Bekerja dengan tim jarak jauh adalah cara terbaik untuk memasuki kumpulan bakat yang beragam di seluruh dunia. Anda pasti akan menemukan orang yang cocok untuk peran atau proyek tertentu untuk memastikan bisnis Anda berkembang pesat.
Namun, bekerja dengan tim jarak jauh memerlukan pendekatan yang berbeda dari mengelola tim internal. Anda harus mengatasi tantangan seperti komunikasi yang buruk, kurangnya pengakuan, kesulitan penjadwalan, dan banyak lagi. Ini berarti Anda perlu menyiapkan proses untuk memastikan tim jarak jauh Anda melakukan yang terbaik. Artikel ini akan mencakup tip dan alat untuk membantu Anda mencapai tujuan ini.
1. Siapkan Saluran Komunikasi
Komunikasi yang efektif sangat penting untuk setiap tim yang sukses, terutama dalam penyiapan jarak jauh. Karena Anda tidak akan dapat berkomunikasi secara langsung, untuk sebagian besar, penting bagi Anda untuk menyiapkan saluran yang berbeda untuk mengatasi
kesalahan komunikasi umum dalam tim virtual dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama.Ada beberapa jenis alat yang dapat Anda gunakan untuk mengatasi tantangan umum komunikasi tim jarak jauh, seperti email, sistem konferensi video, dan platform perpesanan instan. Setiap alat menyediakan fitur yang berbeda, jadi pilihlah yang paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda dan kasus penggunaan tertentu.
Misalnya, Anda dapat menggunakan aplikasi perpesanan instan seperti Slack untuk percakapan cepat dan pertanyaan, email untuk berkomunikasi dengan klien, dan perangkat lunak konferensi video seperti Zoom untuk mengadakan pertemuan virtual atau check-in. Saluran komunikasi apa pun yang Anda pilih, pastikan semua orang mengetahui tujuan mereka dan menggunakannya dengan benar.
2. Pilih Produktivitas Daripada Presenteeisme Digital
Mengatasi presenteeisme digital sangat penting untuk memastikan bahwa tim terdistribusi Anda bekerja sebaik mungkin. Bekerja dengan tim jarak jauh memungkinkan Anda menghindari replikasi model kantor tradisional 'presenteeism'—di mana Anda mengukur produktivitas dengan jumlah waktu yang dihabiskan di depan komputer, bukan hasil kerja yang sebenarnya.
Daripada mengharapkan tim Anda terpaku pada layar mereka sepanjang hari, Anda dapat fokus pada pengaturan a Rencana SMART untuk membantu mereka mencapai tujuan mereka dan hasil yang memuaskan daripada menghabiskan waktu online.
Ini memberi mereka kebebasan untuk bekerja selama jam-jam paling produktif mereka dan memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari waktu mereka. Ini juga menggeser fokus dari budaya "selalu aktif" yang merusak produktivitas ke salah satu yang merayakan hasil dengan mendorong jam kerja yang fleksibel dan fokus yang lebih baik.
Komunikasi yang efektif memberdayakan tim Anda untuk menjadi lebih produktif. Jika itu tujuan Anda, masuk akal untuk menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menanggapi pesan dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sebenarnya. Salah satu cara terbaik untuk menegakkan budaya yang merayakan hasil dan bukan jam yang dihabiskan untuk terhubung ke perangkat kerja adalah dengan menggunakan alat yang mendorong komunikasi asinkron.
Meskipun pesan instan memiliki tempatnya dalam beberapa keadaan, ping, notifikasi, dan pesan yang terus-menerus dapat mengganggu dan menyulitkan tim Anda untuk mematikannya. Komunikasi asinkron berguna untuk tim yang bekerja di zona waktu yang berbeda, karena memungkinkan mereka merespons saat tersedia alih-alih mengharapkan semua orang tersedia pada waktu yang sama.
Anda dapat gunakan alat komunikasi asinkron seperti Qatalog, Twist, atau Yac untuk mendapatkan semua informasi yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan terbaik sambil meminimalkan interupsi.
4. Bersiaplah untuk Menangani Masalah Teknis
Terkadang, teknologi bisa menjadi pedang bermata dua. Meskipun komputer dan alat tim virtual dapat membantu Anda tetap terhubung, tidak ada yang sangat mudah.
Akan ada saatnya anggota tim Anda akan menghadapi masalah teknis yang menghalangi mereka untuk melakukan pekerjaannya. Dan, mengingat setiap orang bekerja dari lokasi yang berbeda, Anda mungkin tidak selalu dapat mengandalkan tim TI internal Anda untuk memecahkan masalah setiap orang dengan segera.
Untuk mencegah gangguan yang signifikan pada alur kerja tim Anda, sangat penting bagi setiap orang untuk siap menghadapi hal yang sama masalah teknis pekerjaan jarak jauh. Ini termasuk mengetahui caranya memperbaiki kesalahan jaringan yang umum dan mengatasi ancaman keamanan siber. Anda dapat menambahkan beberapa tutorial pemecahan masalah ke wiki internal Anda, sehingga anggota tim mengetahui apa yang harus dilakukan jika terjadi kesulitan teknis.
5. Buat Strategi Dokumentasi yang Efektif
Salah satu cara terbaik untuk memastikan bahwa tim Anda melakukan yang terbaik adalah memiliki a strategi dokumentasi yang komprehensif di tempat. Dokumentasi sangat penting dalam organisasi mana pun, tetapi sangat berguna untuk tim jarak jauh di mana informasi dapat hilang dalam pesan dan email yang tak ada habisnya.
Baik itu ringkasan proyek, tutorial cara kerja, atau catatan dari rapat, pastikan bahwa tim Anda memiliki platform bersama tempat mereka dapat berbagi, menyimpan, dan mengakses informasi yang relevan dengan cepat. Sistem dokumentasi yang terorganisir dengan baik akan membantu menjaga semua orang pada halaman yang sama dan memudahkan anggota tim untuk menemukan apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.
Anda dapat menggunakan solusi perangkat lunak seperti Tettra untuk buat wiki internal tempat kerja Anda dan menggunakannya sebagai hub pusat Anda untuk semua informasi yang relevan. Alat ini memungkinkan Anda mengatur informasi ke dalam kategori dan memberikan izin kepada anggota tim tertentu untuk mengedit dokumen tertentu.
6. Memberi dan Menerima Umpan Balik
Selalu ada ruang untuk perbaikan, bahkan di tim terbaik. Sebagai pemimpin tim jarak jauh, Anda bertanggung jawab untuk memastikan semua orang bekerja secara efisien dan menerima umpan balik yang mereka perlukan untuk meningkatkan dan menaiki tangga perusahaan. Anda dapat melakukan ini dengan melakukan check-in reguler melalui video call atau meminta supervisor mengirimkan formulir umpan balik tertulis.
Kemungkinan besar, orang-orang Anda juga memiliki umpan balik yang berharga untuk Anda dan perusahaan. Namun, sebagian besar dari mereka mungkin merasa tidak nyaman berbicara di video call atau menulis email. Anda dapat menggunakan alat seperti Officevibe untuk manajemen tim dan untuk memastikan suara semua orang didengar.
Alat ini menawarkan opsi umpan balik anonim, sehingga anggota tim yang paling tertutup pun dapat membagikan pemikiran jujur mereka tanpa rasa takut. Ini memberi Anda wawasan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan tim Anda dan memungkinkan Anda mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat mereka melakukan yang terbaik.
7. Mendorong Interaksi Sosial
Bekerja dari rumah terkadang terasa sepi dan memengaruhi keterlibatan dan moral. Tanpa kantor fisik di mana Anda sesekali dapat bertemu kolega dan mengobrol singkat, penting untuk menemukan solusi virtual untuk menumbuhkan rasa persahabatan di antara anggota tim Anda.
Kamu bisa membuat pendingin air virtual di mana anggota tim dapat terlibat dalam percakapan santai. Ini bisa berupa obrolan grup tempat orang-orang dapat berbagi cerita lucu, mendiskusikan hobi, atau apa pun yang tidak terkait dengan pekerjaan. Anda juga dapat merencanakan rehat kopi virtual agar orang-orang Anda tetap terlibat dan termotivasi. Ini bisa menjadi panggilan video pribadi tempat semua orang dapat berkumpul, tertawa, dan bermain game.
Bangun Budaya Kerja Jarak Jauh yang Positif
Menciptakan budaya kerja yang positif sangat penting bagi tim jarak jauh mana pun untuk mencapai potensi penuhnya. Untuk mencapai tujuan ini, Anda perlu terus mengevaluasi dan meningkatkan pendekatan kerja jarak jauh Anda.
Dengan menggabungkan tip yang disebutkan di atas dan menemukan cara kreatif untuk membantu tim jarak jauh Anda merasa terhubung dan termotivasi, Anda bisa melakukannya ciptakan budaya kerja yang efektif yang akan menghasilkan yang terbaik dalam tim jarak jauh Anda dan memastikan masa depan yang sukses untuk Anda organisasi.
