Menjadi asisten virtual bisa sangat melelahkan, terutama ketika Anda memiliki serangkaian tugas yang berbeda atau serupa untuk beberapa klien. Dan karena Anda beroperasi dari jarak jauh, Anda perlu mengotomatiskan sebagian besar aktivitas Anda menggunakan perangkat lunak untuk meningkatkan produktivitas.
Artikel ini menyoroti 10 alat dan aplikasi pokok yang harus dimiliki setiap asisten virtual di gudang mereka. Alat-alat ini akan merampingkan alur kerja Anda dan memperkaya pengalaman Anda sebagai asisten virtual pemula atau lanjutan. Namun sebelum kami mengungkapnya, mari kita bahas secara singkat konsep bantuan virtual.
1. Kendur
Mempertahankan komunikasi yang efektif dengan klien Anda sangat penting sebagai asisten virtual, dan Slack melakukannya dengan baik. Ini adalah salah satu dari platform perpesanan instan terbaik untuk tim jarak jauh yang memungkinkan Anda berkomunikasi secara real-time dengan klien dan anggota tim saat mengerjakan proyek.
Anda dapat membedakan antara proyek menggunakan "saluran" dan membuatnya hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang. Selain itu, Slack memiliki fitur panggilan dalam aplikasi dan emoji khusus yang menyenangkan untuk percakapan yang lebih santai. Anda juga dapat berbagi file yang berbeda dengan satu orang atau lebih, termasuk rekaman audio dan gambar.
Unduh: Kendur untuk Windows | | Mac | iOS | Android (Gratis, pembelian dalam aplikasi tersedia)
2. Google Workspace
Google Workspace, juga dikenal sebagai G-Suite, adalah kumpulan berbagai alat perangkat lunak dengan berbagai fitur dan mode pengoperasian. Namun, Anda hanya membutuhkan sekitar delapan alat ini sebagai asisten virtual. Mereka termasuk:
- Google Dokumen: Anda dapat menggunakan ini untuk membuat, mengedit, dan memformat dokumen teks.
- Surat Google: Alat ini sangat bagus untuk perpesanan dan pemasaran email.
- Google Slide: Alat gratis ini melayani semua kebutuhan presentasi Anda.
- Seprai: Anda dapat menggunakan alat ini untuk entri data dan penganggaran.
- Google Bertemu: Bagus untuk konferensi video dan tetap terhubung dengan klien Anda.
- Formulir Google: Anda dapat menggunakan ini untuk melakukan survei dan mendapatkan tanggapan secara real-time.
- Google Drive: Ini adalah salah satu dari penyedia penyimpanan cloud termurah untuk file pribadi dan terkait pekerjaan.
- Kalender Google: Membantu Anda menjadwalkan dan tetap mengikuti proyek.
3. Kalender
Calendly adalah alat penjadwalan untuk mengelola acara. Namun, itu tidak cukup sebagai kalender independen. Anda perlu mengintegrasikan aplikasi kalender seperti Kalender Google atau kalender iCloud ke dalam aplikasi untuk mengotomatiskan dan merampingkan rapat Anda. Ini juga memiliki slot waktu siap pakai yang berbeda: 15, 30, dan 60 menit.
Anda dapat menjadwalkan rapat dengan tanggal dan waktu yang berbeda, dan tamu Anda dapat menunjukkan ketersediaannya di kalender. Meskipun demikian, tamu tetap dapat memilih waktu yang tersedia secara tepat terlepas dari slot waktu, tetapi dalam rentang tanggal yang Anda berikan.
Unduh: Secara kalender untuk iOS | Android (Gratis, pembelian dalam aplikasi tersedia)
4. Canva
Dalam kebanyakan kasus, bagian dari tanggung jawab administratif Anda sebagai asisten virtual mencakup desain grafis. Oleh karena itu, akan lebih baik untuk memiliki alat desain. Canva adalah aplikasi andalan Anda untuk semua desain dan infografis. Anda dapat menggunakannya untuk mendesain spanduk media sosial, selebaran, pos korsel, kartu, dll.
Yang paling penting, Anda bisa bermain-main dengan font Canva gratis, template, gambar, dan elemen untuk membuat desain yang menakjubkan.
Unduh: Canva untuk Windows | Mac | iOS | Android (Gratis, pembelian dalam aplikasi tersedia)
5. Hootsuite
Hootsuite adalah aplikasi manajemen media sosial sekaligus komunitas yang memungkinkan Anda memantau dan menavigasi berbagai platform media sosial dari satu tempat alih-alih membuka banyak tab. Ini kompatibel dengan Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn, dan sebagainya.
Anda dapat membuat, mengedit, memformat, dan menjadwalkan konten untuk setiap platform, memeriksa wawasan, dan mengelola audiens klien Anda secara efektif. Meskipun versi gratisnya bagus, versi pro memberi Anda akses ke fitur yang lebih komprehensif, terutama jika Anda memiliki basis klien yang menuntut.
6. asana
Asana memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dan mengelola proyek dengan mulus. Jika Anda bekerja dengan tim, Anda dapat menambahkan anggota ke tempat kerja Anda di Asana, tempat Anda dapat memantau alur kerja mereka. Anda juga dapat mengintegrasikan Google Kalender dan Google Drive ke alat ini untuk memungkinkan Anda menyetel pengingat untuk tugas dan acara.
Selain itu, Asana memungkinkan Anda membedakan antara proyek atau informasi spesifik menggunakan kode warna dan menambahkan lampiran jika perlu. Misalnya, Anda dapat menggunakan warna merah untuk menunjukkan proyek dengan prioritas tinggi, kuning untuk proyek yang sedang berjalan, biru untuk proyek yang sedang ditinjau, dan hijau untuk proyek yang sudah selesai.
Unduh: Asana untuk iOS | Android | Mac (Gratis, pembelian dalam aplikasi tersedia)
7. TimeDoctor
Manajemen waktu adalah keterampilan utama yang harus dimiliki setiap asisten virtual. Namun, Anda tetap memerlukan alat untuk membantu Anda tetap fokus, terutama jika gaji Anda per jam. TimeDoctor memungkinkan Anda melacak pekerjaan dan waktu luang Anda dan melihat pencapaian harian Anda. Itu membuat laporan waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek dan tugas.
TimeDoctor juga membantu Anda mengelola gangguan. Ini memantau durasi penggunaan web dan aplikasi Anda saat bekerja. Dan ketika Anda melebihi waktu yang ditentukan, itu memberi tahu Anda dengan pop. Ini juga memberi tahu Anda saat PC Anda diam lebih lama dari jam kerja biasanya. Meskipun demikian, Anda dapat mengedit waktu secara manual bila diperlukan.
Unduh: TimeDoctor untuk Google Play | Mac | Windows | Linux (Gratis, pembelian dalam aplikasi tersedia)
8. MailChimp
MailChimp memungkinkan Anda mengelola dan berkomunikasi dengan audiens dan pelanggan klien Anda. Saat klien Anda meluncurkan produk atau layanan baru, Anda dapat menggunakan MailChimp untuk memperkenalkan produk ini kepada klien atau audiens target mereka menggunakan buletin atau kampanye iklan.
Alat ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan buletin, mengirim email massal, dan menganalisis kinerja setiap kampanye iklan. Anda juga dapat mengintegrasikan alat lain—seperti Shopify dan Stripe—ke dalam platform.
Unduh: MailChimp untuk iOS | Android (Gratis, pembelian dalam aplikasi tersedia)
9. Ontraport
Ontraport adalah platform pemasaran dan CRM lain yang membantu Anda mengoordinasikan aktivitas bisnis klien Anda dari satu sistem. Dengan kata lain, Anda dapat menggunakan Ontraport untuk memperkenalkan produk ke audiens target klien dan mengelola interaksi pelanggan secara bersamaan.
Anda dapat mengimpor dan mengekspor kontak, membuat corong penjualan, dan mengotomatiskan kampanye pemasaran untuk pengoptimalan bisnis. Selain itu, antarmukanya tidak intuitif untuk pemula. Meskipun demikian, Anda bisa menyiasatinya dengan sedikit latihan. Ini juga tersedia sebagai platform berbasis web dan aplikasi seluler.
10. Tata bahasa
Sebagai asisten virtual, Anda harus selalu menguasai permainan konten Anda, dan menggunakan alat ini akan membantu Anda mencapainya. Grammarly adalah platform berbasis web pengeditan luas yang meninjau konten teks untuk kesalahan tata bahasa, verbositas, ejaan, tanda baca, plagiarisme, dan penyampaian kualitas.
Platform menggunakan kecerdasan buatan untuk memastikan konten Anda hampir sempurna dan dapat dipahami. Anda dapat memeriksa apakah konten Anda menarik dan kategori orang yang paling sesuai. Namun, versi gratisnya terbatas, dan Anda harus mendaftar ke versi berbayar untuk memanfaatkan semua fitur menarik.
Anda juga dapat menyimpan dokumen Anda dan mengembalikannya bila perlu.
Unduh: Tata bahasa untuk iOS | Mac | Windows (Gratis, pembelian dalam aplikasi tersedia)
Menonjol dalam Karir Anda sebagai Asisten Virtual
Bantuan virtual adalah industri yang berkembang pesat; karenanya, kita dapat mengharapkan tingkat kejenuhan yang baik dalam waktu dekat. Memperoleh keterampilan asisten virtual inti sangat penting untuk tetap relevan di industri. Namun, menggabungkan alat-alat ini yang telah kami daftarkan dengan keahlian Anda akan membantu Anda menonjol dalam karier Anda.
Terakhir, jika Anda baru di industri ini, Anda perlu mempelajari cara menjadi asisten virtual terlebih dahulu sebelum mulai mencari alat. Mengonsumsi informasi mendasar tentang jalur karier membantu Anda untuk tidak menyalahgunakan alat ini dalam jangka panjang.