Pembayaran yang terlewatkan atau tertunda adalah salah satu hal yang paling menurunkan motivasi yang dapat terjadi pada seorang pekerja lepas. Sayangnya, beberapa freelancer mengalami jam kerja di sebuah proyek dan tidak menerima kompensasi setelahnya.
Pengalaman ini semakin membuat frustrasi ketika menjadi pekerja lepas adalah satu-satunya sumber penghasilan Anda. Menerapkan tips dalam panduan ini akan membantu Anda meminimalkan risiko keterlambatan pembayaran atau tagihan yang belum dibayar.
1. Periksa Secara Teratur Dengan Klien
https://unsplash.com/s/photos/online-meeting
Komunikasi yang efektif adalah kunci untuk membangun hubungan klien yang kuat, yang membantu Anda mendapatkan bayaran. Seperti yang mereka katakan, "di luar pandangan, di luar pikiran." Karena beberapa klien mungkin tidak terorganisir atau terlalu sibuk, tugas Anda adalah menyiapkan sistem dan lebih berhati-hati dengan komunikasi Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk secara teratur menjaga klien Anda tetap up to date:
- Tetapkan rapat rutin dan kirim pengingat rapat melalui platform otomatisasi janji temu seperti Kalender.
- Gunakan platform perpesanan instan pilihan klien Anda untuk mengirim tindak lanjut.
- Berikan lebih dari yang Anda ambil. Anda dapat mengirim sumber daya atau hadiah gratis pada acara-acara khusus untuk membangun kepercayaan dengan klien Anda.
- Atur file klien di salah satu layanan penyimpanan cloud paling aman, sehingga klien Anda dapat mengaksesnya dengan mudah jika mereka memiliki pertanyaan tentang performa Anda.
- Buat mereka tetap melacak kemajuan Anda dengan menggunakan papan manajemen proyek seperti Trello.
2. Buat Kontrak
Kontrak kerja membantu klien Anda menganggap serius peran Anda sebagai seorang profesional. Kesepakatan menetapkan harapan di kedua ujungnya dan menekankan bahwa hubungan Anda profesional. Ini juga berfungsi sebagai bentuk perlindungan untuk Anda dan klien Anda, sehingga Anda dapat menyetujui persyaratan yang adil jika klien Anda gagal membayar tepat waktu.
Tinjau perjanjian Anda sebelum mengirimkannya. Beberapa hal yang dapat Anda tambahkan ke dokumen Anda:
- Kiriman atau tonggak tertentu.
- Kapan Anda akan dibayar, dan berapa biaya pastinya?
- Opsi pembayaran.
- Biaya tambahan untuk keterlambatan pembayaran.
Jika Anda tidak tahu cara membuat kontrak klien, Anda dapat mencari template di platform seperti LegalTemplate. Situs ini memungkinkan Anda menyesuaikan dan mengunduh "Perjanjian Kontraktor Independen" dalam format Word atau PDF.
3. Kirim Faktur Lengkap
Anda dapat memilih dari aplikasi faktur gratis terbaik untuk pekerja lepas dan pemilik usaha kecil. Misalnya, aplikasi faktur gratis seperti Bookipi membantu Anda mengirim dan melacak faktur. Aplikasi ini memungkinkan Anda merinci tagihan Anda dan menambahkan ketentuan pembayaran, selain dari fitur bermanfaat lainnya.
Anda juga dapat mempratinjau faktur Anda sebelum mengirimkannya melalui email atau membagikannya melalui tautan. Aplikasi ini juga mengirimkan pengingat jika klien Anda lupa membayar Anda setelah jangka waktu yang ditentukan. Setiap kali Anda mengirim faktur, sertakan semua detail yang diperlukan untuk membantu Anda menerima pembayaran tepat waktu:
- Rincian dakwaan
- Syarat pembayaran
- Opsi pembayaran
- Batas waktu pembayaran
4. Tawarkan Insentif Pembayaran di Muka
Insentif dapat mencakup diskon, sertifikat hadiah, penjualan eksklusif, peningkatan gratis, atau hadiah apa pun untuk klien yang membayar di muka. Pilih insentif yang akan memotivasi mereka untuk mengirim pembayaran lebih awal. Misalnya, Anda dapat menawarkan diskon 20 persen jika mereka mengatur pembayaran kartu kredit otomatis atau membayar di muka sepanjang tahun.
5. Kenakan Hukuman
Beberapa klien mungkin memanfaatkan Anda saat Anda terlalu toleran dengan keterlambatan pembayaran atau tagihan yang belum dibayar. Karena menurut mereka Anda tidak keberatan dengan penundaan tersebut, mereka mungkin memprioritaskan pengeluaran untuk pengeluaran yang "lebih penting" terlebih dahulu. Untuk menghindarinya, Anda juga bisa memberikan penalti untuk keterlambatan pembayaran. Misalnya, penundaan setengah bulan mungkin dikenakan biaya dua persen.
Jika Anda akan mengenakan biaya keterlambatan, pastikan klien Anda mengetahui hal ini sebelumnya dengan memasukkan ketentuan ini dalam kontrak Anda. Sebagai pengingat, cantumkan juga keterlambatan pembayaran di invoice Anda. Jika klien Anda membayar Anda tepat waktu, Anda dapat mengenakan biaya nol untuk biaya keterlambatan.
Meskipun memberikan penalti dapat memotivasi klien untuk membayar tepat waktu, bersikaplah cukup peka ketika saatnya membutuhkan empati. Misalnya, bisnis mereka mungkin terpengaruh oleh resesi, atau mereka mungkin mengalami keadaan darurat pribadi. Dalam kasus ini, Anda dapat membebaskan biaya. Klien Anda akan berterima kasih atas pertimbangan Anda, dan Anda akan mendapatkan pelanggan setia.
6. Permudah Klien untuk Membayar
Apakah ada alasan yang mempersulit klien untuk membayar, yang menyebabkan pembayaran tertunda? Tidak ada alasan untuk tidak memiliki beberapa opsi pembayaran saat Anda memiliki opsi digital. Anda dapat memilih untuk dibayar dengan kartu debit, kartu kredit, atau aplikasi seperti PayPal dan Payoneer.
Pergi melalui ini panduan freelancer untuk metode pembayaran alternatif, dan pilih yang paling sesuai untuk Anda dan klien Anda. Jika Anda tidak dapat memutuskan, Anda juga dapat bertanya kepada klien Anda saluran pembayaran apa yang mereka sukai.
7. Lindungi Keluaran Anda
Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada melihat pekerjaan Anda yang belum dibayar di situs orang lain. Untuk menghindarinya, lindungi keluaran Anda dan jangan lepaskan sampai Anda dibayar. Misalnya, Anda dapat meminta uang muka 50% sebelum Anda mulai bekerja.
Jika Anda seorang seniman grafis, gunakan tanda air dan jangan merilis versi resolusi tinggi dari proyek Anda kecuali Anda yakin akan pembayarannya. Anda juga dapat mengunggah proyek di situs Anda, menggunakannya sebagai salah satu contoh pekerjaan Anda, atau memodifikasi dan menjualnya ke klien lain. Dengan cara ini, kerja keras Anda tidak sepenuhnya sia-sia.
8. Pilih Platform Dengan Perlindungan Pembayaran
Situs lepas seperti Upwork memiliki kekurangan, tetapi satu keuntungan yang mereka berikan kepada Anda perlindungan pembayaran. Jika Anda memenuhi kriteria Upwork untuk perlindungan pembayaran per jam, Anda akan dibayar selama Anda masuk ke Aplikasi Desktop Upwork. Klien harus menyetor dana di escrow jika Anda dibayar dengan harga tetap. Ini kemudian dirilis kepada Anda setelah pekerjaan Anda disetujui.
Mendaftar di situs lepas yang kredibel dapat menghemat waktu dan stres Anda jika terjadi konflik. Mereka mungkin memiliki ketentuan bagi Anda untuk mengajukan perselisihan jika tidak ada pembayaran. Jika Anda dan klien Anda menemui jalan buntu, situs bertindak sebagai pihak ketiga atau mediator untuk memutuskan hasil perselisihan Anda.
9. Hindari Penipuan Pekerjaan
Jika Anda seorang pekerja lepas baru, kenali penipuan pekerjaan yang paling umum, seperti pencucian uang, janji yang terlalu bagus untuk menjadi kenyataan, dan skema piramida. Sedihnya, bahkan situs lepas yang menawarkan perlindungan pembayaran bisa menjadi sarang penipuan.
Juga, berhati-hatilah dengan pekerjaan yang diposting di Craigslist, Facebook, dan platform online lainnya. Lakukan pemeriksaan latar belakang, lindungi dokumen Anda, dan pelajari cara mengidentifikasi penipu di situs lepas dan media sosial.
Alat manajemen bisnis membantu Anda mengatur tugas lepas yang paling umum dari satu platform. Contohnya, Bonsai memungkinkan Anda mengirim faktur, melacak jam Anda, menggunakan templat dokumen, dan melacak pengeluaran Anda dari dasbor mereka. Jika Anda merasa kewalahan dengan banyak aplikasi, gunakan solusi satu atap seperti ini untuk membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat.
Jika Anda merasa nyaman untuk melacak jam kerja Anda dan sebagai pekerja lepas dibayar per jam, pertimbangkan untuk menggunakan salah satunya alat pelacak waktu gratis, cepat, dan luar biasa untuk merekam aktivitas harian Anda.
Apakah Sudah Saatnya Mengakhiri Kontrak Anda?
Sudah berapa lama sejak Anda dibayar? Jika klien Anda terbiasa tidak membayar, lanjutkan dan akhiri kontrak Anda. Jika mereka mengalami penurunan dalam bisnis mereka, doakan yang terbaik dan akhiri dengan positif. Anggap saja seperti ini—Anda membuka pintu untuk peluang lepas yang lebih baik begitu Anda melepaskannya.
Pembayaran yang terlewat untuk pekerjaan yang Anda kerjakan dengan keras bukanlah kesalahan Anda. Namun kenyataannya, baik pekerja lepas baru maupun berpengalaman rentan terhadap masalah ini. Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat menghindari sengketa hukum dan meminimalkan risiko keterlambatan dan pembayaran yang tidak terbayar.