Pembaca seperti Anda membantu mendukung MUO. Saat Anda melakukan pembelian menggunakan tautan di situs kami, kami dapat memperoleh komisi afiliasi.
Membuat catatan adalah bagian penting dari setiap pertemuan. Terkadang sulit menemukan cara paling efektif untuk membuat catatan.
Meskipun ada banyak aplikasi pencatat di luar sana, terkadang tidak nyaman memiliki terlalu banyak aplikasi di perangkat Anda. Ini terutama benar jika Anda ingin membagikan catatan Anda dan tidak yakin apakah kolega Anda menggunakan aplikasi pencatat yang sama.
Untungnya, Microsoft Excel memudahkan untuk mengambil dan menyortir catatan rapat Anda. Ini membantu Anda mengatur catatan rapat sambil memastikan bahwa hampir semua orang dapat membuka dan membaca catatan Anda. Inilah cara Anda melakukannya.
1. Tetapkan Agenda Anda
Untuk memulai catatan rapat Anda, pertama lihat agenda rapat. Jika Anda tidak memiliki agenda rapat yang telah ditentukan sebelumnya, buatlah daftar topik yang mungkin muncul dalam rapat untuk digunakan pada langkah berikutnya.
Setelah item agenda Anda terdaftar, tambahkan setiap item di sel terpisah di dalam setiap peran atau kolom. Memilih baris atau kolom boleh-boleh saja, tetapi Anda perlu memastikan bahwa Anda hanya memilih satu format sehingga semua item yang terdaftar berada dalam satu garis lurus.
2. Daftar Peserta
Selanjutnya, buat daftar semua peserta rapat. Ambil daftar peserta itu dan tambahkan setiap nama ke setiap sel dalam satu baris atau kolom.
Apakah akan menggunakan baris atau kolom tergantung pada apa yang Anda pilih pada langkah sebelumnya. Jika Anda memilih menggunakan kolom untuk item agenda, gunakan baris untuk nama. Demikian pula, jika Anda memilih baris untuk item agenda, gunakan kolom untuk nama.
Selama rapat, tambahkan catatan Anda ke setiap sel yang relevan. Misalnya, jika peserta 2 mengomentari agenda 3, tambahkan catatan ke sel yang sesuai.
3. Atur Catatan Anda
Lanjutkan menambahkan catatan sepanjang rapat. Saat menulis, pastikan untuk menggunakan teknik mencatat yang efektif. Setelah rapat selesai, saatnya mengatur catatan. Meskipun Anda dapat menyalin dan menempelkan catatan ke dalam dokumen lain untuk mengurutkan catatan, jauh lebih mudah untuk mengurutkannya di dalam Excel.
Untuk mengurutkan catatan Anda setelah rapat, buat sistem pengarsipan berkode warna untuk catatan Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakan warna hijau untuk catatan yang dapat diubah menjadi item yang dapat ditindaklanjuti.
Saat Anda mengembangkan sistem untuk mengatur catatan Anda, mulailah proses memberi kode warna pada sel Anda. Untuk melakukan ini, pilih sel dengan catatan, pilih ember cat, dan pilih warna yang diinginkan.
Setelah Anda memberi kode warna pada catatan Anda, Anda dapat mengurutkannya lebih lanjut. Untuk melakukannya, gunakan pemformatan bersyarat di Excel untuk mengurutkan catatan berdasarkan warna. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengurutkan catatan serupa bersama-sama. Ketika semua catatan Anda sudah diurutkan, akan lebih mudah untuk menentukan langkah selanjutnya yang harus Anda ambil.
Lacak Catatan Anda di Excel
Ada banyak cara untuk membuat catatan rapat. Salah satu cara paling efektif untuk membuat catatan adalah dengan menggunakan Excel. Metode ini sangat berguna ketika Anda perlu melacak catatan berdasarkan item agenda apa yang terkait dengan mereka dan siapa yang mempresentasikan ide tersebut.
Gaya mencatat ini juga membuat pengaturan catatan Anda setelah rapat menjadi lebih mudah. Namun metode apa pun yang Anda pilih, pastikan untuk menindaklanjuti ide-ide dari rapat tersebut.
