Anda akan menemukan diri Anda menyulap beberapa tugas saat karier lepas Anda berkembang. Ya, Anda akan mendapat lebih banyak jika Anda bekerja lebih banyak. Dan meskipun akan menyenangkan untuk memenuhi target penghasilan Anda, mengambil terlalu banyak tanggung jawab akan menghasilkan hasil yang dapat diabaikan. Anda hanya akan berakhir kelelahan.
Untuk membebaskan jadwal sibuk Anda, mari jelajahi tugas mana yang dapat Anda limpahkan ke alat otomasi. Dengan begitu, Anda akan memiliki lebih banyak waktu dan energi untuk berkonsentrasi pada area kritis bisnis freelance Anda.
1. Manajemen Email
Seperti kebanyakan orang dewasa yang bekerja, Anda mungkin menerima ratusan email secara teratur. Membaca dan menjawab pesan tidak memerlukan fokus yang intens, tetapi itu menyita sebagian besar hari kerja Anda. Sebuah Laporan Adobe bahkan menyatakan bahwa orang menghabiskan lebih dari lima jam setiap hari untuk memeriksa email.
Selain itu, Anda tidak bisa berhenti membalas email sama sekali. Berbagai pihak, mulai dari klien lepas internasional hingga agen federal, akan menghubungi Anda melalui email. Dalam beberapa kasus, Anda bahkan mungkin harus merespons dengan cepat.
Alih-alih mengabaikan email Anda tanpa pandang bulu, pertimbangkan untuk berinvestasi alat manajemen email yang kuat. Temukan platform yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Mereka akan berspesialisasi dalam mengatur kotak masuk Anda atau merampingkan pengiriman email massal. Misalnya, Help Scout melakukan pekerjaan yang baik dalam mengirimkan pengumuman di seluruh perusahaan, sementara SaneBox secara akurat mengurutkan pesan masuk.
2. Penjadwalan Posting Media Sosial
Posting media sosial sangat penting untuk kesuksesan pemasaran digital. Terlibat secara teratur dengan klien dan sesama pekerja jarak jauh akan membantu Anda membangun keberadaan online yang solid sebagai pekerja lepas.
Seperti manajemen email, posting media sosial tidak menuntut secara kognitif. Anda dapat mengunggah konten terjadwal, menanggapi komentar, dan membaca pesan langsung tanpa terlalu banyak usaha.
Kebanyakan orang mengklasifikasikan posting media sosial sebagai pekerjaan dangkal. Namun, ini masih membutuhkan banyak waktu, terutama saat pengikut Anda bertambah. Anda akan menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk memeriksa kotak masuk Anda.
Jika Anda ingin memangkas waktu yang Anda habiskan untuk mengelola akun media sosial, pertimbangkan untuk mengotomatiskan berbagai fungsi. Coba berbagai alat yang mungkin memenuhi kebutuhan Anda. Misalnya, aplikasi kalender konten memungkinkan Anda menjadwalkan postingan lebih awal, sementara alat analitik mengukur kinerja Anda secara keseluruhan di media sosial.
3. Orientasi Klien
Orientasi klien menentukan nada untuk setiap proyek freelance. Anda dan klien Anda akan menjadwalkan tenggat waktu, menilai kembali ekspektasi, menetapkan tugas, dan menekankan tujuan selama tahap ini. Proses yang terburu-buru menciptakan tujuan yang tidak jelas dan tidak mungkin. Alternatifnya, menganalisis detail sepele secara berlebihan dan berulang kali menjawab pertanyaan yang sama menghambat produktivitas.
Pendekatan hemat waktu yang paling efektif adalah mengotomatiskan beberapa area proses pengenalan klien Anda. Katakanlah Anda mengajukan pertanyaan serupa kepada klien baru Anda. Alih-alih membahasnya di setiap sesi, Anda dapat membuat kuesioner atau merekam video penjelasan singkat. Pastikan Anda sepenuhnya memahami kebutuhan klien Anda sesudahnya.
4. Memprospek Klien
Banyak freelancer tidak suka mencari klien baru. Antara menjangkau prospek dan menghadiri konsultasi awal, Anda akan dengan mudah menghabiskan waktu puluhan jam seminggu untuk mencari calon pelanggan. Yang terburuk, Anda bahkan tidak akan mengonversi semua prospek Anda. Sebagian besar waktu yang Anda habiskan untuk berburu dan menelepon akan diklasifikasikan sebagai pekerjaan yang tidak dibayar, yang membuang-buang waktu dan uang Anda.
Untuk pendekatan yang lebih efisien, gunakan alat otomatisasi. Kami menyarankan untuk mencoba berbagai program berdasarkan tugas pencarian calon pelanggan yang ingin Anda otomatisasi. Katakanlah Anda seorang penulis. Alat pencari email dapat melacak editor dan admin dari berbagai situs web yang bekerja dengan penulis konten dan blogger tamu.
5. Pemesanan Janji Temu
Banyak pekerja lepas menghabiskan banyak waktu untuk merencanakan rapat seperti saat mereka menghadirinya. Bergantung pada jarak antara Anda dan zona waktu klien, Anda mungkin mengirim pesan bolak-balik selama beberapa hari.
Dengan demikian, email hanya membutuhkan beberapa klik untuk dikirim. Mengalokasikan lebih dari satu atau dua jam untuk menjadwalkan janji tidak masuk akal dan tidak produktif.
Untuk merampingkan proses, gunakan aplikasi pemesanan janji temu. Platform seperti Google Kalender dan Calendly memungkinkan pengguna menjadwalkan pertemuan dengan cepat dan memilih tanggal pilihan mereka pada kalender khusus, yang dapat disesuaikan oleh tuan rumah. Cukup kirimkan tautan undangan Anda kepada para peserta dan tunggu tanggapan mereka.
6. Manajemen alur kerja
Freelancer sering meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Katakanlah Anda seorang penulis konten. Bahkan jika Anda dapat menulis 500 hingga 600 kata per jam, kecil kemungkinannya untuk menyelesaikan 5.000 kata dalam shift 10 jam. Lagi pula, Anda juga harus melakukan penelitian topik dan pengeditan draf.
Proyek kerja selalu datang dengan tugas manajemen menit. Meskipun sebagian besar mungkin hanya memakan waktu beberapa menit, Anda tetap harus mengatasinya dan menyesuaikan jadwal Anda.
Manajemen alur kerja yang mendalam memakan waktu. Alih-alih, otomatiskan dengan alat manajemen proyek. Aplikasi populer seperti Asana atau Trello dapat membantu hampir setiap aspek proses, mulai dari menetapkan tenggat waktu yang layak hingga penyelesaian detail proyek. Dengan begitu, Anda akan memiliki lebih banyak waktu dan energi untuk fokus pada tanggung jawab inti Anda.
7. Penyusunan Kontrak
Sebagai seorang freelancer, klien mengharapkan Anda untuk memberikan kontrak proyek. Anda mungkin harus menguraikan tarif, jaminan, tanggung jawab, dan tujuan Anda, ditambah ketentuan apa pun terkait pesanan klien.
Menulis kontrak dari awal biasanya memakan waktu beberapa jam. Anda dapat menarik template secara online, tetapi Anda tetap harus menyisihkan satu atau dua jam untuk mengedit. Lagi pula, perjanjian umum hanya akan membahayakan bisnis freelance Anda.
Alih-alih menyalin draf kontrak acak, Anda akan menghemat lebih banyak waktu dengan memindahkan proses ke alat otomasi. Ada beberapa aplikasi yang menghasilkan draf kontrak yang disesuaikan. Mereka dapat membuat kontrak yang menarik secara visual yang menjelaskan ruang lingkup, batasan, dan persyaratan hukum proyek freelance Anda dalam beberapa menit.
8. Pelacakan Keuangan Dasar
Melacak keuangan Anda akan menjadi lebih menantang seiring pertumbuhan bisnis freelance Anda. Anda harus mencatat semua pembayaran dari setiap klien. Bergantung pada volume pesanan Anda, manajemen keuangan sederhana pun bisa memakan waktu beberapa jam.
Banyak profesional mempekerjakan akuntan untuk mengelola keuangan mereka. Meskipun Anda juga dapat bekerja dengan profesional keuangan, pertimbangkan untuk menggunakan alat otomasi terlebih dahulu. Anda bahkan tidak perlu membayar apa pun. Pencarian Google cepat akan mengungkapkan beberapa template spreadsheet Excel keuangan pribadi yang sederhana dan gratis Anda dapat menyesuaikan.
Menjadi Freelancer yang Lebih Produktif dengan Mengotomatiskan Tugas
Otomatisasi tugas akan membawa karier lepas Anda ke level berikutnya. Namun, jangan merasa terdorong untuk menjalankan sistem otomatis yang berfungsi penuh dan efisien sejak awal. Otomatisasi alur kerja membutuhkan waktu. Hilangkan tugas-tugas kecil dan membosankan terlebih dahulu, kemudian secara bertahap bekerja menuju otomatisasi tanggung jawab administratif yang lebih penting.
Selain itu, jangan sembarangan membeli alat otomasi premium. Ada beberapa program perangkat lunak gratis dan aplikasi seluler di pasaran. Dengan strategi yang tepat, Anda sudah bisa menggunakannya untuk mengotomatiskan beberapa fungsi harian bisnis freelance Anda.
