Seperti kebanyakan orang, Anda mungkin menutup email profesional dengan frasa: "Saya menantikan kabar dari Anda." Meski nyaman, secara konsisten menggunakan garis yang sama terlihat jauh dan umum.
Coba ubah cara Anda mengakhiri email. Penerima Anda akan menghargainya jika Anda lebih memikirkan pesan Anda. Dalam artikel ini, kami akan membagikan sebelas penutup yang profesional dan menarik sehingga Anda tidak terus mengulangi, "Saya menantikan kabar dari Anda."
1. “Silakan Kirim Tanggapan Anda kepada Saya sebelum [Masukkan Tanggal Di Sini]”
Mengatakan "Saya berharap untuk mendengar dari Anda" tidak jelas dan lemah lembut. Ini memberi penerima terlalu banyak kendali, karena mereka biasanya dapat membalas kapan pun mereka mau. Ungkapan itu mungkin berhasil untuk masalah yang tidak mendesak. Tetapi jika Anda harus menegaskan dominasi dan menghindari email bolak-balik, arahkan percakapan dengan menetapkan tenggat waktu.
Coba akhiri dengan “Kirim masukan Anda kepada saya paling lambat [masukkan tanggal di sini].” Tanggal jatuh tempo yang tegas dan pasti secara halus mendorong penerima untuk mengikuti jadwal Anda, bukan jadwal mereka.
2. “Tolong Buat Saya Tetap Diposting di [Masukkan Proyek/Topik Di Sini]”
Jika "Saya menantikan kabar dari Anda" membuat Anda tampak terlalu bersemangat, cobalah kurangi antusiasmenya. Sebagai gantinya, coba “Harap beri tahu saya di [masukkan proyek/topik di sini]”. Kedengarannya santai namun berwibawa.
Ungkapan paling cocok untuk kasus di mana Anda telah melakukan bagian Anda dan hanya ingin menerima pembaruan penting dan relevan. Tentukan bahwa Anda tidak ingin direpotkan dengan informasi yang berlebihan. Perhatikan saja nada bicara Anda dan hindari terdengar sombong.
3. “Selalu Senang Mendengar Dari Anda”
Meski ramah, mengatakan "Saya menantikan kabar dari Anda" terkadang terasa terlalu kaku. Kedengarannya canggung dalam situasi biasa. Jika Anda melakukan pemanasan prospek dingin, mengatasi masalah pelanggan, menjangkau prospek, atau berhubungan kembali dengan klien bisnis lama, Anda memerlukan persetujuan yang tidak terlalu formal.
Dalam situasi ini, coba ucapkan, “Selalu senang mendengar kabar dari Anda.” Ini memiliki nada yang ceria dan bersahabat yang menimbulkan respons positif tanpa mengorbankan profesionalisme. Perhatikan bahwa antusiasme yang berlebihan membuat Anda terlihat terlalu akrab.
4. “Tulis Segera!”
Mungkin alternatif paling santai untuk "Saya menantikan kabar dari Anda" adalah "Tulis segera!" Itu ceria dan tidak menuntut. Tidak seperti tanda tangan lainnya dalam daftar ini, frasa terbuka ini tidak memerlukan tanggapan segera.
Gunakan "Tulis segera!" ketika berbicara dengan teman sebaya, lead dingin, teman, dan kerabat. Berhati-hatilah karena itu tidak menimbulkan urgensi, sehingga sebagian besar penerima mungkin tidak membalas email Anda lagi. Persiapkan baris ini untuk mengakhiri percakapan.
5. “Saya Menghargai Umpan Balik Anda, jadi Beri Tahu Saya Apa yang Anda Pikirkan!”
Jika Anda baru saja mengirim aset bisnis penting, tutup email Anda dengan "Saya menghargai umpan balik Anda, jadi beri tahu saya pendapat Anda!" Kemungkinan penerima Anda sudah mengedit karya Anda. Namun, mengatakan bahwa Anda menghargai wawasan mereka memberi kesan bahwa Anda bangga dengan keahlian Anda.
Tentu saja, jangan berharap mendapat 100% komentar positif. Selain meminta umpan balik, Anda juga harus tahu bagaimana mengambil ulasan kinerja yang buruk secara profesional. Jangan biarkan emosi menguasai Anda.
"Saya menantikan kabar dari Anda," meminta tanggapan, tetapi kedengarannya tidak berwibawa. Jika Anda membutuhkan persetujuan yang tegas dan mendesak, cobalah “Saya menunggu tanggapan Anda segera.” Ini menekankan urgensi tanggapan segera tanpa membuat Anda terlihat agresif atau tidak profesional.
Dengan mengatakan itu, itu masih menimbulkan rasa takut. Jika Anda berada dalam posisi otoritas, pilih dengan hati-hati kapan menggunakan frasa ini, atau bawahan Anda mungkin salah memahami urgensi Anda untuk bermusuhan.
7. “Kita Harus Mendiskusikan [Masukkan Detail Proyek/Topik Di Sini] via Telepon. Apakah [Masukkan Waktu dan Tanggal Di Sini] Cocok untuk Anda?”
Jarang ada tanggapan pasti untuk "Saya menantikan kabar dari Anda". Menandatangani dengan baris ini sering menyebabkan bolak-balik panjang melalui email. Anda tidak dapat menggunakannya untuk hal-hal yang sensitif terhadap waktu.
Alih-alih, akhiri pesan Anda dengan proposal: “Kita harus mendiskusikan [masukkan detail/topik proyek di sini] melalui telepon. Apakah [masukkan waktu dan tanggal di sini] cocok untuk Anda?” Ini secara eksplisit mendefinisikan tujuan Anda. Untuk lebih mengurangi email bolak-balik, gunakan aplikasi penjadwalan janji temu yang memungkinkan penerima memesan slot rapat sendiri.
8. “Tolong Tanggapi Secepatnya”
Ungkapan "Saya menantikan kabar dari Anda" tidak menuntut atau agresif. Namun, jika Anda menginginkan tanda tangan yang lebih lambat, coba katakan, "Harap tanggapi sesegera mungkin."
Anda dapat menggunakan penutup email ini kapan bekerja dengan profesional di luar zona waktu Anda. Penerima akan memahami perlunya tanggapan mereka, tetapi mereka tidak akan dipaksa bekerja melewati jam kerja lokal untuk mengakomodasi permintaan Anda.
9. “Jika Anda Bukan Orang yang Tepat untuk Permintaan Ini, Maukah Anda Menghubungkan Saya dengan Seseorang yang Dapat Membantu?”
Mengirimkan "Saya menantikan kabar dari Anda" kepada penghubung yang salah merupakan hal yang memalukan. Selalu temukan titik kontak yang tepat. Jika Anda ragu mengirim pesan ke individu/departemen yang benar, katakan: "Jika Anda bukan orang yang tepat untuk permintaan ini, maukah Anda menghubungkan saya dengan seseorang yang dapat membantu?"
Namun perlu diingat bahwa penutupan ini membuat Anda terdengar tidak yakin. Gunakan hanya setelah Anda menghabiskan semua sumber daya Anda; jika tidak, lacak sendiri narahubung yang tepat.
Ungkapan "Saya berharap untuk mendengar dari Anda" terdengar menyendiri. Meskipun meminta tanggapan, itu tidak menuntut urgensi atau menunjukkan antusiasme — Anda mungkin terlihat jauh. Menggunakannya dengan penyelia dan klien prioritas tinggi tidak tepat.
Untuk persetujuan yang menunjukkan keinginan dan semangat, cobalah “Beri tahu saya jika [masukkan proposal di sini] cocok untuk Anda sehingga saya dapat segera memulai.” Itu tegas, profesional, dan pasti. Juga, sertakan tautan ke Anda perangkat lunak manajemen proyek sehingga klien dapat langsung menugaskan dan mencentang tugas setelah mereka mencapai keputusan.
Gunakan Frase Penutupan Email yang Berbeda untuk Meningkatkan Tingkat Respons
Jangan salah paham—Anda tidak perlu berhenti mengucapkan kalimat, "Saya menantikan kabar dari Anda." sama sekali. Anda masih bisa menggunakannya. Pastikan untuk memvariasikan cara Anda mengakhiri email agar tidak terdengar seperti robot dan impersonal. Pesan generik jarang menimbulkan reaksi.
Untuk lebih meningkatkan tingkat respons Anda, pertimbangkan untuk menilai ulang seluruh cara Anda menyusun pesan. Sign-off hanyalah salah satu bagian dari email Anda. Anda juga harus meningkatkan baris subjek, alamat email, salam, pendahuluan, dan badan email.
