Membuat daftar tugas adalah peretasan produktivitas yang efektif yang membantu Anda menyalurkan perhatian ke hal-hal yang penting. Namun, Anda dapat mempertimbangkan untuk melengkapi ini dengan daftar yang tidak boleh dilakukan untuk meningkatkan produktivitas Anda.
Daftar yang tidak boleh Anda lakukan harus terdiri dari tugas dan kebiasaan bernilai rendah yang jarang Anda pikirkan secara sadar yang menghabiskan waktu dan energi Anda. Membuat daftar ini dan menghindari kebiasaan ini akan memberi ruang untuk tugas yang lebih memuaskan. Meskipun daftar yang tidak harus Anda lakukan pada akhirnya terserah Anda, artikel ini akan membahas beberapa contoh umum untuk Anda mulai.
1. Memeriksa Email Anda Sepanjang Hari
Jika Anda tidak suka meninggalkan pesan yang belum dibaca atau dijawab, Anda mungkin memiliki kebiasaan memeriksa email terus-menerus sepanjang hari kerja. Menghabiskan begitu banyak waktu di kotak masuk Anda mungkin tampak seperti kebiasaan yang produktif, tetapi sebenarnya tidak, kecuali itu yang dibutuhkan oleh pekerjaan Anda.
Salah satu masalah utama dengan kebiasaan ini adalah menempatkan Anda dalam mode reaktif, karena Anda membiarkan kotak masuk menentukan tugas untuk hari itu alih-alih memprioritaskan tugas Anda sendiri. Ini menghilangkan waktu dan fokus yang harus Anda investasikan dalam pengejaran yang lebih bermakna.
Yang mengatakan, Anda harus mempertimbangkan untuk lebih proaktif dengan waktu dan kotak masuk Anda dengan mengelompokkan aktivitas email Anda. Pengelompokan tugas melibatkan pengelompokan tugas yang serupa dan mengerjakannya sekaligus, misalnya, memeriksa dan membalas email Anda pada waktu tertentu dalam sehari, menyisakan sisa waktu untuk tugas produktif.
2. Multitasking
Kebiasaan lain yang menutupi dirinya sebagai peretasan produktivitas adalah multitasking. Meskipun mungkin tampak berlawanan dengan intuisi, multitasking, atau, lebih tepatnya, peralihan konteks, dapat memakan waktu dan tidak efektif. Itu karena mencoba banyak hal sekaligus memaksa otak Anda untuk terus beralih antar tugas, yang bisa melelahkan dan menyebabkan penurunan efisiensi dan akurasi.
Tugas tunggal, di sisi lain, memungkinkan Anda untuk fokus pada satu tugas dan mencurahkan seluruh energi Anda untuk menyelesaikannya. Ini meminimalkan gangguan, meningkatkan konsentrasi, dan membantu Anda menyelesaikan tugas individu lebih cepat dan dengan hasil yang lebih baik.
3. Mengatakan Ya untuk Pertemuan yang Tidak Perlu
Kebiasaan selanjutnya untuk ditambahkan ke daftar yang tidak boleh Anda lakukan adalah mengatakan ya untuk rapat yang tidak perlu. Menerima setiap pertemuan yang datang dengan cara Anda akan dengan cepat memenuhi jadwal Anda, menyisakan sedikit waktu untuk menyelesaikan sesuatu.
Pertama, coba pertanyakan tujuan dari setiap pertemuan dan cari tahu apakah itu sangat diperlukan. Beberapa rapat dapat diganti dengan panggilan cepat, email, atau pesan obrolan. Jika rapat diperlukan, pastikan rapat memiliki agenda dan jadwal yang jelas, dan usahakan untuk membuatnya sesingkat mungkin. Selektif dengan rapat yang Anda terima akan membantu meluangkan waktu di hari Anda dan memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih bermakna.
Media sosial adalah alat yang hebat untuk terhubung dengan rekan-rekan Anda dan tetap mendapat informasi, tetapi juga bisa mengurangi produktivitas Anda ketika Anda terus-menerus menemukan diri Anda dalam lubang kelinci yang tak ada habisnya umpan berita. Ini adalah kebiasaan yang sulit untuk dihilangkan, mengingat Anda mungkin tidak selalu menyadari bahwa Anda melakukannya sampai beberapa jam berlalu.
Ke atasi kebiasaan menggulir tanpa berpikir Anda, Anda perlu mengenali dan menghapus pemicunya. Beberapa penyebab umum adalah notifikasi dan perasaan ketinggalan. Setelah Anda mengidentifikasi dan menghapus pemicunya, Anda dapat memanfaatkan alat yang dapat membantu meminimalkan waktu Anda di aplikasi media sosial seperti Waktu Layar untuk mengurangi penggunaan iPhone Anda atau Mode fokus di Android.
5. Membuang-buang Waktu untuk Tugas Biasa/Berulang
Tugas biasa menghabiskan waktu dan sumber daya berharga yang dapat Anda gunakan untuk tugas lain yang lebih penting, dan itu adalah entri berikutnya dalam daftar yang tidak boleh dilakukan. Tugas-tugas ini dapat dengan mudah tergelincir di bawah radar, tetapi mereka bertambah dengan cepat dan dapat membuang-buang waktu. Beberapa contoh tugas biasa termasuk entri data, menyalin rapat video, dan menjadwalkan posting media sosial secara manual, untuk beberapa nama.
Ada beberapa cara untuk mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk tugas-tugas biasa, termasuk mendelegasikan tugas kepada orang lain, mengalihdayakan ke layanan pihak ketiga, atau menggunakan alat otomatisasi untuk menangani tugas yang berulang. Satu atau lebih dari strategi ini dapat membantu Anda menghemat waktu dan membebaskan energi Anda untuk tugas yang lebih berdampak.
6. Menggunakan Ponsel Anda di Tempat Tidur
Meskipun kedengarannya tidak terlalu buruk, menggunakan ponsel di tempat tidur adalah a kebiasaan smartphone yang dapat menghambat produktivitas Anda. Menggunakan smartphone di pagi hari atau hal terakhir di malam hari dapat memiliki beberapa efek buruk.
Misalnya, cahaya biru yang dipancarkan ponsel dapat mengganggu produksi melatonin, hormon yang membantu mengatur siklus tidur. Selain itu, memeriksa berita atau media sosial di pagi hari dapat membuat nada negatif untuk sisa hari Anda.
Dengan mengingat hal ini, menciptakan zona bebas telepon di kamar Anda sangatlah penting. Ini akan membantu meningkatkan kualitas tidur Anda dan memungkinkan Anda memulai hari dengan lebih produktif. Anda dapat melakukan aktivitas lain seperti membaca buku fisik, menulis jurnal sebelum tidur, dan menggunakan jam alarm kuno untuk membangunkan Anda.
7. Gagal Memprioritaskan Tugas Anda
Tidak apa-apa untuk memiliki rencana untuk hari Anda dengan mencantumkan tugas Anda di daftar tugas Anda, tetapi jika Anda tidak memprioritaskannya, kemungkinan Anda tidak akan menyelesaikan tugas yang paling penting tepat waktu. Idealnya, Anda harus bertujuan untuk menghabiskan waktu paling produktif Anda pada tugas-tugas Anda yang paling menantang dan penting. Pendekatan ini memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari hari Anda dan tidak melewatkan tenggat waktu penting.
Salah satu cara terbaik untuk siapkan daftar tugas Anda menggunakan matriks Eisenhower. Kerangka kerja sederhana ini membantu Anda menentukan tugas mana yang harus diprioritaskan berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Setelah Anda mengidentifikasi prioritas utama Anda, Anda dapat fokus untuk menanganinya terlebih dahulu, dan tugas Anda selanjutnya dapat mengikuti.
Otomatiskan Tugas Bernilai Rendah dan Hilangkan Kebiasaan Tidak Produktif untuk Meningkatkan Produktivitas
Mengembangkan daftar yang tidak boleh dilakukan yang dipersonalisasi adalah strategi efektif yang dapat membantu Anda fokus pada tugas paling penting dan meningkatkan produktivitas Anda.
Dengan mendelegasikan, mengalihdayakan, atau mengotomatiskan tugas-tugas bernilai rendah dan membuang kebiasaan yang tidak produktif, Anda dapat menciptakan lebih banyak ruang untuk hal-hal yang paling penting bagi Anda dan memanfaatkan hari Anda sebaik-baiknya. Anda dapat menggunakan daftar ini sebagai inspirasi untuk membuat daftar hal yang tidak boleh dilakukan dan mulai menghapus pemborosan waktu dari rutinitas harian Anda.