Jika tugas Anda menumpuk saat tenggat waktu semakin dekat, dan Anda merasa kewalahan, Anda mungkin tidak mengatur waktu secara efektif.
Sebagian besar dari kita membuat kesalahan manajemen waktu yang mengerikan yang tidak hanya menghabiskan waktu kita yang berharga tetapi juga mengakibatkan meningkatnya kecemasan, stres, dan keseimbangan kehidupan kerja yang tergelincir.
Mari kita lihat beberapa kesalahan manajemen waktu yang paling umum dan cara menghindarinya untuk meningkatkan produktivitas kita:
1. Tidak Menetapkan Tujuan
Bekerja tanpa tujuan tanpa tujuan dapat mengakibatkan kurangnya motivasi dan produktivitas. Anda mudah menyerah pada gangguan dan tidak mengatur waktu dengan baik.
Bagaimana Cara Menghindarinya?
Menetapkan tujuan dan berkomitmen pada mereka memberi Anda arahan dan memotivasi Anda untuk menyelesaikan tugas Anda. Anda menjadi lebih fokus dan mengatur waktu dan sumber daya Anda dengan lebih baik untuk mencapai tujuan Anda.
Tapi ingat, tidak semua tujuan sama. Sasaran SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & Time-bound) berkinerja lebih baik daripada sasaran yang tidak spesifik. Beberapa penelitian mendukung klaim tersebut. Salah satunya studi yang dilakukan di sektor perbankan Cape Coast Metropolis menemukan bahwa menetapkan tujuan yang spesifik dan menantang (belum dapat dicapai) membantu meningkatkan kinerja karyawan.
Jadi daripada harus "menyelesaikan novel pertama saya" sebagai tujuan Anda, gunakan varian SMART-nya, yaitu "menyelesaikan setidaknya satu bab dari novel pertama saya setiap bulan". Yang terakhir lebih spesifik, menantang Anda, dan menetapkan batas waktu untuk tujuan Anda.
2. Tidak Memprioritaskan
Jika Anda tidak memiliki daftar tugas untuk membantu Anda tetap di atas tugas, Anda akan mendapati diri Anda melakukannya dengan sembarangan. Di penghujung hari, Anda masih memiliki banyak tugas yang belum selesai dan frustrasi. Bukannya tidak ada cukup waktu, tetapi fakta bahwa Anda tidak mengatur waktu dengan baik.
Bagaimana Cara Menghindarinya?
Memiliki daftar tugas membantu Anda memprioritaskan tugas dan mengelola waktu dengan baik dengan menetapkan waktu berdasarkan kepentingan dan urgensi tugas Anda. Berikut cara melakukannya:
- Temukan aplikasi untuk dicantumkan dan prioritaskan tugas Anda yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Tuliskan semua tugas yang perlu Anda lakukan dalam sehari atau seminggu di daftar tugas Anda.
- Beri peringkat mereka berdasarkan kepentingan dan urgensinya menggunakan sistem peringkat.
- Beri peringkat tugas yang paling penting dan mendesak di bagian atas, sedangkan tugas yang paling tidak penting dan mendesak tetap di bagian bawah.
- Mulailah dengan tugas yang paling penting dan mendesak dan turunkan daftar.
3. Tidak Melacak Waktu
Jika Anda memulai sebuah proyek tanpa mengevaluasi berapa banyak waktu yang diperlukan, mungkin akan memakan waktu lebih lama dari yang dibutuhkan. Atau Anda bisa menjadi terlalu percaya diri dan mengambil lebih dari yang Anda tangani, tanpa memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya. Dengan lebih sedikit waktu di tangan Anda, Anda tidak hanya tidak dapat memenuhi tenggat waktu, tetapi pekerjaan yang dihasilkan cenderung di bawah standar.
Bagaimana Cara Menghindarinya?
Selalu evaluasi berapa banyak waktu yang harus diambil oleh proyek tertentu dan usahakan untuk menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tersebut (pastikan untuk memberi diri Anda waktu ekstra untuk istirahat singkat). Anda harus gunakan aplikasi pelacakan waktu untuk melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk suatu proyek atau tugas.
Setelah mengetahui berapa banyak waktu (rata-rata) yang diperlukan untuk tugas tertentu, Anda dapat menjadwalkan tugas dengan lebih efektif. Lakukan ini cukup sering, dan Anda mendapatkan lembar catatan terperinci tentang waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas pada hari/minggu/bulan tertentu.
Setelah Anda memilikinya, Anda dapat mengetahui tugas berulang apa yang paling memakan waktu, dan memikirkan solusi untuk melakukannya dengan lebih efektif atau mengotomatiskannya untuk menghemat lebih banyak waktu. Internet penuh dengan aplikasi pelacakan waktu gratis dapat Anda gunakan untuk melacak proyek Anda untuk manajemen waktu yang lebih baik.
4. Menunda-nunda
Penundaan adalah hambatan besar untuk bekerja, terutama ketika Anda harus menyelesaikan tugas yang sulit atau membosankan. Tambahkan ke campuran gangguan yang menarik, misalnya, ponsel cerdas Anda, dan Anda memiliki resep yang sempurna untuk menunda-nunda.
Anda akan bermalas-malasan, menyerah pada gangguan, dan membuang waktu Anda sampai tenggat waktu mendekat. Penunda selalu kekurangan waktu, terlambat dari tenggat waktu, dan memiliki sedikit atau tidak ada keseimbangan kehidupan kerja.
Bagaimana Cara Menghindarinya?
Cara terbaik untuk menghindari penundaan adalah memecah proyek besar menjadi tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Misalnya, jika Anda perlu menulis artikel 2000 kata, alih-alih takut menulis artikel lengkap, memecahnya menjadi sub-tugas: garis besar, pendahuluan, subpos 1, subpos 2, subpos 3, dan kesimpulan.
Sekarang tetapkan diri Anda sendiri slot waktu untuk masing-masing tugas yang lebih kecil ini dan komitmenkan diri Anda untuk itu. Anda akan merasa lebih termotivasi untuk menyelesaikan tugas-tugas kecil ini dan cenderung menunda-nunda. Metode hebat lainnya untuk mengatasi penundaan adalah dengan menggunakan teknik Pomodoro. Teknik Pomodoro mengikuti konsep serupa.
Inilah cara Anda bisa menggunakan teknik Pomodoro:
- Memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil
- Dapatkan pengatur waktu dan setel ke 25 menit
- Beri diri Anda waktu 25 menit dan kerjakan satu subtugas
- Istirahat 5 menit, setelah timer berdering (setelah 25 menit)
- Selesaikan empat siklus 25 menit dan kemudian istirahat setengah jam
5. Penjadwalan Tidak Efektif
Pernahkah Anda memperhatikan bahwa beberapa hari tidak seproduktif yang lain? Itu karena tingkat energi kita bervariasi sepanjang minggu. Tidak hanya itu, orang yang berbeda memiliki tingkat energi yang berbeda sepanjang hari.
Jika Anda tidak mempertimbangkan jam produktif puncak Anda saat menjadwalkan, ada kemungkinan Anda menemukan diri Anda dengan tugas paling penting yang tertunda, dengan sedikit waktu dan energi tersisa.
Bagaimana Cara Menghindarinya?
Apakah Anda burung hantu malam atau burung awal? Evaluasi bagaimana Anda bekerja dan temukan jam produktif puncak Anda. Setelah Anda mengetahui jam-jam paling produktif Anda, jadwalkan proyek Anda sesuai dengan itu.
Alokasikan jam paling produktif Anda untuk tugas-tugas yang paling penting (dan intensif) sekaligus kurangi tugas-tugas penting (atau kurang intensif), misalnya, membalas email atau menyiapkan rapat, untuk sisanya jam kerja. Ada beberapa aplikasi kalender di luar sana yang dapat membantu Anda menjadwalkan secara efektif; temukan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
6. Menyerah pada Gangguan
A Survei Juni 2020 dari Statista mengungkapkan bahwa 53,7 persen orang yang bekerja dari rumah berpikir bahwa smartphone mereka adalah penyebab terbesar gangguan. Seberapa sering Anda menemukan diri Anda sedang bekerja dan, tiba-tiba, telepon Anda mulai berdengung? Anda terganggu dan sekarang terpaksa memeriksa telepon Anda.
Entah itu email dari klien, pesan dari kolega Anda, atau notifikasi acak dari Facebook, Twitter, atau Instagram; gangguan dapat menghabiskan sebagian besar jam kerja Anda.
Bagaimana Cara Menghindarinya?
Semuanya bermuara pada penjadwalan yang efektif. Tetapkan slot waktu untuk bekerja, memeriksa email, rekreasi, dll. Saat waktunya bekerja, singkirkan ponsel Anda (dalam mode pesawat), sebaiknya di ruangan lain, dan mulai bekerja.
Karena sumber gangguan terbesar sekarang sudah disingkirkan, menjadi jauh lebih mungkin dan lebih mudah untuk fokus pada pekerjaan Anda. Karena Anda menempatkan semua fokus dan perhatian Anda pada satu tugas, Anda cenderung membuat kesalahan dan lebih mungkin menyelesaikan tugas secara efektif.
Bagaimana jika menyetel ponsel ke mode pesawat tidak berhasil untuk Anda? Bagaimana jika pikiran Anda mengembara ke media sosial, dan Anda terpaksa mengangkat telepon untuk memeriksa email atau menggulir umpan Facebook langsung di laptop Anda? Jika itu Anda, cobalah menggunakan aplikasi Freedom untuk menghilangkan gangguan, mengatasi penundaan, dan mencapai lebih banyak.
Keluarkan Potensi Penuh Anda
Sambil berfokus pada bagaimana mengatur waktu Anda dengan lebih baik, mudah untuk kehilangan jejak mengapa Anda mengatur waktu Anda sejak awal, yaitu untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
Menavigasi banyak aplikasi produktivitas setiap hari tanpa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan tidak ada gunanya. Cari tahu apa yang berhasil untuk Anda dan pertahankan, tanpa melupakan gambaran yang lebih besar. Tetapi untuk mengetahui apa yang cocok untuk Anda, penting untuk memahami kebutuhan manajemen waktu Anda.
