Anda tidak perlu lagi bolak-balik mengirimkan dokumen Word melalui email antar rekan kerja untuk menyelesaikan pekerjaan. Anda bisa, tetapi dengan pengolah kata berbasis web seperti Google Docs, berkolaborasi dan berkomunikasi sangatlah mudah.
Di dalam perangkat lunak, Anda akan menemukan berbagai alat dan fitur yang membantu Anda tetap diperbarui dan tidak saling mengganggu. Di artikel ini, Anda akan menemukan panduan lengkap untuk menggunakan alat ini di Google Docs.
Untuk merampingkan umpan balik dan kolaborasi tim Anda, berikut cara menyebut orang lain dan menggunakan komentar secara efektif di Google Dokumen.
Menyebutkan Orang Lain di Google Documents Anda
Untuk menyebutkan kontak di mana saja di Google Doc, ketik @ dan lanjutkan dengan alamat email mereka. Jika Anda telah menyimpannya sebagai kontak di akun Google Anda, namanya akan muncul di daftar saat Anda melakukannya. Di sana, Anda dapat mengeklik namanya untuk menyelesaikan penambahannya.
Menyebut mereka di dokumen tidak akan mengirimi mereka pemberitahuan, tetapi itu akan membuat tag yang dapat Anda arahkan untuk melihatnya kartu kontak dengan pintasan untuk mengirimi mereka email, membuat atau menjadwalkan Meet, atau melihat interaksi terbaru Anda dengan Google.
Jika Anda belum memberikan akses kepada rekan kerja Anda, ada beberapa cara untuk membagikan Google Documents Anda, yang tercepat adalah Membagikan tombol di sudut kanan atas. Setelah Anda mengkliknya, Anda akan dimintai alamat email mereka dan pesan opsional. Lalu, pukul Mengirim.
Komentar akan melakukan ping ke rekan kerja Anda, mengalihkan perhatian mereka ke dokumen bersama Anda. Untuk menggunakan komentar:
- Sorot teks atau media tempat Anda ingin meninggalkan komentar.
- Bilah alat akan muncul di sisi kanan dokumen Anda. Di sana, pilih ikon ucapan berwarna biru dengan simbol plus. Alternatifnya, Anda dapat menemukan simbol ini berwarna abu-abu di bilah alat atas atau dengan mengklik kanan untuk daftar opsi tambahan.
- Panel komentar akan muncul. Ketik pemikiran Anda di lapangan, gunakan @ dan alamat email untuk menambahkan rekan kerja Anda.
- Saat Anda siap untuk berbagi, klik Komentar, dan catatan Anda akan muncul di dokumen. Siapa pun yang diberi tag di dalam akan menerima pemberitahuan. Siapa pun yang memiliki akses ke dokumen dapat melihat dan menambahkan pemikiran mereka.
Untuk mencegah komentar mengacaukan dokumen Anda, Anda bisa menyelesaikannya setelah Anda membacanya atau menyelesaikan tugas terkait. Untuk melakukannya, klik tanda centang di tajuk utas. Tindakan ini akan menyembunyikan catatan, tetapi Anda dapat mengakses dan pulihkan komentar yang terselesaikan di Google Documents dengan mengakses riwayat Anda. Anda dapat menemukannya dengan memilih ikon ucapan di sudut kanan atas layar Anda.
Cara Menggunakan Suggest Edits di Google Docs
Terkadang bermanfaat untuk membuat saran alih-alih perubahan saat bekerja secara kolaboratif. Daripada melakukan ping ke rekan kerja Anda dengan permainan demi permainan atau memilah-milah riwayat versi dokumen Anda, Anda dapat menyarankan perubahan menggunakan Modus saran di Google Dokumen. Untuk melakukannya:
- Sorot teks atau media yang Anda rujuk.
- Bilah alat akan muncul di sisi kanan dokumen Anda. Di sana, pilih ikon ucapan hijau dengan pensil. Alternatifnya, Anda dapat menukar antar mode dengan mengeklik ikon pensil di bilah alat atau mengeklik kanan untuk melihat daftar opsi tambahan.
- Setelah Anda dalam mode Menyarankan, setiap pengeditan yang Anda lakukan akan muncul sebagai saran, dan teks yang Anda ganti akan tetap muncul dengan coretan hijau. Kotak komentar akan ditampilkan di sisi kanan, mencerminkan setiap perubahan yang disarankan.
- Saat Anda siap, tandai rekan kerja yang ingin Anda sarankan perubahannya di satu atau beberapa utas komentar dan tekan Putar Ulang untuk mengirim pemberitahuan.
Saat Anda siap untuk kembali ke mode Editing, klik kanan dan pilih opsi dari daftar, atau klik ikon Suggesting mode di sisi kanan toolbar Anda.
Jika Anda meninjau saran orang lain, Anda dapat mengeklik kotak komentar untuk meninjaunya. Saat Anda melakukannya, klik tanda centang di bagian atas utas untuk menerima dan x untuk menolak. Menerima perubahan akan menempatkan hasil edit rekan kerja Anda ke dalam dokumen. Anda juga dapat memberi mereka komentar di utas untuk berkomunikasi bolak-balik tentang item tertentu.
Setelan Notifikasi untuk Google Dokumen
Cara cepat menemukan setelan pemberitahuan untuk dokumen adalah dengan menggunakan ikon ucapan di pojok kanan atas layar. Setelah Anda membuka panel, klik ikon bel untuk membuka menu pengaturan. Di sini, Anda dapat menyesuaikan jenis notifikasi yang Anda terima untuk keduanya Komentar Dan Pengeditan.
Untuk komentar, Anda dapat memilih semuanya, hanya yang orang lain menyebut Anda, atau tidak satu pun. Jika tidak memilih, Anda masih akan mendapatkan indikator visual, tetapi Anda tidak akan menerima notifikasi atau email. Dengan ini, Anda harus memberi perhatian ekstra untuk memastikan Anda tidak melewatkan pembaruan dari rekan kerja.
Dengan pengeditan, Anda dapat memilih untuk menerima pemberitahuan setiap kali seseorang membuat perubahan pada dokumen atau tidak sama sekali. Tapi Anda masih bisa melihat siapa yang mengubah apa di riwayat versi dokumen Anda.
Cara Menggunakan Riwayat Versi di Google Docs—dan Mengapa Ini Praktis
Karena Anda berkolaborasi dengan orang lain, ada baiknya Anda memiliki cadangan dokumen jika seseorang secara tidak sengaja menghapus atau menimpa informasi penting. Di bagian atas layar Anda, terdapat hyperlink yang menyatakan kapan pengeditan terakhir dilakukan. Klik ini, dan Anda akan melihat cadangan dari sesi kerja sebelumnya dan perubahan yang terjadi.
Menggunakan riwayat versi berguna karena Anda dapat melihat apa yang telah diubah orang lain jika tidak jelas. Plus, Anda dapat kembali ke versi sebelumnya jika Anda tidak puas dengan dokumen saat ini atau jika terjadi kesalahan.
Bagaimana Mengenalinya Jika Orang Lain Bekerja di Google Doc
Untungnya, Google membantu Anda mengetahui apakah rekan kerja Anda sedang mengedit dokumen atau tidak. Jika mereka berada di ruang kerja bersama Anda, foto profil mereka akan muncul di bagian atas layar Anda dengan batas warna. Jika mereka ada tetapi tidak aktif, itu akan tampak memudar.
Anda juga dapat melihat dengan tepat di mana mereka berada dengan melihat kursor mereka dengan warna yang sesuai. Dengan begitu, Anda dapat menghindari tumpang tindih atau kembali lagi nanti jika Anda lebih suka bekerja sendiri.
Dapatkan Berkolaborasi Dengan Google Docs
Berkat Google Documents, berkolaborasi dengan rekan kerja Anda menjadi mudah. Anda dapat berkontribusi pada dokumen atau menyarankan pengeditan. Selain itu, ada banyak fitur, seperti pengaturan pemberitahuan khusus, riwayat versi, dan pembaruan waktu nyata, untuk menjaga alur kerja Anda lancar dan stabil.
