Pernahkah Anda menerima email yang ditulis dengan buruk di kotak masuk Anda? Anda mungkin bertanya-tanya tentang apa email itu dan bagaimana menanggapinya. Untuk menghindari pengiriman email yang buruk sendiri, lihat daftar kesalahan umum dalam email kantor ini.
1. Baris Subjek Tidak Ada
Salah satu kesalahan umum dalam menulis email kantor adalah tidak menyertakan baris subjek. Daftar baris subjek adalah hal pertama yang dilihat orang saat mereka membuka akun email. Jika seseorang menerima banyak sekali email, email tanpa baris subjek yang deskriptif dan sesuai kemungkinan besar akan diabaikan.
Penelitian Blog HubSpot menunjukkan bahwa baris subjek yang efektif harus membangkitkan rasa ingin tahu dan dipersonalisasi. Beri tahu penerima mengapa email Anda penting melalui baris subjek Anda. Baris subjek "Newsletter 1" tidak jelas dan tidak menarik minat siapa pun. Tapi "Newsletter 1: Performer Terbaik Bulan Ini" kemungkinan akan mendapatkan lebih banyak penayangan.
2. Menggunakan Nada yang Salah
Nada email dapat mencerminkan bagaimana Anda ingin dianggap. Pilihan kata Anda mencerminkan nada positif atau negatif. Misalnya, berkomentar bahwa ide seseorang "aneh" memiliki konotasi yang berbeda dengan mengatakan bahwa idenya "unik". Belajar membedakan antara nuansa makna dan memilih kata yang tepat.
Email kantor harus terdengar profesional. Tingkat formalitas tergantung pada budaya kerja dan hubungan profesional Anda dengan penerima. Jika budaya kerjanya ramah, atau Anda sudah lama menjadi kolega dengan seseorang, Anda dapat memulai email kantor Anda dengan "Hai John." Namun jika Anda menghubungi seseorang yang tidak Anda kenal di perusahaan lain, akan lebih aman jika Anda menghubungi mereka menggunakan format "Dear Mr. Smith."
Jika Anda meragukan pilihan kata Anda, berkonsultasilah dengan tesaurus atau kamus online. Asisten pengetikan online Grammarly juga menyertakan a detektor nada tulisan dalam fitur-fiturnya. Anda dapat mengubah nada dalam pengaturan agar terdengar percaya diri dan profesional.
3. Detail dan Lampiran Tidak Ada
Sangat menjengkelkan menerima email kantor dengan detail yang tidak lengkap. Mengirim email bolak-balik untuk mendapatkan informasi adalah pemborosan waktu yang sangat besar. Untuk menghindarinya, uraikan semua hal mendasar: siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana. Anda dapat mengikuti format berikut:
- Paragraf pertama: Salam dan poin utama email.
- Paragraf kedua: Semua detail relevan yang perlu diketahui penerima tentang subjek tersebut.
- Paragraf ketiga: Ajakan bertindak (mis., apakah mereka perlu merespons, menyelesaikan tautan, dll.).
- Paragraf keempat: Terima Kasih.
Ingatlah untuk melampirkan file lain yang dibutuhkan penerima Anda. Satu kesalahan umum adalah mengatakan bahwa Anda melampirkan file tanpa melakukannya! Anda dapat menghindari ini dengan membaca email Anda sebelum mengirimkannya.
4. Mengabaikan Edit dan Proofread
Email yang penuh dengan kesalahan tata bahasa dan kalimat terdengar tidak profesional. Penerima Anda mungkin berpikir Anda tidak memikirkan dengan hati-hati dalam komunikasi Anda. Kesalahan biasanya terjadi saat Anda sedang terburu-buru atau berpikir lebih cepat daripada mengetik. Tetapi ada cara Anda dapat menghindari atau mengurangi ini.
Anda bisa mulai dengan garis besar sebelum mengisi semua detail. Setelah Anda membuat draf email, luangkan waktu untuk meninjaunya sebelum menekan kirim. Karena lebih sulit menemukan kesalahan saat Anda penulis, gunakan alat online. Jika Anda tidak suka mengunduh aplikasi dan ekstensi, cari pemeriksa ejaan dan tata bahasa bebas unduhan terbaik.
5. Alamat Email Tidak Profesional
Bayangkan bagaimana reaksi klien atau kolega jika mereka menerima email dari [email protected]. Alamat email yang tidak profesional membuat Anda terlihat tidak profesional. Untuk menghindari kecerobohan yang membuat ngeri ini, gunakan email kantor Anda.
Jika Anda tidak memiliki email perusahaan, baca terus cara menggunakan alamat email khusus dengan Gmail untuk email profesional. Misalkan Gmail bukan secangkir teh Anda. Anda dapat menjelajahi opsi untuk menyiapkan email khusus dengan penyedia email paling populer, lebih baik dari Gmail dan Yahoo Mail.
6. Tidak Ada Blok Tanda Tangan
Pikirkan blok tanda tangan sebagai kartu bisnis Anda. Elemen ini ditempatkan setelah tanda tangan Anda dan berisi nama lengkap dan detail kontak Anda. Blok tanda tangan membantu penerima mengidentifikasi perusahaan Anda dan posisi yang Anda pegang. Ini memungkinkan penerima menemukan informasi Anda dengan cepat jika mereka perlu menghubungi Anda melalui saluran selain email.
Tanyakan kepada perusahaan Anda apakah ada format yang diperlukan untuk blok tanda tangan. Jika tidak, Anda dapat menambahkan elemen berikut:
- Nama lengkap
- Peran
- Tim/Departemen
- Nama perusahaan
- Nomor kontak
- Situs Perusahaan
- Akun Media Sosial Perusahaan
Anda dapat menyesuaikan blok tanda tangan di pengaturan email Anda. Ingatlah untuk mengedit dan mengoreksi bagian ini juga. Saat disimpan, blok tanda tangan Anda akan disertakan dalam email keluar Anda.
7. Tidak Mengetahui Perbedaan Antara Cc dan Bcc
Cc Dan Bcc adalah bidang setelah Ke bagian. Salah satu kesalahan umum adalah tidak tahu kapan harus menggunakannya. Cc adalah singkatan dari carbon copy. Saat Anda menambahkan alamat email seseorang di Cc:
- Mereka juga akan menerima salinan email tersebut
- Alamat email mereka diperlihatkan ke penerima utama di bidang Kepada.
- Mereka diberitahu tentang komunikasi tersebut tetapi tidak diharuskan untuk bertindak atau menanggapi email tersebut.
Kau gunakan Cc untuk memberi tahu penerima utama bahwa Anda terus mengabari orang lain. Anda juga menggunakannya untuk menahan orang tersebut di dalam Cc diberitahukan. Misalnya, Anda ingin memberi tahu manajer Anda bagaimana kemajuan proyek tim Anda. Jadi alamat rekan satu tim Anda harus ada di Ke, sedangkan alamat manajer Anda harus di Cc.
Bcc adalah singkatan dari salinan karbon buta. Saat Anda menambahkan alamat email seseorang di Bcc:
- Mereka menerima salinan email.
- Alamat email mereka tidak diekspos ke penerima lain.
Kau gunakan Bcc untuk mencegah kotak masuk orang meluap. Jika seseorang dari Ke atau Cc bidang hits Membalas semua, penerima di Bcc tidak akan menerima email. Anda juga bisa menggunakan Bcc untuk mencegah penerima lain mengetahui bahwa ada orang lain yang disertakan dalam email. Misalnya, jika Anda mengirim buletin yang sama ke semua klien Anda, Anda tidak ingin saling mengungkapkan alamat email mereka.
8. Mengirim Email Di Luar Jam Kerja
Sangat mudah terbawa oleh kegembiraan proyek baru dan mengirim email kepada atasan atau kolega Anda pada pukul dua pagi. Namun, ini mungkin menjadi masalah. Bos atau rekan Anda mungkin berpikir bahwa Anda tidak menghargai waktu mereka.
Jika email tersebut bukan darurat, kirimkan dalam jam kerja dan berikan waktu yang cukup kepada orang lain untuk merespons. Selain itu, jika masalah Anda mendesak, lebih baik mengirim SMS, menelepon, atau mengirim pesan instan. Solusi yang baik adalah menjadwalkan email Anda. Itu alat penjadwalan email terbaik yang harus Anda coba akan membantu email Anda mendarat di kotak masuk seseorang pada waktu yang tepat.
9. Menanggapi Terlambat
Ketika Anda terlambat menanggapi email, itu mungkin mencerminkan kurangnya komitmen terhadap pekerjaan Anda. Aturan praktis yang sederhana adalah merespons dalam 24 jam atau dalam jangka waktu yang diberikan pengirim. Berkomunikasi dengan segera dan jelas jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyusun tanggapan.
Praktik yang baik adalah dengan mengaktifkan fitur respons otomatis email Anda jika Anda sedang sibuk atau berada di luar kantor. Misalnya, Anda dapat memeriksa cara menyiapkan penjawab liburan berulang di Gmail. Platform email juga memiliki template, yang memungkinkan Anda menyimpan tanggapan kalengan.
Hindari Kesalahan Email Umum dan Tinggalkan Kesan Baik
Email Anda dapat meninggalkan kesan positif atau negatif pada kolega Anda. Untuk meningkatkan etiket email profesional Anda, hindari kesalahan umum ini dalam email kantor. Dan ingat, jika ragu, jangan kirimkan!
Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut dalam membuat email, coba gunakan template email. Menggunakan template memastikan bahwa komunikasi Anda terdengar dan terlihat profesional. Mulai jelajahi platform yang memungkinkan Anda mengunduh paket template gratis yang dapat Anda gunakan di aplikasi email Anda.