Mungkin Anda berada dalam posisi di mana Anda perlu meminta bantuan rekan kerja atau mengirimkan tugas kepada mereka, tetapi Anda merasa sedikit canggung tentang hal itu—atau Anda tidak peduli dengan semua panggilan telepon dan email balik dan sebagainya. Mengapa tidak membuat papan permintaan proyek?
Meskipun Anda dapat mendaftar ke alat manajemen proyek seperti ClickUp atau Asana dan mengajak rekan kerja untuk bergabung dengan Anda, Anda mungkin sudah memiliki akses ke solusi sederhana tanpa biaya—Google Spreadsheet. Ikuti artikel ini untuk mempelajari cara membuat papan permintaan proyek menggunakan alat spreadsheet umum ini.
Membuat Tata Letak Papan Permintaan Proyek di Google Sheets
Tujuan membuat papan permintaan proyek ada dua. Ini berfungsi sebagai cara bagi Anda untuk mengatasi gesekan yang disebabkan oleh pendelegasian tugas. Plus, ini mengurangi komunikasi bolak-balik, menghemat waktu Anda.
Intinya, dengan setiap tugas yang Anda tambahkan ke papan tulis, Anda akan memetakan semua yang perlu diketahui rekan kerja Anda untuk menyelesaikannya. Jadi, Anda ingin konsisten dan membuat tata letak yang meminta Anda menambahkan detail penting setiap saat. Detail seperti:
- Tanggal jatuh tempo.
- Prioritas.
- Deskripsi.
- Siapa yang bertanggung jawab.
- Siapa yang menugaskannya.
Karena setiap tempat kerja berbeda, mungkin ada beberapa detail tambahan yang dapat Anda sertakan untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan tim Anda. Jadi, sebelum memulai, luangkan waktu sejenak untuk memikirkannya. Jika Anda tidak dapat memikirkannya sekarang, Anda dapat menambahkannya nanti, tetapi ingat, lebih sedikit lebih baik. Anda tidak ingin menambahkan langkah-langkah yang tidak perlu.
Untuk memulai papan permintaan proyek Anda, buka dokumen kosong di Google Sheets. Tulis judul berikut, dan tambahan apa pun yang Anda buat, di bagian atas spreadsheet:
- Tugas—di sini, Anda akan memberikan judul yang unik pada tugas tersebut.
- Keterangan—di bawah judul ini, Anda akan menulis ringkasan singkat tentang apa yang harus mereka lakukan. Untuk menjaga barang tetap rapi, gunakan Klip di Anda Pembungkusan teks pengaturan untuk menyelipkan teks di bawah sel berikutnya.
- Penerima tugas—di sinilah Anda akan menandai rekan kerja yang Anda serahkan tugas.
- Prioritas—di sini, Anda dapat menampilkan urgensi.
- Jatuh tempo—Ini akan mengomunikasikan tenggat waktu tugas.
- Status—tim Anda menggunakan kolom ini untuk berbagi kemajuan.
- Dibuat oleh—delegator akan mencantumkan nama mereka di sini sehingga penerima tugas tahu dari siapa tugas dan informasi itu berasal.
Bantu menonjolkan judul Anda dengan menebalkannya dan menambahkan warna latar belakang ke baris. Anda juga bisa bekukan baris atas Google Sheet Anda dengan menyorotnya dan pergi ke Melihat di menu atas, Membekukan, kemudian 1 baris.
Menambahkan Tombol Status di Google Sheets
Menambahkan tombol status ke papan permintaan proyek memberi Anda dan rekan kerja cara cepat untuk berbagi kemajuan. Ini juga cara yang bagus untuk mendapatkan gambaran singkat tentang beban kerja semua orang dan mengidentifikasi jika seseorang dapat menggunakan bantuan ekstra. Beberapa contoh status yang dapat Anda gunakan adalah:
- Melakukan.
- Sedang mengerjakan.
- Selesai.
- Terjebak.
- Tertahan.
- Untuk diteliti kembali.
Anda dapat membuat tombol status kerja, seperti yang Anda temukan di perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp dan Asana, dengan menambahkan menu dropdown ke sheet Anda. Untuk melakukan ini:
- Sorot kolom status Anda. Memegang CTRL atau CMD dan klik sel judul untuk membatalkan pilihannya.
- Pergi ke Data di menu atas.
- Klik Validasi data, dan sidebar akan terbuka.
- Di bawah Kriteria, pastikan Anda memilikinya Drop-down terpilih.
- Isi pilihan Anda ke dalam bidang teks di bawah ini, menggunakan Tambahkan item lain tombol untuk membuat titik tambahan.
- Tetapkan masing-masing warna pilihan Anda.
- Memukul Selesai.
Sekarang Anda akan memiliki menu yang dapat digunakan tim Anda untuk menampilkan status tugas. Ada tombol edit di bagian bawah daftar, tetapi itu hanya berfungsi untuk sel yang dipilih. Untuk mengubah semua tombol status Anda, kembali ke menu validasi data dan pilih aturan yang ingin Anda edit dari sidebar.
Ulangi langkah ini untuk menambahkan opsi cepat ke Prioritas, Penerima tugas, Dan Dibuat oleh kolom jika Anda mau.
Jika Anda hanya memberi tag atau menyebut seseorang di sheet, Google tidak akan mengirimkan notifikasi. Saat menugaskan seseorang ke suatu proyek, Anda dapat memberi mereka peringatan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih nama tugas yang ingin Anda serahkan kepada mereka.
- Klik kanan dan pilih Komentar atau buka ikon balon bicara di bilah alat.
- Ketik @ lalu nama atau alamat email mereka—jika mau, Anda juga bisa menyertakan pesan di sini.
- Klik Menetapkan.
Sekarang, jika rekan kerja Anda memiliki pertanyaan, mereka dapat menambahkannya sebagai komentar di utas yang sama. Dengan menjaga semua komunikasi Anda tentang tugas di tempat yang sama dengan yang Anda tetapkan, Anda berdua akan tahu persis di mana menemukan percakapan lagi nanti jika seseorang membutuhkan penyegaran.
Menggunakan Riwayat Versi di Google Sheets
Karena akan ada lebih dari satu orang yang menggunakan lembar tersebut, ada baiknya Anda memiliki cadangan, untuk berjaga-jaga jika seseorang secara tidak sengaja menghapus atau menulis informasi penting. Di bagian atas lembar Anda, Anda akan melihat hyperlink yang menyatakan bahwa pengeditan terbaru telah terjadi. Klik ini, dan Anda akan melihat cadangan dari sesi kerja sebelumnya dan perubahan yang terjadi.
Menggunakan riwayat versi di Google Sheets berguna karena Anda dapat melihat proyek dan catatan Anda sebelumnya jika Anda memerlukan catatannya. Tetapi Anda juga dapat kembali ke versi sebelumnya jika lembaran Anda entah bagaimana menjadi kacau—itu terjadi.
Catatan: Jika Anda menginginkan catatan tugas yang diselesaikan secara lebih langsung, tambahkan lembar lain ke dokumen Anda menggunakan plus simbol di kiri bawah layar Anda dan potong dan tempel baris Anda di sana setelah status berubah ke Selesai.
Berkolaborasi Dengan Google Spreadsheet
Membuat papan permintaan proyek di Google Sheets adalah cara terbaik untuk menghemat waktu saat mendelegasikan dan berkolaborasi dalam tugas. Tidak hanya akan ada lebih sedikit bolak-balik, tetapi semua orang akan tahu di mana menemukan informasi untuk tugas, karena semuanya ada di satu tempat.
Ini juga membantu Anda menghindari beberapa kecanggungan yang mungkin Anda rasakan tentang meminta bantuan atau memberikan tugas. Anda akan merasa lebih nyaman dengan itu saat Anda pergi.
