Karyawan telah terbiasa beralih di antara aplikasi kerja sehingga mereka mengembangkan memori otot jangka panjang untuk itu. Meskipun nyaman, alat ini hanya membantu Anda sampai batas tertentu.
Beralih tab hanya membutuhkan waktu beberapa detik, tetapi akan bertambah hingga beberapa jam seminggu jika Anda menjalankan beberapa program secara bersamaan. Dan sebagian besar pekerja bahkan tidak menyadari bahwa mereka membuang-buang waktu. Untuk membantu merampingkan alur kerja Anda, kami akan menjelaskan bahaya mengadopsi terlalu banyak program perangkat lunak perkantoran.
Apa Penyebab Harus Beralih Antar Aplikasi Saat Bekerja?
Teknologi merampingkan proses bisnis dengan mengotomatiskan berbagai tugas pekerjaan. Alat manajemen proyek mengatur tanggung jawab tim, pelacak waktu memantau aktivitas karyawan, dan alat penjadwalan mengatur janji temu.
Dengan demikian, program perangkat lunak masih tidak dapat sepenuhnya menggantikan upaya manusia. Berinvestasi berlebihan dalam otomatisasi, yang dilakukan banyak pemberi kerja, memaksa pengguna menyulap banyak aplikasi. Sebuah studi longitudinal oleh Okta, Inc. bahkan menunjukkan bahwa 10% bisnis AS menggunakan 199+ program perangkat lunak untuk bekerja. Kebanyakan orang tidak dapat memproses banyak platform dengan cepat.
6 Efek Negatif Beralih Antara Terlalu Banyak Aplikasi Pekerjaan
Beberapa orang akan berpendapat bahwa beralih antar tab adalah harga kecil yang harus dibayar untuk otomatisasi dan kenyamanan. Bagaimanapun, penduduk asli digital harus beradaptasi dengan perubahan. Meskipun bisnis hanya dapat mengkonsolidasikan fungsi tertentu, menggunakan terlalu banyak aplikasi kerja menghasilkan beberapa kelemahan bagi pekerja.
1. Beralih Antar Platform Membuang-buang Waktu
Perusahaan berinvestasi pada alat kerja untuk menghemat waktu. Mereka berharap karyawan seperti Anda akan mencapai lebih banyak setelah membongkar beberapa tugas harian mereka. Ya, program perangkat lunak perkantoran mempercepat proses alur kerja. Anda dapat memasukkannya ke dalam rutinitas Anda dan meminimalkan beban kerja Anda, tetapi ketergantungan yang berlebihan akan menghasilkan hasil yang berlawanan.
Sering beralih di antara beberapa aplikasi menghabiskan terlalu banyak waktu. Alih-alih mendapatkan setiap platform yang sedang tren, identifikasi aplikasi kerja mana yang akan menangani pemboros waktu terburuk di tempat kerja Anda. Anjurkan penyelia Anda untuk membatasi diri mereka pada alat-alat penting. Overbuying program perangkat lunak hanya menyia-nyiakan sumber daya perusahaan dan memberikan tekanan yang tidak perlu pada pekerja.
2. Menyimpan Informasi di Berbagai Platform Membahayakan Keamanan
Pemantauan aset memainkan peran penting dalam keamanan siber. Cara terbaik untuk mencegah serangan eksternal dan internal adalah dengan mengawasi pengguna yang mengakses, melihat, dan mengedit file. Tidak ada yang tahu kapan pelanggaran data akan terjadi. Manajer TI harus memiliki akses waktu nyata ke bagian mana pun dari data perusahaan 24/7.
Namun, menggunakan beberapa program perangkat lunak membuat pemantauan menjadi sulit. Melacak platform yang berbeda membutuhkan sumber daya yang sangat besar, sehingga sebagian besar perusahaan lebih suka mengabaikan aplikasi dengan prioritas rendah sama sekali.
Harap dicatat bahwa pendekatan ini mengkompromikan sistem keamanan perusahaan secara keseluruhan. Penjahat dunia maya saat ini memiliki keterampilan dan sumber daya teknologi untuk menyalahgunakan bahkan Informasi Identifikasi Pribadi (PII) yang lama dan ketinggalan zaman. Jangan memigrasikan file perusahaan ke aplikasi apa pun yang tidak dapat Anda pantau secara rutin.
3. Beralih Antara Aplikasi Mengganggu Alur Pemikiran Seseorang
Memproses informasi baru mencegah Anda mencapai keadaan mengalir. Jika Anda terpental di antara platform yang berbeda beberapa kali sehari, Anda akan berjuang dengan tugas-tugas berat yang membutuhkan fokus lebih dari beberapa menit.
Beralih tab membutuhkan sedikit usaha, tetapi beralih ke tugas yang berbeda menyebabkan tekanan kognitif yang signifikan. Karyawan bukanlah mesin yang secara otomatis memproses informasi baru. Sebuah laporan oleh Psikreg.org menunjukkan bahwa saluran memori jangka pendek hanya dapat menyimpan sekitar tujuh item selama 10 hingga 60 detik.
Pendekatan terbaik adalah membatasi sistem yang Anda gunakan per tugas. Katakanlah Anda sedang menulis blog. Alih-alih melompat di antara platform dan tab untuk mengumpulkan informasi saat Anda menulis, teliti dan kumpulkan poin paling kritis sebelumnya.
4. Menjalankan Terlalu Banyak Aplikasi Latar Belakang Mengganggu Fungsionalitas Perangkat
Menjalankan terlalu banyak proses latar belakang memperlambat perangkat Anda. Aplikasi ringan seperti platform perpesanan instan dan alat manajemen proyek tidak menghabiskan banyak RAM. Namun, menjalankan sistem berat seperti editor foto, pembuat situs, dan aplikasi konferensi video secara bersamaan dapat menyebabkan kelambatan.
Anda harus mengetahui batasan perangkat Anda. Blokir tugas yang membutuhkan aplikasi berat RAM sehingga Anda dapat menghilangkan beberapa proses latar belakang selama periode tersebut. Anda tidak hanya akan melindungi gadget Anda, tetapi Anda juga akan bekerja lebih cepat. Gangguan eksternal seperti halaman yang lambat dimuat dan layar yang membeku membuatnya sulit untuk fokus, terutama jika Anda terus meluncurkan kembali aplikasi yang mogok.
5. Memperkenalkan Berbagai Platform ke Karyawan Baru Membutuhkan Waktu
Mengajar karyawan baru untuk mempelajari berbagai alat secara bersamaan akan memperpanjang proses orientasi. Mengadopsi sistem baru membutuhkan waktu. Anda memerlukan pengulangan selama beberapa minggu untuk memasukkan berbagai alat ke dalam alur kerja Anda secara efektif.
Orientasi harus fokus pada aklimatisasi. Itu cara terbaik untuk menyambut rekrutan termasuk pengenalan tim, pelatihan mendalam, dan penjelasan sumber daya. Tetapi jika pelatih Anda menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengajari Anda tentang peralatan kantor, mereka mungkin secara tidak sengaja mengabaikan aktivitas ini.
6. Pekerja Mungkin Merasa Terlalu Banyak Mengingat Platform
Beralih antar tab adalah satu hal, tetapi menguasai berbagai platform yang Anda gunakan setiap hari adalah hal lain. Tidak semua alat dibuat sama. Meskipun Anda dapat mempelajari platform perpesanan dan aplikasi pencatat dengan cepat, menggunakan platform manajemen proyek, pembuat situs, dan editor video, di antara sumber daya kompleks lainnya, membutuhkan banyak pelatihan.
Mempelajari terlalu banyak platform menguras kognitif. Jika Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk menguasai peralatan kantor, Anda tidak akan memiliki energi dan kekuatan mental yang tersisa untuk pekerjaan Anda yang sebenarnya, sehingga menghambat kinerja.
Apa yang Dapat Anda Lakukan untuk Meminimalkan Kebutuhan untuk Beralih Antar Aplikasi?
Anda akan memiliki kontrol lebih besar atas alur kerja Anda jika Anda wiraswasta. Menilai alat yang Anda gunakan untuk mengotomatiskan tugas lepas dan melihat mana yang terintegrasi dengan baik satu sama lain. Sebagian besar alat manajemen mengakomodasi aplikasi pihak ketiga dalam ekosistem yang sama.
Sebagai alternatif, Anda memerlukan dukungan penyelia jika Anda bekerja untuk perusahaan swasta. Minta untuk meninjau laporan aktivitas tim untuk hambatan alur kerja. Hapus alat yang berlebihan, periksa sistem mana yang dapat beroperasi pada satu platform berlisensi, dan coba strategi migrasi file yang efektif. Setelah Anda memiliki argumen yang kuat, kirimkan ke departemen yang sesuai.
Hilangkan Kebiasaan Buruk Kecil Yang Menghambat Efisiensi Alur Kerja
Meskipun program perangkat lunak dapat mengotomatiskan tugas-tugas tertentu, tiba-tiba mengadopsi beberapa pilihan menghambat produktivitas alur kerja. Jangan membanjiri diri Anda dengan alat. Selain beralih di antara berbagai aplikasi, Anda juga akan membuang waktu untuk tugas-tugas yang tidak berguna seperti memuat halaman baru, memulai program, dan memigrasikan file.
Untuk lebih meningkatkan produktivitas Anda, lanjutkan menilai kebiasaan buruk kecil mana yang menyebabkan kemacetan alur kerja. Kami sarankan untuk melacak aktivitas kerja Anda. Mengukur tugas Anda akan membantu Anda menemukan pembunuh produktivitas yang halus namun berbahaya, seperti penundaan, media sosial, dan perfeksionisme.
