Mengapa Anda Membutuhkan Rencana Produktivitas dan Cara Membuatnya

Budaya hiruk pikuk membuat kita semua berpikir bahwa kita perlu menggunakan setiap detik terakhir kita untuk bekerja jika kita ingin mencapai tujuan finansial (atau peningkatan diri) kita. Tidak hanya merugikan kesehatan mental dan fisik kita, tetapi juga kontraproduktif.

Ketika satu-satunya hal yang ada di pikiran Anda adalah "menyelesaikan lebih banyak", Anda sering kehilangan efisiensi dan akurasi. Meskipun Anda menghabiskan lebih banyak waktu, Anda tidak menyelesaikan banyak pekerjaan. Itu karena Anda tidak berencana.

Kita semua sadar akan pentingnya perencanaan untuk keberhasilan proyek apa pun, tetapi jika menyangkut produktivitas, kita langsung terjun ke dalamnya tanpa banyak berpikir. Itulah mengapa kita sering gagal mencapai tujuan produktivitas kita.

Apa itu Rencana Produktivitas, dan Mengapa Penting untuk Memilikinya?

Meskipun istilah "rencana produktivitas" sudah cukup jelas, penting untuk memberikan definisi yang jelas dan ringkas untuk mengetahui dengan tepat apa yang dimaksud dengan istilah tersebut:

Rencana produktivitas menguraikan tujuan Anda (baik jangka pendek maupun jangka panjang) dan menjadwalkannya secara strategis sepanjang hari, minggu, atau bulan Anda untuk meningkatkan produktivitas sambil mengatasi hambatan utama produktifitas.

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa menonton video YouTube tentang peretasan produktivitas pada larut malam atau membaca artikel tentang meningkatkan produktivitas Anda tidak membuahkan hasil? Bukan karena semua artikel dan video tersebut memberikan tips dan strategi yang salah.

Kita semua memiliki pola pikir, tujuan, dan masalah yang berbeda; masing-masing dari kita memiliki gaya kerja yang berbeda dan berasal dari latar belakang yang berbeda. Artikel dan video internet ini digeneralisasikan dan tidak membahas serangkaian masalah dan hambatan unik kami terhadap produktivitas.

Dengan rencana produktivitas yang tepat, Anda tidak perlu melompat membabi buta dari satu tugas ke tugas berikutnya. Anda akan memiliki peta jalan yang tepat untuk hari itu (minggu atau bulan), membuat Anda lebih fokus pada tujuan Anda dan cenderung tidak terganggu. Merencanakan produktivitas memberi Anda rasa kendali, membuat Anda cenderung tidak merasa kewalahan atau stres.

Cara Membuat Rencana Produktivitas

Perencanaan produktivitas bukanlah ilmu roket. Yang Anda butuhkan hanyalah memiliki sikap yang benar, mengingat tujuan Anda, dan berangkat dengan pikiran terbuka. Anda perlu membuang semua dogma produktivitas "bangun jam 4 pagi" atau "mandi air dingin" ke luar jendela dan lihat apa yang cocok untuk Anda.

Karena rencana produktivitas unik untuk tujuan, temperamen, dan pola pikir Anda, tidak ada panduan ketat tentang cara membuatnya. Namun, langkah-langkah berikut memberikan peta jalan yang fleksibel dari proses yang dapat Anda gunakan:

1. Tetapkan Sasaran SMART

Berjalan tanpa tujuan tidak akan membawa Anda kemana-mana. Memiliki catatan tujuan dan tugas Anda membuat perpindahan dari satu tugas ke tugas berikutnya menjadi lebih mudah. Itulah mengapa penting untuk menetapkan tujuan SMART, karena membantu Anda melacak kemajuan, meningkatkan motivasi, dan meningkatkan produktivitas.

Setelah Anda memiliki tujuan di atas kertas, pikirkan semua yang perlu Anda lakukan untuk mencapainya. Ini mungkin termasuk tugas tentang tujuan pekerjaan atau bisnis Anda, kebiasaan untuk pengembangan diri, proyek pribadi, atau tanggung jawab sehari-hari. Mulailah dengan apa pun yang terlintas dalam pikiran, tidak peduli seberapa sepele kelihatannya, dan kelompokkan di bawah tujuan yang relevan.

2. Melacak Waktu

Lacak bagaimana Anda menghabiskan waktu sepanjang hari untuk mengetahui rata-rata hari Anda. Berapa jam produktif yang Anda kelola per hari? Kegiatan apa yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda? Lakukan ini selama beberapa hari, dan Anda akan takjub melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk gangguan atau aktivitas sepele seperti memeriksa email atau umpan media sosial Anda.

Anda dapat menggunakan TimeCamp untuk melacak waktu komputer Anda secara otomatis. Yang Anda butuhkan hanyalah mendaftar di situs web mereka dan mengunduh aplikasi komputer, dan itu akan mulai melacak waktu Anda.

3. Analisis Absen Anda dan Catat Tantangan yang Anda Hadapi Saat Ini

Setelah melacak waktu Anda selama beberapa hari, Anda akan memiliki cukup data untuk mendapatkan wawasan yang berharga. Jika Anda telah menggunakan TimeCamp, akses log waktunya, dan Anda akan memiliki akun mendetail tentang hari-hari Anda.

Saat menganalisis log waktu Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berapa jam per hari Anda bekerja?
• Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk media sosial?
• Kegiatan apa yang menyita sebagian besar waktu Anda?
• Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda menyadari rintangan yang mencegah Anda menjadi lebih produktif. Setelah Anda mengetahui masalahnya, Anda dapat mulai memikirkan solusinya.

Terlepas dari gangguan umum seperti media sosial, Anda harus mencatat hal-hal lain yang tampaknya tidak relevan yang dapat mencegah Anda menjadi lebih produktif. Bertanya pada diri sendiri:

• Apakah Anda merasa sulit untuk bekerja di sore hari?
• Apakah Anda sering merasa lesu?
• Apakah Anda tidak tidur dengan benar?

Sambil mencatat tantangannya, Anda harus tetap jujur ​​pada diri sendiri. Cobalah untuk tidak memberi alasan pada diri sendiri atas perilaku tidak produktif Anda.

4. Buat dan Ikuti Jadwal

Menggunakan wawasan dari analisis Anda, buat jadwal sambil mempertimbangkan tujuan Anda. Meskipun Kalender Google bagus untuk penjadwalan, jika tidak berfungsi, pertimbangkan untuk menggunakannya alternatif Kalender Google gratis untuk menjadwalkan hari Anda.

Bergantung pada sasaran dan jam produktivitas puncak Anda, tetapkan jam harian atau mingguan yang sesuai untuk pekerjaan, kebugaran, rekreasi, keluarga, atau proyek pribadi. Tidak ada yang benar atau salah; itu semua tergantung pada tujuan dan preferensi pribadi Anda.

Misalnya, jika Anda ingin memulai bisnis baru, Anda harus menetapkan beberapa jam seminggu untuk mengerjakan bisnis Anda. Tetapi jika tujuan Anda adalah mendapatkan tubuh musim panas yang hebat, kurangi waktu yang dihabiskan untuk ponsel Anda dan jadwalkan lebih banyak sesi olahraga mingguan.

Terlepas dari apa tujuan Anda, penting untuk menjaga jadwal yang realistis. Anda tidak ingin menjadwalkan setiap detik terakhir hari itu. Jadwal Anda harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi rencana mendadak. Dan jangan lupa untuk memasukkan istirahat yang diperoleh dengan baik. Tujuannya bukan untuk tetap sibuk tetapi untuk meningkatkan produktivitas.

5. Temukan Strategi Produktivitas Ideal Anda dan Pertahankan

Produktivitas tidak datang secara alami bagi sebagian besar dari kita. Namun, menggunakan metode yang telah dicoba dan diuji dapat membantu mempermudah prosesnya. Berikut adalah beberapa strategi produktivitas yang dapat Anda gunakan dalam jadwal Anda:

Metode Ivy Lee

Metode Ivy Lee adalah strategi sederhana namun efisien untuk dimasukkan ke dalam jadwal Anda. Buat daftar 6 tugas yang harus Anda selesaikan setiap hari. Beri peringkat berdasarkan kepentingan dan mulai dengan tugas yang paling penting. Tujuannya adalah untuk menyelesaikan satu tugas pada satu waktu.

Setelah Anda selesai dengan tugas pertama, lanjutkan ke tugas berikutnya, lalu berikutnya, sampai Anda selesai dengan daftar Anda. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan keenam tugas tersebut, cukup pindahkan ke hari berikutnya.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut, inilah panduan terperinci tentang bagaimana menggunakan metode Ivy Lee untuk produktivitas bebas stres.

Prinsip Pareto

Prinsip Pareto, juga dikenal sebagai aturan 80/20, adalah strategi produktivitas terkenal yang menekankan fokus pada tugas yang paling penting. Menurut prinsip Pareto, 20% tugas (paling penting) menghasilkan 80% hasil.

Gunakan aturan 80/20 untuk memprioritaskan tugas Anda sambil berfokus pada hasil yang diinginkan. Identifikasi tugas-tugas utama yang akan menghasilkan sebagian besar dari hasil tersebut dan fokuslah untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut terlebih dahulu.

Teknik Pomodoro

Tingkatkan produktivitas Anda dengan metode Pomodoro dengan berfokus pada satu tugas selama 25 menit dan kemudian beristirahat sejenak. Metode Pomodoro sempurna untuk menyelesaikan tugas besar dan menakutkan. Menjadi lebih mudah untuk dilakukan dan diselesaikan ketika Anda memecah tugas menjadi beberapa tugas yang lebih kecil (yang dapat Anda selesaikan dalam 25 menit).

6. Analisis Ulang Performa & Eksperimen Anda

Merencanakan produktivitas bukanlah hal yang dilakukan sekali saja. Rencana produktivitas pertama Anda mungkin tidak sedetail atau seefektif yang Anda harapkan. Itulah mengapa penting untuk meninjau kemajuan mingguan dan bulanan Anda.

Lihat seberapa baik rencana produktivitas Anda bekerja. Identifikasi hambatan yang mungkin Anda lewatkan dan sesuaikan rencana Anda untuk mengatasinya. Jika strategi tertentu tidak memberikan hasil, coba strategi lain dan catat hasilnya.

Tingkatkan Produktivitas Anda Dengan Rencana Produktivitas

Jika tip produktivitas internet tidak berfungsi, saatnya membuat rencana produktivitas yang dipersonalisasi. Rencana Anda harus mengatasi semua rintangan yang menghalangi Anda mencapai potensi maksimal Anda. Saat membuat rencana, pastikan untuk menjadwalkan tugas-tugas prioritas tinggi Anda untuk memanfaatkan jam kinerja puncak Anda.

Meskipun rencana produktivitas pasti membantu, penting bagi Anda untuk mengikutinya. Itu berarti menciptakan lingkungan kerja yang bebas dari gangguan, termasuk ponsel Anda. Tetapi jika menutup ponsel cerdas Anda penting, Anda harus mengikuti kebiasaan ponsel cerdas yang baik.