

Anda berpikir tentang bagaimana Anda dapat mengatur waktu Anda dengan lebih baik dan menyelesaikan lebih banyak hal. Tapi hari itu hilang. Andai saja Anda telah melakukan semua perencanaan itu sebelumnya. Jika skenario di atas menggambarkan situasi Anda, Anda perlu mempertimbangkan pemetaan waktu.

Apa Itu Pemetaan Waktu? Apa Bedanya Dengan Pemblokiran Waktu?

Pemetaan waktu mengacu pada proses pembuatan kerangka kerja yang memetakan aktivitas Anda (pekerjaan, rapat, komitmen pribadi) sehubungan dengan waktu. Sangat mudah untuk mengacaukan pemetaan waktu dengan penjadwalan atau metode manajemen waktu konvensional seperti pemblokiran waktu. Namun, ada perbedaan mencolok.

Peta waktu menawarkan tampilan holistik hari, minggu, atau bulan Anda. Ini memberikan kejelasan tentang bagaimana Anda seharusnya menghabiskan hari-hari Anda, apa yang perlu Anda lakukan, dan kapan. Setelah Anda memiliki kerangka rencana untuk menghabiskan waktu, Anda dapat mulai menjadwalkan blok waktu untuk tugas dengan prioritas tinggi (pemblokiran waktu).

Berbeda dengan metode manajemen waktu lainnya, pemetaan waktu tidak hanya sekedar mengalokasikan waktu untuk bekerja. Ini adalah rencana lengkap tentang cara Anda menghabiskan waktu, mulai dari pekerjaan dan hobi hingga waktu luang dan waktu keluarga. Dan begitu Anda terbiasa memetakan waktu, keajaiban terjadi.

Anda mendapatkan peta yang jelas tentang apa yang harus Anda lakukan, sehingga kelelahan mengambil keputusan pun hilang. Berhari-hari menyulap antara berbagai proyek hilang karena Anda telah menjadwalkan blok waktu untuk tugas-tugas dengan prioritas tinggi. Anda tahu kapan waktunya untuk bekerja dan kapan waktunya untuk melepaskan kekhawatiran Anda dan menikmati secangkir kopi panas. Anda tidak lagi terburu-buru, dan Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

Kedengarannya bagus, bukan? Mari kita bicara tentang cara membuat peta waktu untuk meningkatkan produktivitas dan mengendalikan hidup Anda.

Cara Membuat Peta Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas

Tidak ada cara standar untuk membuat peta waktu karena pemetaan waktu bersifat pribadi. Orang memiliki tujuan, temperamen, dan keadaan yang berbeda. Apa yang berhasil untuk satu mungkin tidak berhasil untuk yang lain. Namun, panduan berikut memberikan sketsa proses pembuatan peta waktu umum yang dapat Anda ikuti dan cetak sesuai dengan keadaan khusus Anda.

Langkah 1: Pertimbangkan Bagaimana Anda Menghabiskan Waktu

Sebelum Anda mulai membuat peta waktu, penting untuk bertanya pada diri sendiri: Mengapa Anda membuat peta waktu, dan apa yang ingin Anda capai? Ini adalah pertanyaan penting yang memengaruhi seberapa efektif pemetaan waktu bagi Anda. Itulah mengapa sangat penting untuk jujur ​​​​saat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini.

Anda bisa mulai dengan memikirkan tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda pada hari-hari biasa. Apakah Anda senang dengan rutinitas Anda saat ini? Jika tidak, pikirkan tentang apa yang ingin Anda tingkatkan. Jangan lupa bahwa Anda sedang membuat peta waktu untuk diri Anda sendiri.

Itu berarti Anda harus mempertimbangkan kepribadian Anda, jam produktif puncak, dan kebiasaan saat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa Anda bekerja paling baik pada larut malam, Anda dapat menetapkan blok waktu untuk tugas dengan prioritas tertinggi pada malam hari untuk memastikan efisiensi maksimum.

Setelah Anda melihat sekilas gaya hidup Anda, pertimbangkan kekurangan dalam rutinitas Anda, catat hal-hal yang ingin Anda tingkatkan, dan menyadari apa yang ingin Anda capai dengan peta waktu Anda, lanjutkan ke yang berikutnya melangkah.

Langkah 2: Buat Daftar Tugas

Buat daftar aktivitas yang ingin Anda lakukan dalam kerangka waktu yang ditentukan. Untuk peta pertama kali Anda, yang terbaik adalah tetap menggunakan kerangka waktu yang lebih pendek, sebaiknya seminggu. Itu karena kerangka waktu yang lebih pendek membantu Anda menetapkan tujuan yang realistis dan merasa tidak terlalu kewalahan.

Saat membuat daftar aktivitas Anda selama seminggu, buat kategori untuk berbagai bidang kehidupan Anda (pekerjaan, hobi, kesehatan, teman, dan keluarga). Anda dapat dengan mudah mengelola tugas setelah memisahkannya ke dalam kategori yang relevan. Tapi jangan berlebihan. Yang terbaik adalah menjaga kategori Anda antara 3-5 untuk menghindari kekacauan.

Langkah 3: Kode Warna Aktivitas Berbeda

Membuat peta waktu tidak perlu membosankan. Anda dapat (harus) menambahkan warna pada kategori peta waktu yang berbeda. Itu membuat pemetaan waktu Anda menyenangkan, dan warna yang berbeda membantu memvisualisasikan peta waktu Anda. Tapi jangan menambahkan warna secara acak. Warna yang berbeda mewakili perasaan yang berbeda, jadi kode warna yang sesuai.

Hijau mewakili alam dan kelimpahan, itulah sebabnya kami menetapkan warna hijau untuk kategori kesehatan saya di Clockify.

Langkah 4: Prioritaskan Tugas

Saat membuat daftar aktivitas yang ingin Anda selesaikan dalam seminggu, Anda akan menyadari tidak cukup waktu untuk menyelesaikan semua tugas. Di sinilah Anda harus mulai memprioritaskan. Namun, kebanyakan orang merasa sulit untuk memprioritaskan. Jika itu kamu, gunakan matriks Eisenhower untuk memprioritaskan tugas Anda.

Matriks Eisenhower membantu mengkategorikan tugas menjadi empat kuadran berdasarkan kepentingan dan urgensinya. Tugas yang paling penting dan mendesak mendapatkan prioritas tertinggi, sedangkan tugas yang kurang penting dan kurang mendesak dijadwalkan untuk nanti, didelegasikan, atau dihapus dari daftar tugas.

Langkah 5: Jadwalkan Blok Waktu

Setelah Anda memprioritaskan tugas, pemblokiran waktu adalah langkah selanjutnya. Berikut cara membuat blok waktu di kalender Anda:

1. Buat blok waktu untuk tugas prioritas utama.
2. Setelah itu, buat blok waktu untuk rapat.
3. Jika Anda memiliki slot waktu yang cukup, buat blok waktu untuk tugas atau proyek penting lainnya.

Meskipun prosesnya tampak sederhana, Anda akan membuat kesalahan pada awalnya. Tapi jangan khawatir, Anda akan menjadi lebih baik pada akhirnya. Namun, untuk memudahkan Anda dalam prosesnya dan meminimalkan kemungkinan kesalahan, berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat:

• Buat blok waktu Anda cukup fleksibel untuk memberikan ruang bagi panggilan tak terduga dan gangguan yang tak terhindarkan.
• Tetapkan waktu tetap untuk tugas rutin (sarapan, lari pagi, makan malam).
• Jadwalkan rapat (jika memungkinkan) dalam satu blok waktu karena rapat yang tersebar sepanjang hari dapat menghambat produktivitas.
• Jangan lupa untuk membuat blok waktu untuk istirahat.
• Biarkan blok waktu kosong untuk kejadian yang tiba-tiba dan tidak terduga.

Langkah 6: Tinjau dan Revisi

Sekarang setelah Anda membuat peta waktu, saatnya untuk meninjaunya. Lihat apakah peta waktu mingguan Anda dengan sempurna menggambarkan bagaimana Anda ingin menghabiskan minggu Anda. Jika tidak, ubahlah. Misalnya, jika Anda menumpuk banyak pekerjaan intensif pada hari Senin dan Selasa—sementara Anda punya banyak waktu luang pada hari Rabu—Anda dapat menambahkan beberapa pekerjaan pada hari Rabu untuk mengimbanginya hari-harimu.

Peta waktu Anda bukanlah perintah pengadilan, jadi jangan ragu untuk memodifikasinya dan membuat penyesuaian yang Anda anggap sesuai. Tetapi lakukan sebelum Anda mulai mengikutinya karena mengubah peta waktu Anda di tengah jalan dapat membuang seluruh jadwal minggu Anda.

Saat mengikuti peta waktu Anda, lihat seberapa baik kerjanya. Tanyakan pada diri Anda: Apakah Anda dapat mengikutinya? Apakah itu meningkatkan produktivitas Anda? Apakah ada area yang perlu perbaikan lebih lanjut? Berdasarkan jawaban Anda, lakukan penyesuaian yang diperlukan pada peta waktu masa depan Anda.

Perangkat lunak pemetaan waktu bukanlah keharusan, tetapi mereka membuat prosesnya lebih efisien. Yang Anda butuhkan hanyalah pulpen dan kertas untuk membuat peta waktu dengan membuat daftar dan memprioritaskan aktivitas mingguan dan membuat blok waktu untuk minggu tersebut.

Tapi ada masalah dengan ini. Anda tidak dapat melakukan perubahan. Perangkat lunak pemetaan waktu membuat pemetaan waktu lebih mudah dan lebih efisien. Plus, peta waktu Anda selalu dapat diakses di ponsel Anda.

Clockify adalah salah satu perangkat lunak manajemen waktu terbaik. Ini menawarkan antarmuka yang rapi dan mudah dinavigasi dan banyak fitur yang membantu membuat peta waktu yang komprehensif.

Anda dapat dengan mudah membuat blok waktu di aplikasi tampilan kalender. Klik kerangka waktu mana pun (yang belum diblokir waktu), dan sebuah Tambahkan entri waktu munculan akan muncul. Sekarang isi detailnya dan klik MENAMBAHKAN tombol. Ulangi proses ini sebanyak blok waktu yang Anda suka.

Kamu bisa gunakan TimeCamp untuk menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan buat peta waktu. Setelah menambahkan blok waktu untuk minggu (atau bulan), integrasikan Google Kalender ke dalam TimeCamp Anda.

Blok waktu dari Kalender Google Anda akan secara otomatis muncul di lembar waktu TimeCamp Anda pada waktu yang ditentukan. Terlebih lagi, TimeCamp menawarkan pelacakan waktu otomatis—penyelamat bagi orang-orang yang sering lupa menambahkan entri waktu.

Planyway memungkinkan Anda mengintegrasikan Trello, Jira, Google Calendar, dan Microsoft Teams. Jika Anda mengelola proyek di Trello dan menjadwalkan rapat di Google Kalender, mungkin sulit untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan.

Planyway menghadirkan semuanya di satu tempat, membuatnya lebih mudah untuk membuat peta waktu. Anda dapat menyeret blok waktu melintasi kalender Planyway, membuatnya lebih mudah untuk membuat penyesuaian menit terakhir.

Dari menulis artikel dan membuat anggaran hingga membuat daftar pantauan film favorit saya, Anda dapat melakukan banyak hal dengan rangkaian Editor Google Dokumen. Membuat peta waktu tidak berbeda.

Google Spreadsheet menawarkan semua yang Anda butuhkan untuk membuat peta waktu yang sempurna. Apa yang membedakan Google Sheets dari perangkat lunak pemetaan waktu lainnya adalah kebebasan yang diberikannya kepada Anda. Anda dapat membuat peta waktu sesuka Anda tanpa membatasi diri pada antarmuka aplikasi.

Namun jika Anda tidak ingin repot membuat peta waktu dari awal, inilah a Templat peta waktu Google Sheets yang dapat Anda gunakan dan sesuaikan.

Penundaan Adalah Musuh

Pemetaan waktu membantu Anda mengelola waktu dengan lebih baik. Ini memberi Anda arah dan jalur untuk diikuti. Tetapi Anda harus berkomitmen padanya untuk menunjukkan keajaibannya. Dan rintangan terbesar yang akan Anda hadapi dalam perjalanan adalah penundaan.

Banyak orang bergumul dengan penundaan dan menggunakan berbagai metode untuk menghadapinya. Meskipun semua metode ini memiliki poin plus, aturan lima menit adalah salah satu yang paling efektif.