Keuangan bisa mengintimidasi. Dan saat Anda memikirkan spreadsheet, dua kata mungkin muncul di benak Anda: rumus dan fungsi. Namun berkat Google Sheets, melacak pengeluaran Anda tidak perlu merepotkan. Anda juga tidak perlu berinvestasi dalam perangkat lunak lain.
Jadi, bagaimana Anda bisa membuat pelacak pengeluaran khusus tanpa kurva pembelajaran yang disertakan dengan menguasai spreadsheet? Baca terus untuk petunjuk langkah demi langkah.
Kolom mana yang harus disertakan dalam Pelacak Pengeluaran Google Sheets Anda
Melacak pengeluaran Anda mungkin tampak banyak jika Anda belum pernah melakukannya sebelumnya, tetapi menjaga hal-hal sederhana akan membantu Anda memulai. Mulailah dengan tiga kolom sederhana—empat, jika Anda ingin menambahkan tanggal ke transaksi Anda—dan buat spreadsheet yang lebih mendetail nanti jika diperlukan.
Tiga kolom untuk memulai adalah Tempat, Kategori, dan Jumlah.
- Tempat—adalah toko yang Anda kunjungi.
- Kategori—adalah jenis barang yang Anda beli.
- Jumlah—adalah total yang Anda bayarkan dalam transaksi itu.
Dengan menggunakan tiga kolom ini, Anda dapat melihat berapa banyak yang Anda belanjakan dalam suatu kategori, tetapi juga mencari pola di toko yang Anda kunjungi.
Sangat menggoda untuk lebih mendalam dan melacak item individual, tetapi hal itu akan menambah banyak waktu untuk prosesnya, dan Anda mungkin kehilangan minat. Jika Anda sering lupa apa yang Anda beli di toko, tambahkan kolom untuk catatan singkat dan umum atau cukup simpan kuitansi Anda.
Cara Membuat Menu Dropdown Berkode Warna untuk Kategori Pengeluaran Anda di Google Sheets
Anda dapat membuat menu tarik-turun menggunakan validasi Data di Google Sheets. Ini adalah solusi yang sangat baik untuk melacak pengeluaran Anda karena memungkinkan Anda untuk dengan cepat memilih kategori dengan beberapa klik, daripada mengetiknya secara manual setiap saat. Anda dapat melakukannya dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Klik sel di bawah Kategori.
- Pergi ke Data menu di bagian atas layar Anda.
- Pilih Validasi data dari daftar.
- Di dalam Kriteria, memilih Daftar barang.
- Masukkan nama kategori di bidang, pisahkan dengan koma.
- Memukul Menyimpan.
Anda akan melihat panah tarik-turun di sel setelah menyimpannya. Tetap pilih sel—sekarang saatnya gunakan pemformatan bersyarat di Google Sheetsuntuk memberi kode warna pada kategori Anda. Untuk melakukannya:
- Pergi ke Format di menu atas.
- Pilih Pemformatan bersyarat dari daftar—bar samping akan muncul begitu Anda melakukannya.
- Di bawah Aturan format, klik tarik-turun di bawah Format sel jika…
- Memilih Teks berisi.
- Tempatkan nama kategori di bidang yang muncul di bawahnya.
- Di bawah Gaya pemformatan, ubah warna latar belakang atau warna teks.
- Memukul Selesai.
- Ulangi ini dengan kategori lainnya.
Untuk menempatkan menu tarik-turun di setiap sel di bawah kolom Kategori, salin sel dengan pemformatan. Lalu, sebelum menempel, klik sel judul sambil menahan CMD atau CTRL.
Cara Menggunakan Pemformatan Tanggal dan Mata Uang di Google Sheets
Jika Anda ingin mempertahankan format tanggal dan mata uang yang konsisten di bawah setiap sel di Google Sheets Anda, berikut cara melakukannya:
Pemformatan Tanggal
Jika Anda menggunakan kolom tanggal, dan Anda ingin menjaga konsistensi, Anda bisa menambahkan pemformatan khusus ke sel Anda. Untuk melakukannya:
- Pilih seluruh kolom menggunakan huruf di atas.
- Di bilah alat Anda, klik Lebih banyak format—simbolnya adalah 123.
- Memilih Tanggal—di samping itu adalah contoh tampilan tanggal.
Atau, Anda dapat melakukan ini dengan masuk ke Format menu di bagian atas dan bawah Nomor, memilih Tanggal atau Tanggal dan waktu kustom.
Pemformatan Mata Uang
Untuk menambahkan pemformatan mata uang ke kolom jumlah Anda, pilih seluruh kolom > Lebih banyak format dan klik tanda dolar ($) di toolbar. Anda juga dapat menemukan opsi di Format menu di bawah Nomor. Di sini, Anda dapat memilih Mata uang, Bulatmata uang, Dan Mata uang khusus.
Mata uang khusus memungkinkan Anda mengubah cara desimal dan simbol muncul, menentukan jenis dolar yang Anda gunakan, atau memilih mata uang lain sekaligus.
Cara Menggunakan Fungsi SUM untuk Total Pengeluaran Anda di Google Sheets
Fungsi agak menakutkan, tetapi beberapa jauh lebih mudah digunakan daripada yang lain, jadi bertahanlah jika Anda tidak terlalu percaya diri. Anda dapat menggunakan fungsi SUM di Google Spreadsheet untuk membantu memantau total pengeluaran Anda—dan yang diperlukan hanyalah beberapa langkah.
- Pilih sel tempat Anda ingin menyimpan total.
- Pergi ke Menyisipkan di menu atas.
- Pilih Fungsi.
- Memilih JUMLAH di bagian atas daftar.
- Dengan kursor Anda di antara tanda kurung, klik huruf di atas kolom.
- Memukul Memasuki di keyboard Anda.
Sekarang total Anda akan muncul di sel itu, berubah saat Anda menambah atau mengurangi dari kolom. Sebagai alternatif, Anda dapat mengetikkan =SUM() ke dalam sel Anda dan mengisi tanda kurung dengan cara yang sama.
Cara Menggunakan Fungsi SUMIF untuk Total Kategori di Google Sheets
Menggunakan fungsi SUMIF memungkinkan Anda memberi ketentuan pada apa yang Anda tambahkan, yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan total kategori. Begini caranya:
- Pilih sel tempat Anda ingin memasukkan total.
- Pergi ke Menyisipkan di menu atas.
- Pilih Fungsi, Kemudian Matematika, Dan SUMIF.
- Di antara tanda kurung, ketik rentang kolom kategori—contoh B: B.
- Tambahkan koma dan ketikkan nama kategori dalam tanda kutip.
- Masukkan koma lain, dan tambahkan rentang kolom jumlah.
- Tekan Memasuki di keyboard Anda.
- Ulangi ini untuk setiap kategori.
Sekarang total kategori Anda akan muncul dan berubah saat Anda bekerja. Alternatif untuk melewati Menyisipkan menu, Anda dapat mengetik =SUMIF() ke dalam sel Anda dan mengisi tanda kurung, mengikuti langkah yang sama.
Cara Menggunakan Filter untuk Melihat Kategori Pengeluaran di Google Sheets
Jika Anda ingin mengurutkan atau menyembunyikan transaksi, Anda dapat menambahkan filter ke Google Sheet Anda. Untuk melakukan ini, pilih kolom yang ingin Anda urutkan dan klik Buat filter ikon di bilah alat. Tiga baris akan muncul di samping judul kolom.
Klik tiga baris, dan Anda akan melihat daftar opsi. Di kolom kategori, Anda dapat menggunakan Saring berdasarkan warna untuk menampilkan satu kategori dengan cepat, atau gunakan daftar periksa di bagian bawah untuk memilih dan membatalkan pilihan. Anda juga bisa menggunakan Urutkan A-Z di kolom jumlah untuk melihat transaksi Anda dari yang paling murah sampai yang paling mahal, atau Urutkan Z-A sebaliknya.
Lacak Pengeluaran Anda Dengan Google Sheets
Keuangan dan fungsi dapat mengintimidasi, tetapi Google Sheets menghilangkan kekhawatiran dari keduanya. Selain itu, tidak seperti template yang Anda unduh dari internet, jika terjadi kesalahan dengan spreadsheet Anda, Anda akan tahu persis cara memperbaikinya.
Yang terbaik dari semuanya, Anda dapat menggunakan aplikasi Google Spreadsheet di ponsel untuk memasukkan transaksi dengan mudah saat bepergian. Dengan begitu, Anda tidak mengejar ketinggalan di akhir bulan.