Cara Menggunakan ChatGPT untuk Menulis Email yang Sulit di Tempat Kerja

Email yang sulit tidak dapat dihindari di beberapa titik dalam karier Anda. Apakah itu mengatakan tidak untuk mengambil proyek tambahan atau meminta cuti, menulis email dapat menimbulkan kecemasan dan kemudian menemukan keberanian untuk mengirim.

ChatGPT telah dikenal untuk membantu orang menulis surat pengantar dan resume, jadi Anda mungkin bertanya-tanya apakah itu juga dapat membantu Anda menulis email yang sulit. Jika Anda memberikan informasi yang memadai kepada AI, Anda bisa mendapatkan konten untuk digunakan sebagai dasar email Anda. ChatGPT dapat membantu Anda fokus pada pesan tanpa emosi yang Anda alami.

Langkah 1: Buka ChatGPT

Anda siap memulai jika sudah memiliki akun dengan ChatGPT. Jika Anda baru mengenal ChatGPT, Anda dapat membuat akun menggunakan email atau akun Google Anda. Jika Anda mendaftar untuk akun baru, ponsel Anda harus berada di dekat Anda, karena platform akan mengirimkan kode konfirmasi kepada Anda untuk memulai.

Langkah 2: Perkenalkan Diri Anda dan Peran Anda dalam Organisasi

Sebelum Anda meminta ChatGPT untuk menulis email terkait pekerjaan, Anda harus memperkenalkan diri, pekerjaan, dan tanggung jawab Anda ke platform. ChatGPT akan menggunakan informasi yang Anda berikan untuk membuat email yang ditawarkannya.

Saat Anda mengirimkan pengantar, platform akan merespons, memberi tahu Anda informasi penting yang diperoleh dari pengantar Anda. Jika ini pertama kalinya Anda bekerja dengan platform ini, Anda akan menghargai umpan balik positif yang diberikan saat memperkenalkan diri.

Berikut adalah contoh pengantar:

Inilah tanggapan ChatGPT:

Langkah 3: Meminta ChatGPT untuk Menulis Email yang Anda Inginkan

Setelah Anda memberi tahu ChatGPT tentang pekerjaan Anda dan untuk siapa Anda bekerja, ChatGPT siap untuk membuat email menantang yang Anda perlukan bantuan untuk menulis. Anda akan terkejut betapa cepatnya AI membuat email yang dapat Anda gunakan untuk bekerja.

Email pengunduran diri

Apakah Anda bersemangat tentang tahap selanjutnya dalam karier Anda atau berhenti karena Anda muak dengan keadaan Anda saat ini, menulis email pengunduran diri bisa jadi sulit. Anda tidak ingin merusak jembatan apa pun, jadi Anda ingin pergi dengan positif.

Jangan lupa bahwa Anda mungkin memerlukan referensi di masa mendatang, dan Anda ingin percaya diri saat memberikan nama orang yang pernah bekerja dengan Anda. Surat pengunduran diri Anda bukanlah waktu untuk curhat tentang manajemen, kebijakan liburan, atau mengeluh tentang rekan kerja Anda; ini tentang memberi tahu majikan Anda.

Di atas, Anda akan melihat surat pengunduran diri yang dibuat oleh ChatGPT yang mengucapkan selamat tinggal dan memberi tahu manajemen bahwa Anda akan bekerja sama dengan mereka untuk melakukan transisi semulus mungkin. Apakah Anda ingin mengundurkan diri dari pekerjaan Anda? Di sini adalah beberapa pertimbangan keuangan untuk mempersiapkan.

Email untuk Memberitahu Supervisor Anda bahwa Anda Tidak Akan Memenuhi Batas Waktu

Jika Anda kesulitan memenuhi tenggat waktu, sebaiknya beri tahu supervisor atau manajer Anda sesegera mungkin. Saat manajemen mengetahui bahwa Anda tidak dapat memenuhi tenggat waktu, mereka mungkin dapat melakukan penyesuaian yang memungkinkan Anda memenuhi tenggat waktu.

Ketika orang lain atau langkah selanjutnya tergantung pada Anda memenuhi tenggat waktu, semuanya bisa berhenti sampai tugas Anda selesai. Memberi tahu orang-orang yang mengandalkan Anda bahwa Anda tidak akan membuat tenggat waktu lebih cepat daripada nanti dapat membantu Anda mempertahankan hubungan dengan manajemen dan tim Anda.

Email untuk Meminta Cuti Darurat

Anda sudah merasa stres tentang situasi yang menyebabkan perlunya permintaan cuti, dan fokus menulis email adalah hal terakhir yang ada di pikiran Anda. Untuk menangani keadaan darurat Anda, Anda perlu menulis email ke manajer atau penyelia Anda untuk meminta cuti.

Bahkan jika Anda telah mendiskusikan cuti tersebut dengan manajer Anda, Anda mungkin perlu mengirimkan sesuatu secara tertulis kepada mereka. Bersikap realistis tentang berapa banyak waktu yang Anda butuhkan, dan tetapkan ekspektasi yang masuk akal untuk atasan Anda tentang kapan Anda berharap untuk kembali bekerja.

Karena ada kemungkinan ini adalah permintaan di saat-saat terakhir, Anda mungkin ingin menunjukkan bagaimana Anda dapat dihubungi jika Anda berencana untuk pergi ke luar kota. Anda juga dapat meyakinkan manajer atau penyelia Anda bahwa Anda akan memeriksa email dan pesan suara Anda secara teratur untuk tetap berada di atas tanggung jawab Anda.

Email untuk Mengatakan "Tidak" pada Proyek

Meskipun Anda mungkin ingin membalas permintaan untuk mengambil proyek lain dengan “Apakah kamu bercanda?”, mungkin lebih baik jika Anda merespons dengan bijaksana. Anda harus mengirim email dengan cepat, terutama jika Anda cenderung mengatakan ya untuk semuanya.

Jika Anda menunggu terlalu lama untuk mengirim email, Anda mungkin menemukan alasan yang meyakinkan Anda untuk mengatakan ya, bahkan ketika intuisi Anda memberi tahu Anda bahwa itu bukan ide yang baik, dan Anda sudah memiliki banyak hal. Anda perlu memastikan bahwa email tersebut tidak terlihat seolah-olah Anda tidak ingin melakukan pekerjaan itu.

Ubah email yang dihasilkan ChatGPT agar selaras dengan kebijakan organisasi dan sesuai dengan orang yang mengajukan permintaan. Email ke atasan Anda akan lebih formal daripada email ke rekan kerja. Jika Anda perlu mengerjakan ini, Anda mungkin tertarik untuk belajar bagaimana mengatakan "tidak" di tempat kerja dengan sopan.

Email untuk Mendapatkan Kejelasan tentang Prioritas Organisasi

Terkadang kita bisa kewalahan dengan tugas kita dan tidak tahu harus mulai dari mana. Alih-alih mencoba mencari tahu sendiri, hal paling produktif yang dapat Anda lakukan adalah bertanya kepada manajer atau penyelia Anda apa yang mereka ingin Anda fokuskan.

Meminta bantuan bisa menakutkan, karena kita tidak ingin terlihat seolah-olah kita tidak tahu apa yang kita lakukan. Lebih baik meminta kepemimpinan daripada berasumsi. Anda mungkin berpikir bahwa sesuatu harus menjadi prioritas, tetapi itu mungkin bukan hal yang penting bagi organisasi.

Daripada membuang-buang waktu untuk proyek yang bukan merupakan prioritas organisasi, lebih baik mencari konfirmasi. Jika Anda memerlukan bantuan untuk memprioritaskan, Anda mungkin tertarik aplikasi terbaik yang dapat Anda gunakan untuk memprioritaskan tugas di tempat kerja.

Langkah 4: Tinjau dan Edit Email yang Dibuat ChatGPT

Setelah ChatGPT membuat email menggunakan permintaan Anda, Anda harus meninjaunya dan melakukan pengeditan yang diperlukan. Beberapa hal yang disebutkan dalam draf mungkin tidak berlaku untuk Anda, dan AI mungkin melewatkan informasi penting yang ingin Anda sertakan.

Langkah 5: Kirim Email

Ini mungkin bagian yang paling menantang dalam menulis email yang sulit. Berhenti mengkhawatirkan reaksinya, dan kirimkan! Sebelum Anda menekan kirim, Anda mungkin ingin mempelajari kesalahan yang membuat email bisnis terlihat tidak profesional.

Email Sulit Harus Dikirim

Mengirim email yang bersifat negatif bisa jadi menantang, tetapi perlu dilakukan. Menghindari topik yang kompleks dapat menyebabkan lebih banyak masalah daripada mengatasinya. Meskipun membuat draf email yang sulit dapat menimbulkan kecemasan, Anda akan merasa lebih baik setelah menekan tombol kirim.

Manajer atau penyelia Anda mungkin tidak senang dengan pesan tersebut, tetapi mereka akan menghargai Anda memberi tahu mereka apa yang terjadi dengan pemberitahuan yang memadai. Berurusan dengan konflik mungkin bukan hal favorit Anda, tetapi penting untuk mengelolanya secara efektif. Manajemen konflik adalah keterampilan penting untuk dipelajari secara profesional dan pribadi.