Dengan sedikit perencanaan yang hati-hati, memulai proyek kolaboratif atau mengorganisir komunitas kecil yang kreatif (seperti ruang penulis) dapat dilakukan dengan mudah dan menyenangkan.
Ada beberapa aspek penting yang perlu dipertimbangkan, biasanya dengan perangkat lunak praktis atau aplikasi yang dapat membantu. Mari kita lihat hanya tiga di antaranya di sini.
1. Buat Tempat untuk Menyimpan dan Mengakses File dengan Mudah
Saat mengerjakan kolaborasi kreatif, akan ada saatnya file perlu dibagikan. File-file tersebut mungkin berupa beberapa kartu seni untuk karakter di dunia bersama. Mereka mungkin rekaman video pertemuan diskusi online. Karena jenis media dapat bervariasi, ada baiknya memikirkan tempat yang memiliki kapasitas penyimpanan yang baik tanpa menguras kantong.
Misalnya, Dropbox memiliki paket penggunaan bisnis yang memberi Anda penyimpanan 5TB dengan harga kurang dari $20 per orang per bulan. Anda dapat menemukan a
uji coba gratis Dropbox Professional di sini jika memang diminati. Anda juga perlu memikirkan tempat yang mudah dibagikan dengan orang lain. Dropbox dapat membantu dengan file yang lebih besar, seperti gambar dan video berkualitas tinggi, meskipun ada alternatif bagus untuk file berbasis teks.Pengguna Microsoft One Drive dan Google Drive dapat dengan mudah menyimpan dokumen yang dibuat dalam pengolah kata dan dengan mudah berbagi tautan dengan kolaborator lainnya. Untuk pengguna Google, lihat panduan kami di cara Anda dapat membagikan dokumen Google Anda buat.
Jika Anda sedang mengembangkan naskah, rangkaian cerita pendek, atau kumpulan puisi dan ingin saling membantu tanpa terlalu mengganggu, fungsi komentar dari Microsoft Word dan Google Docs adalah cara yang sangat praktis melakukannya. GCFParFree memiliki video YouTube yang bagus menjelaskan cara menggunakan fungsi komentar di Google Docs.
2. Atur Zona Brainstorming Interaktif
Akan ada saatnya ketika mengerjakan dokumen pengolah kata tidak akan cukup untuk mengembangkan beberapa ide. Metode yang efektif untuk memvisualisasikan pengembangan ide adalah dengan menggunakan papan tulis online interaktif seperti Miro.
Ada sejumlah cara untuk menyesuaikan tata letak papan, dan Anda dapat dengan mudah membaginya dengan kontributor untuk dikomentari. Dengan Miro khususnya, Anda dapat mengubah ide menjadi tugas, memungkinkan transisi yang efisien dari konsepsi ke produksi.
Banyak aplikasi dan situs papan tulis interaktif gratis yang bebas digunakan dan dikemas dengan fitur. Untuk mencoba, Anda bisa masuk ke Miro di sini dan jelajahi fitur-fitur yang disediakannya. Ada juga penjelasan online yang membantu, seperti artikel kami di cara membuat perencana bulanan di Miro.
Jika diperlukan sistem manajemen tugas yang lebih mendalam, termasuk cara mengatur kalender, simpan tertaut file dan kelola tim yang lebih besar secara efektif, ada sistem gratis seperti Notion yang layak untuk dilihat ke dalam. Ada sejumlah penjelasan fitur yang berguna di luar sana, termasuk artikel kami tentang beberapa trik Notion ampuh untuk mempercepat alur kerja Anda.
Notion memiliki fungsi pembuatan catatan dan pengeditan multi-akun secara real-time. Meskipun ini terdengar kacau, dengan strategi manajemen tim yang tepat, ini juga dapat digunakan sebagai keuntungan saat berkolaborasi dalam dokumen langsung.
3. Gunakan Metode Komunikasi yang Efisien
Layanan pesan instan bisa efektif, seperti membuat grup WhatsApp atau Facebook Messenger, meskipun mereka memiliki keterbatasan. Slack juga bisa populer, meskipun mengirim file dan melihat riwayat obrolan dapat dengan cepat menyusahkan karena pembatasan penyimpanan versi gratis.
Forum komunitas online, seperti Discord, bisa jadi bagus karena Anda bisa membuat peran untuk anggota, dan ada fungsi pencarian komprehensif untuk menemukan informasi di percakapan sebelumnya.
Konferensi video juga disarankan, karena merupakan cara yang bagus untuk menampilkan nama secara langsung dan memberikan percakapan langsung dan lebih dinamis yang dapat diperjuangkan oleh sistem berbasis teks. Ada juga kemampuan merekam rapat video untuk ditinjau dan dibagikan dengan kontributor yang tidak hadir saat itu.
Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams semuanya bagus dalam pekerjaannya dan menyediakan fungsi perekaman dan menautkan ke akun host mereka dengan sangat mudah. Perlu diperhatikan zona waktu jika kebetulan Anda memiliki kontributor yang berbasis di luar negeri. Zoom memiliki fungsi yang memungkinkan Anda mengatasi tantangan ini. Artikel kami tentang cara mengatur lokasi kerja Anda di Zoom memiliki jawabannya.
Cara yang baik untuk membuat komentar video kecil atau tugas singkat adalah dengan menggunakan sistem perekaman dan berbagi video seperti Loom. Sangat mudah untuk merekam diri Anda dan layar Anda lalu membuat tautan untuk dibagikan. Kontributor juga dapat bereaksi dan mengomentari video satu sama lain. Sistem seperti ini sangat berguna untuk pekerjaan asinkron.
Kurang itu lebih
Untuk menghindari frustrasi kolaborator yang harus membuat banyak akun, mengunduh banyak aplikasi, dan memberikan yang berharga perincian ke banyak perusahaan pihak ketiga, sangat penting untuk benar-benar yakin bahwa Anda memerlukan perangkat lunak pilihan sebelumnya mengimplementasikannya.
Karena itu, Anda mungkin menemukan fitur baru yang menarik dan berguna dalam perangkat lunak yang sebelumnya tidak Anda ketahui keberadaannya, atau yang direkomendasikan oleh kolaborator itu sendiri. Dengan sedikit trial and error dan pengujian, Anda akan menemukan aplikasi dan situs yang paling sesuai untuk Anda dan tim Anda.