Cara Membuat Papan Kanban di Excel

Menggunakan papan Kanban untuk proyek Anda adalah cara yang bagus untuk merampingkan proses dan meningkatkan produktivitas. Baik bekerja dengan tim atau bekerja sendiri, papan Kanban mewakili kemajuan Anda secara visual, membuatnya lebih mudah untuk dikelola.

Artikel ini memberikan panduan langkah demi langkah untuk membuat dan menggunakan papan Kanban di Excel.

Membuat Backlog untuk Papan Kanban Anda

Mari kita mulai dengan membuka buku kerja Excel baru. Setelah dibuka, Anda akan menemukan tab bernama Lembar1 di bagian bawah buku kerja. Klik dua kali tab tersebut, dan Anda akan mendapatkan a Ganti Nama Lembar muncul. Ganti nama sheet menjadi Jaminan simpanan.

Kami akan menggunakan sheet ini untuk menyiapkan tabel backlog dari semua tugas alur kerja yang akan menjadi dasar papan Kanban kami.

Untuk membuat backlog, ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini:

1. Pilih beberapa sel pertama dari dua baris teratas dan gabungkan dengan mengklik Menggabungkan ikon yang terletak di dalam bilah alat.
2. Sekarang Tulis Jaminan simpanan di dalam sel gabungan untuk memberi judul pada tabel Anda.
3. Sesuaikan ukuran font, warna sel, dan perataan teks judul sesuai keinginan Anda.
4. Karena kami membuat papan Kanban sederhana, kami akan menambahkan dua kolom ke backlog kami (di bawah judul): Judul Tugas Dan Deskripsi Tugas. (Untuk backlog yang lebih detail, cukup tambahkan kolom yang diperlukan).
5. Untuk menambahkan batas ke tabel, pilih 12 baris (atau sebanyak yang diperlukan) di bawah Judul Tugas kolom. Pergi ke Perbatasan ikon (di sebelah Berani ikon) dan klik panah drop-down. Pilih Batas Luar pilihan.
6. Lakukan hal yang sama untuk baris di bawah Deskripsi Tugas kolom.

Tabel simpanan Anda sudah siap. Yang perlu Anda lakukan sekarang adalah mengisinya, dan Anda akan memiliki sesuatu seperti ini:

Membuat Dewan Kanban

Sekarang setelah kita mendapatkan simpanan kita, saatnya membuat papan Kanban yang akan kita gunakan di papan Kanban kita. Untuk itu, klik plus tanda tangani di bagian bawah lembaran untuk membuat dan membuka lembaran baru.

Di lembar baru, mari buat papan Kanban dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Buat judul papan dengan menggabungkan sel paling atas dan menulis judul. Anda dapat menyesuaikan ukuran font dan warna sel sesuai keinginan Anda.
2. Karena kami bertujuan untuk kesederhanaan di sini, kami hanya akan menambahkan tiga bagian papan, yaitu, Melakukan, Sedang berlangsung, Dan Selesai. (Anda dapat menambahkan lebih banyak bagian jika alur kerja Anda memiliki lebih banyak fase).
3. Tambahkan batas tebal ke bagian papan Kanban menggunakan Perbatasan ikon.

Papan Kanban sudah cukup siap, jadi kita akan beralih ke pembuatan kartu.

Membuat Kartu Kanban

Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini untuk membuat kartu Kanban:

1. Klik kanan judul baris dan pilih Tinggi Baris.
2. Jendela pop-up akan terbuka di mana Anda harus memasukkan ketinggian yang diinginkan; 25 dalam kasus kami.
3. Demikian pula, sesuaikan tinggi baris dari baris di bawahnya menjadi 50 dan yang di bawahnya menjadi 25.
4. Anda akan mendapatkan kartu yang terdiri dari 3 sel dengan tinggi baris sebagai berikut: 25:50:25
5. Pilih masing-masing dari tiga sel kartu Kanban dan tambahkan batas dengan masuk ke Perbatasan ikon dan memilih Batas Luar Tebal.
6. Salin kartu yang baru dibuat untuk membuat kartu sebanyak yang Anda suka.
7. Anda akan melihat bahwa ukuran sel akan disetel ke default. Jadi, Anda harus menyesuaikan ukuran sel satu per satu.
8. Untuk membuatnya lebih cepat, tekan Ctrl dan pilih semua sel yang harus memiliki tinggi baris 25. Sekarang klik kanan salah satu judul dari baris yang dipilih dan sesuaikan tinggi baris (seperti yang disebutkan sebelumnya). Semua baris yang dipilih sekarang akan memiliki tinggi baris 25.
9. Ulangi proses yang sama untuk semua sel yang membutuhkan tinggi baris 50.
10. Letakkan batas tebal di sekitar area yang mengelilingi kartu dan isi dengan warna latar belakang untuk membuatnya terlihat indah.

Untuk menautkan data di simpanan kami ke kartu Kanban, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

Menambahkan Judul Tugas ke Kartu Kanban

Untuk mendapatkan judul tugas dari tugas pertama kita dari Jaminan simpanan lembaran:

1. Pilih sel atas (B5) dari kartu pertama dan menulis =.
2. Pergi ke Jaminan simpanan sheet dan pilih sel pertama (C4) di bawah Judul Tugas kolom.
3. Kembali ke lembar Papan Kanban, dan Anda akan melihat rumus berikut:

   = Backlog! C4

4. Tekan dan enter, dan itu akan mengembalikan data di dalam sel (C4) dari lembar Backlog (yaitu, Riset dalam kasus kami).
5. Salin rumusnya = Backlog! C4 di sel atas kartu Kanban yang tersisa dan ubah nomor sel untuk setiap kartu. Jadi rumusnya adalah = Backlog! C5 (sesuai dengan judul tugas kedua) untuk kartu kedua dan = Backlog! C6 untuk judul tugas ketiga, dan seterusnya. Kartu Kanban akan terlihat seperti berikut:

Menggunakan Pemformatan Bersyarat untuk Membuat Kartu Secara Visual Menyenangkan

Anda akan melihat bahwa sel teratas dari semua kartu sekarang mengembalikan nilai dari Judul Tugas kolom dari Jaminan simpanan lembaran. Namun, beberapa kartu (dalam kasus kami, dua yang terakhir) mengembalikan 0 di sel teratasnya karena tidak ada nilai di sel yang sesuai di Jaminan simpanan. Untuk membuat kartu secara visual menyenangkan, kami akan gunakan pemformatan bersyarat di Excel untuk memformat data dan menghapus 0S:

1. Pilih semua sel teratas kartu Kanban dan buka Pemformatan Bersyarat > Tetapkan Aturan Baru.
2. Dalam Pemformatan Bersyarat tab, pilih nilai sel sama dengan 0, mengubah warna huruf menjadi putih, dan klik Selesai.

Menambahkan Deskripsi Tugas ke Kartu Kanban

Kami akan mengikuti pendekatan serupa untuk mengembalikan deskripsi tugas dari Jaminan simpanan ke sel tengah kartu Kanban. Hanya kali ini rumusnya = Backlog! D4, = Backlog! D5, dll. Sama seperti judul tugas, sel hitam dari Jaminan simpanan akan kembali 0, yang dapat Anda perbaiki melalui pemformatan bersyarat, seperti yang telah disebutkan.

Masalah lain yang akan Anda perhatikan saat menambahkan deskripsi tugas ke kartu Kanban adalah teks akan keluar dari sel. Untuk mencegah hal ini, kami akan bungkus teks di Excel sel:

1. Pilih semua sel tengah kartu.
2. Klik Membungkus ikon (di sebelah Meluruskan ikon) pada bilah alat.

Menambahkan Sentuhan Akhir

Meskipun kartu Kanban sudah siap (dan ditautkan ke backlog), berikut adalah beberapa langkah tambahan untuk membuatnya lebih baik:

1. Gunakan sel paling bawah kartu untuk (secara manual) menambahkan penerima tugas.
2. Sejajarkan data sel di tengah sel menggunakan Meluruskan ikon.
3. Menghapus garis kisi: Buka bilah alat, klik Melihat bagian, dan hapus centang pada kotak di sebelah Garis kisi untuk menghapusnya.

Membuat Kartu Kanban yang Dapat Dipindah-pindahkan

Jika Anda telah mengikuti langkah-langkahnya sampai sekarang, Anda seharusnya sudah menyiapkan backlog tugas, papan Kanban, dan kartu Kanban. Tetapi Anda tidak akan dapat dengan mudah memindahkan kartu-kartu ini ke seluruh papan. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat kartu Kanban dapat dipindahkan:

1. Salin kartu Kanban yang ingin Anda tempatkan di papan tulis.
2. Klik kanan pada papan tempat Anda ingin meletakkan kartu.
3. Pergi ke Tempel Spesial dan pilih Gambar Tertaut opsi (yang merupakan opsi terakhir di bawah Opsi Tempel Lainnya).
4. Ikuti prosedur yang sama untuk kartu Kanban lainnya.

Maksimalkan Efisiensi Anda Menggunakan Papan Kanban

Sekarang setelah Anda memiliki struktur dasar papan Kanban, terserah Anda untuk mempersonalisasikannya agar sesuai dengan kebutuhan proyek Anda. Cara terbaik untuk memaksimalkan potensi teknik Kanban adalah menggabungkannya dengan strategi produktivitas lainnya, seperti metode GTD.