Ada dua cara untuk melupakan tugas. Cara pertama, Anda tidak menuliskannya, tetapi akhirnya Anda ingat pada saat yang salah. Yang lainnya, tugas meninggalkan Anda sepenuhnya sampai seseorang meminta pertanggungjawaban Anda. Tidak ada situasi yang menyenangkan.
Itu sebabnya memasangkan daftar tugas Anda dengan backlog sangat ideal. Ini juga membantu jika Anda menyimpannya di suatu tempat yang dapat diakses, seperti Google Sheets. Jadi, bagaimana Anda membuat backlog dan menggunakannya bersama daftar tugas di Google Sheets? Baca terus untuk mencari tahu.
Apa itu Backlog, dan Mengapa Anda Menggunakannya?
Jika Anda hanya menyimpan semua yang perlu Anda lakukan dalam satu daftar berjalan, Anda tidak akan pernah merasa seperti menyelesaikan apa pun. Dengan menggunakan backlog, Anda dapat memarkir semua hal yang harus dilakukan yang bukan merupakan prioritas saat ini di tempat lain dan menempatkan fokus penuh Anda pada daftar harian Anda. Meskipun tugas yang tertunda masih penting, tugas tersebut hanya ditahan untuk saat ini sampai Anda siap menanganinya.
Misalnya, Anda sudah memiliki daftar hal-hal yang sedang Anda kerjakan, dan seorang rekan kerja meminta Anda untuk mengoreksi presentasi mereka. Anda akan meletakkannya di simpanan Anda sehingga Anda tidak melupakan permintaan rekan kerja Anda, dan itu ada untuk mengingatkan Anda saat menulis daftar berikutnya.
Menyimpan backlog sangat ideal karena mencegah tugas jatuh di antara celah. Ini juga membantu Anda tetap fokus pada daftar Anda saat ini daripada menyelami proyek atau permintaan baru saat muncul. Saat Anda menuliskannya, Anda mengakui bahwa Anda akan kembali lagi nanti, jadi tidak perlu khawatir tentang itu sekarang.
Membangun Daftar Tugas Dengan Pelacakan Backlog di Google Sheets
Kamu bisa buat daftar tugas sederhana di Google Sheets mengikuti langkah-langkah ini:
- Tambahkan judul ke sel B: 1 lembar Anda, dan beri warna pada baris atas.
- Sorot 1-10 sel di kolom pertama lembar Anda dengan mengeklik tajuknya—berapa pun banyaknya tugas yang biasanya Anda kerjakan setiap hari.
- Pergi ke Menyisipkan di menu atas.
- Pilih Kotak centang.
Sekarang Anda akan memiliki daftar periksa sederhana.
Selanjutnya, klik tanda tambah (+) di pojok kiri bawah untuk membuat tab baru dan menamainya Jaminan simpanan—dan satu dengan daftar Anda saat ini Melakukan jika Anda belum. Di tab Backlog, tambahkan judul dan beberapa warna ke baris atas.
Jika Anda bukan penggemar menyimpan semua tugas Anda di satu tempat umum, Anda dapat menyimpan item khusus untuk proyek atau bahkan memisahkannya dengan menambahkan judul ke beberapa kolom. Beberapa contohnya adalah backlog rumah, backlog pekerjaan, backlog renovasi, backlog kreatif, dll.
Pilihan lainnya adalah memisahkan tab atau dokumen untuk kantor, sekolah, atau rumah. Sungguh, apa pun yang terbaik untuk Anda, tetapi Anda ingin memastikan daftar Anda dapat diakses dan Anda menggunakannya setiap hari. Bagi sebagian orang, mempertahankannya bisa menjadi pendekatan yang ideal.
Setelah Anda menyiapkan baris teratas, saatnya menginventarisasi semua yang perlu Anda lakukan. Hindari terlalu memikirkan hal ini. Tambahkan ke daftar jika bermakna dan bukan sesuatu yang muncul secara alami, seperti kebiasaan sehari-hari. Luangkan waktu sejenak setelah itu untuk meninjau item di daftar Anda.
Periksa tugas apa pun yang mungkin dapat Anda lepaskan. Misalnya, Anda ingin belajar melukis, tetapi prosesnya sekarang terasa seperti pekerjaan rumah. Hapus pelajaran itu dari simpanan Anda, atau jika Anda benar-benar ingin melakukannya kapan-kapan, buat yang ketiga Kunjungi kembali tab dan pindahkan ke sana untuk saat ini. Di sana, itu tidak dapat mengganggu Anda saat Anda mengerjakan hal lain.
Cara Memindahkan Tugas Dari Backlog Anda di Google Sheets
Saat menulis daftar tugas harian Anda, mulailah dengan mengerjakan tugas yang belum selesai. Kemudian periksa simpanan Anda untuk item yang ingin Anda prioritaskan hari itu.
Untuk memindahkannya dari satu lembar ke lembar lainnya, potong sel dan tempelkan ke daftar harian Anda. Memotongnya alih-alih menyalinnya akan menghapusnya dari simpanan Anda. Anda akan melihat sel tersebut sekarang kosong, jadi Anda dapat mengeklik kanan untuk menghapusnya atau mengisinya dengan sesuatu yang baru.
Untuk membantu memprioritaskan item di backlog Anda, Anda dapat membuat sistem peringkat untuk menilai kesulitan, panjang, atau kepentingan tugas Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan angka 1-3 di kolom lain di samping tugas untuk memperkirakan seberapa berat suatu item di backlog Anda. Dengan begitu, Anda terhindar dari menugaskan diri sendiri terlalu banyak tugas yang menantang sekaligus.
Untuk menambahkan beberapa kode warna ke sistem peringkat Anda, Anda bisa menggunakan Pemformatan bersyarat, ditemukan di bawah Format menu. Dengan kolom peringkat dipilih, pilih Teks berisi di bawah Format sel jika..., tambahkan nomor ke bidang, dan pilih warna latar belakang yang sesuai.
Tips Menjaga Backlog di Google Sheets
- Hindari menambahkan kebiasaan sehari-hari ke daftar tugas dan backlog Anda. Itu hanya akan mengacaukan mereka dan menambah langkah ekstra untuk prosesnya.
- Tambahkan tugas segera setelah Anda memikirkan atau mempelajarinya.
- Pecah tugas atau proyek yang lebih besar menjadi tindakan yang lebih kecil untuk membuatnya tidak terlalu membebani.
- Sering-seringlah memeriksa barang-barang yang tidak relevan atau ketinggalan zaman untuk mencegah simpanan Anda berantakan.
- Pastikan Anda menyeimbangkan beban kerja saat memindahkan item. Hindari mengisi hari Anda dengan tugas yang menantang dan panjang. Pilih yang cepat juga untuk menjaga momentum Anda.
- Jika Anda perlu memprioritaskan ulang daftar harian Anda, kembalikan tugas yang belum selesai ke backlog Anda.
- Jika suatu item tetap ada atau terus kembali ke simpanan Anda, itu bisa menjadi tanda bahwa itu bukan prioritas, atau Anda harus meletakkannya di bagian atas daftar Anda dan menyingkirkannya.
- Untuk mengarsipkan tugas yang telah Anda selesaikan, buat yang baru Arsip tab, tambahkan rentang tanggal minggu ke bagian atas kolom Anda, dan potong dan tempel tugas Anda yang sudah dicentang di sini sebelum membuat daftar baru. Jika tidak, hapus mereka.
- Bagikan beban kerja dengan orang lain dengan membuat backlog tim. Dengan begitu, Anda dapat menangani tugas bersama sambil menghindari tumpang tindih. Anda juga tidak perlu memberi tahu mereka apa yang perlu dilakukan dan sebaliknya.
Cegah Tugas Jatuh di Antara Retak Dengan Backlog di Google Sheets
Jika Anda sering membutuhkan pengingat untuk tugas atau lupa sama sekali, backlog akan membantu Anda tetap di atasnya. Ini juga akan membantu Anda memprioritaskan daftar tugas harian Anda dan memutuskan kapan harus melepaskan tugas yang kurang berarti. Berkat Google Sheets, memulai sangat mudah, dan Anda dapat mengaksesnya di beberapa perangkat.
