7 Tips Manajemen Tugas untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Tugas harian Anda adalah fondasi kesuksesan Anda, mewakili tindakan langkah demi langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan pribadi dan profesional Anda. Dengan kata lain, daftar tugas yang tampaknya tidak ada habisnya adalah peta jalan Anda menuju kemenangan, jadi mengelola tugas-tugas ini secara efektif sangatlah penting.

Meskipun Anda mungkin terburu-buru menggunakan aplikasi produktivitas terbaik untuk mengatur tugas harian Anda, yang bukan langkah yang buruk, mengasah keterampilan manajemen tugas Anda lebih berkelanjutan dan efektif dalam jangka panjang. Artikel ini akan membahas beberapa tip manajemen tugas untuk meningkatkan produktivitas Anda.

1. Ketahui Kronotipe Anda

Apakah Anda burung hantu malam atau burung awal? Apakah Anda merasa lebih mudah untuk fokus di pagi hari atau larut malam? Kita semua memiliki kecenderungan alami untuk tertidur dan waspada selama periode tertentu siang dan malam. Dan meskipun budaya populer sering merayakan bangun pagi sebagai lebih produktif, kenyataannya adalah bahwa satu ukuran tidak cocok untuk semua.

Ini sebabnya mengetahui kronotipe Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda, karena memungkinkan Anda menjadwalkan tugas saat Anda paling produktif. Karena itu, membuat jadwal kerja yang dipersonalisasi berdasarkan kronotipe Anda akan memudahkan untuk tetap di atas tugas Anda dan mencapai kinerja puncak.

Misalnya, jika Anda seorang night owl, Anda harus merencanakan untuk menangani tugas-tugas Anda yang paling menantang di malam ketika tingkat energi Anda paling tinggi, menempatkan Anda pada posisi terbaik untuk menyelesaikan tugas Anda waktu.

2. Buat Daftar Prioritas Anda

Sekarang setelah Anda tahu kapan Anda paling produktif, inilah saatnya memprioritaskan tugas pada daftar tugas Anda menggunakan matriks Eisenhower. Sistem manajemen waktu ini membantu Anda memprioritaskan tugas dengan mengelompokkannya menjadi empat kuadran: mendesak dan penting, tidak mendesak tapi penting, mendesak tapi tidak penting, dan tidak mendesak dan tidak penting tugas.

Mengatur daftar tugas Anda berdasarkan kategori ini memudahkan untuk mengidentifikasi tugas mana yang harus diprioritaskan dan mana yang dapat didelegasikan atau ditunda. Dengan cara ini, Anda dapat menjadwalkan tugas yang paling penting dan mendesak saat Anda paling produktif, memberi Anda peluang terbaik untuk menyelesaikannya tepat waktu.

Misalnya, sebagai pemrogram, Anda dapat menjadwalkan tugas pengkodean saat Anda paling waspada dan merespons email saat tingkat energi Anda rendah.

3. "Makan Katak Itu!"

Makan Katak Itu adalah tip manajemen tugas berikutnya untuk membantu meningkatkan produktivitas Anda! Dan, tidak, kita tidak berbicara tentang katak secara harfiah! Brian Tracy mempopulerkan frasa ini dalam bukunya dengan nama yang sama, dan metafora yang jelas ini menggambarkan bagaimana menangani tugas Anda yang paling menantang di pagi hari.

Ini adalah salah satu cara terbaik untuk mengatasi penundaan, karena Anda mungkin sering merasa stres atau kewalahan saat menghadapi tugas yang paling menantang. Dengan memakan katak terbesar itu terlebih dahulu, perasaan takut itu akan berubah menjadi rasa pencapaian, meningkatkan kepercayaan diri Anda dan memberi Anda motivasi dan momentum untuk berkuasa melalui sisa hidup Anda tugas.

Anda dapat menggunakan Metode Eat That Frog menggunakan Todoist. Namun, meskipun disarankan untuk mengerjakan tugas Anda yang paling menantang di pagi hari, waktu terbaik Anda mungkin berbeda tergantung pada kronotipe Anda, seperti yang telah kita bahas. Meskipun demikian, Anda masih dapat menggunakan metode ini dengan menjadwalkan tugas yang paling menantang saat Anda paling bersemangat dan produktif.

4. Gunakan Hukum Parkinson untuk Keuntungan Anda

Penundaan adalah salah satu pembunuh produktivitas paling umum yang dihadapi kebanyakan orang di beberapa titik. Salah satu alasan utama Anda sering menunda tugas sampai menit terakhir adalah karena tidak ada rasa urgensi atau tenggat waktu. Itu karena tugas-tugas ini dapat diperluas untuk mengisi waktu yang Anda miliki untuk mereka—Hukum Parkinson.

Kabar baiknya adalah, Anda bisa menjadi lebih produktif dengan menggunakan hukum Parkinson untuk keuntungan Anda. Bagaimana? Pertama, selalu pisahkan proyek besar atau kompleks menjadi tugas yang lebih kecil, membuatnya tampak tidak terlalu membebani dan lebih mudah ditangani.

Selanjutnya, tetapkan tenggat waktu yang ketat untuk setiap tugas. Ini menciptakan rasa urgensi, memotivasi Anda untuk menyelesaikan tugas sebelum tenggat waktu dan mengurangi penundaan. Peretasan ini akan membantu Anda mengelola tugas dengan lebih efektif dan memastikan Anda tidak ketinggalan daftar tugas.

5. Berlatih Tugas Tunggal

Multitasking, atau lebih tepatnya, alih konteks, adalah salah satu kebiasaan yang tampaknya efektif tetapi sebenarnya sangat menguras tenaga dan tidak produktif. Meskipun banyaknya tugas di daftar tugas Anda mungkin menggoda untuk mencoba dan melakukan banyak tugas secara bersamaan, Anda hanya memiliki begitu banyak fokus dan energi yang dapat digunakan pada tugas yang diberikan.

Ini meningkatkan kemungkinan Anda melakukan kesalahan, yang menyebabkan waktu dan tenaga terbuang sia-sia. Di samping itu, menguasai tugas tunggal akan meningkatkan produktivitas Anda, memungkinkan Anda mencurahkan perhatian penuh pada suatu tugas hingga selesai. Ini meminimalkan gangguan, membantu Anda tetap fokus, dan memberdayakan Anda untuk melakukan pekerjaan terbaik Anda.

Salah satu cara terbaik untuk berlatih tugas tunggal adalah menetapkan batas waktu tetap untuk fokus pada tugas dan kemudian istirahat. Teknik manajemen waktu ini disebut dengan metode Pomodoro, dan merupakan cara yang efektif untuk memanfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya.

6. Mengotomatiskan Tugas Duniawi

Jadi, apa yang terjadi pada tugas-tugas bernilai rendah yang tidak masuk dalam daftar prioritas Anda? Pikirkan tugas-tugas seperti menjadwalkan rapat atau membuat menit selama panggilan konferensi — kami yakin Anda masih perlu melakukannya, bukan?

Cara terbaik untuk mengelola tugas ini adalah dengan mengotomatiskannya. Untungnya, ada beberapa aplikasi yang dapat Anda gunakan untuk mengotomatiskan tugas-tugas biasa, seperti IFTTT atau Zapier. Ini akan membebaskan waktu dan energi untuk tugas-tugas yang lebih berharga dan peka waktu serta membantu Anda menjadi lebih produktif.

7. Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Tugas yang Tepat

Semuanya baik dan bagus untuk memanfaatkan semua tip manajemen tugas yang disebutkan di atas, tetapi Anda mungkin masih kesulitan untuk tetap produktif tanpa perangkat lunak yang tepat untuk membantu Anda mengelola tugas. Mempertimbangkan banyaknya alat manajemen tugas yang menjanjikan untuk mengubah Anda menjadi pembangkit tenaga produktivitas dalam semalam, memilih opsi yang tepat bisa jadi menakutkan.

Jadi, bagaimana Anda bisa pilih alat manajemen tugas online yang tepat? Hal pertama yang harus dilakukan adalah menilai kebutuhan Anda. Ini tergantung pada profesi Anda, gaya dan preferensi kerja, ukuran tim, dan banyak lagi. Menilai kebutuhan Anda membuatnya lebih mudah untuk membandingkan alat manajemen tugas yang berbeda untuk menemukan opsi terbaik untuk Anda.

Selesaikan Lebih Banyak dalam Waktu Lebih Sedikit Dengan Tips Ini

Meningkatkan keterampilan manajemen tugas Anda adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas Anda ke tingkat berikutnya. Apakah Anda seorang manajer proyek atau pelajar, menggunakan teknik manajemen tugas yang tepat akan membantu Anda mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Dengan memasukkan tip manajemen tugas ini ke dalam rutinitas harian Anda, Anda dapat memastikan bahwa Anda mencentang semua item di daftar tugas Anda.