Fungsi OFFSET Microsoft Excel adalah alat yang sangat kuat dan serbaguna. Namun, karena kerumitannya dan banyaknya fungsi serupa, sayangnya sering kali kurang dimanfaatkan.
Fungsi yang relatif mudah dapat menghemat waktu dan frustrasi penulis Excel. Ini menyederhanakan penarikan poin data yang tepat dari kumpulan data master yang terorganisir dengan baik. Hal ini juga memungkinkan pembuatan sederhana dari laporan yang sangat rinci, visualisasi interaktif, dan dasbor yang kompleks.
1. Membuat Kumpulan Data Berukuran Variabel
Salah satu penggunaan Fungsi OFFSET Excel yang paling umum adalah menangkap kumpulan data berukuran variabel. Mengingat kumpulan data yang besar, seseorang mungkin ingin melihat hanya sebagian kecil dari data pada waktu tertentu.
Misalnya, dengan laporan otomatis total penjualan untuk karyawan setiap hari, Anda mungkin perlu menarik total untuk minggu atau minggu tertentu.
Menulis fungsi SUM yang berbeda untuk setiap penjumlahan dapat dengan mudah dilakukan. Namun, fungsi OFFSET mungkin jauh lebih cepat untuk kemudahan penggunaan dan penggunaan kembali.
Pertama, masukkan hari di bulan yang ingin kita awali ke dalam sel B6. Kemudian kita masukkan berapa hari kita ingin menjalankan laporan tersebut ke B7. Kemudian, kita dapat menggunakan a fungsi SUM sederhana Dan fungsi RATA-RATA untuk mendapatkan lebih banyak data tentang setiap karyawan selama rentang waktu yang dipilih:
=SUM(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=AVERAGE(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Menyesuaikan tanggal mulai atau lamanya waktu semudah menyesuaikan satu sel, yang dapat membuat kumpulan data berukuran variabel jauh lebih mudah.
2. Mengizinkan Pembuatan Laporan Khusus
Menggunakan metode yang serupa dengan yang di atas membuat pembuatan laporan lengkap dengan penyesuaian variabel menjadi relatif mudah. Anda dapat membuat argumen pertama dalam fungsi OFFSET mereferensikan sheet lain. Dengan melakukannya, Anda dapat memisahkan entri data dan pelaporan.
Ini akan memungkinkan untuk menarik irisan data terpilih dari satu lembar ke lembar lainnya. Selain itu, ini memungkinkan Anda untuk hanya menampilkan informasi yang relevan dengan laporan Anda saat ini. Menyiapkan laporan yang menunjukkan total harian menggunakan data yang sama dari sebelumnya cukup sederhana. Anda dapat melakukan ini tanpa menarik data untuk hari yang tidak relevan.
Fungsi offset berikut yang ditempatkan di sel B5 akan menarik jumlah hari yang ditentukan di B2. Itu dimulai pada minggu yang ditentukan dalam B1, hanya menampilkan data untuk periode yang relevan:
=OFFSET(Sheet1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Dimungkinkan untuk membatasi entri di B1 dan B2 dan membuat dropdown di Excel dengan jumlah minggu yang tersedia menggunakan validasi data.
3. Paginasi Spreadsheet
Fungsi OFFSET juga dapat mencapai paginasi spreadsheet sederhana, tugas yang biasanya diasosiasikan menggunakan tab Pengembang Excel. Ini dapat membuat bekerja dengan kumpulan data besar menjadi lebih sederhana dan jauh lebih efisien.
Saat bekerja dengan spreadsheet dengan 30.000 baris data, akan sulit untuk melihat seluruh kumpulan data sekaligus. Membuat dropdown yang menerima rentang angka dari 1 hingga 300 memungkinkan kami memecah data dengan cepat menjadi halaman yang masing-masing berisi 100 hasil.
Fungsi OFFSET akan selalu menyetel jangkarnya ke sel kiri atas data. Argumen kedua, bagaimanapun, adalah offset vertikal. Ini akan sama dengan nomor halaman yang dipilih dikurangi satu kali 100. Offset horizontal, argumen ketiga, dapat diatur ke 0.
Argumen keempat diatur ke 100, dan argumen kelima ke jumlah kolom dalam kumpulan data. Metode ini memudahkan untuk memecah potongan data yang sangat besar menjadi bagian yang jauh lebih mudah dikelola.
Berikut adalah contoh kumpulan data dengan paginasi. Data tersebut mencakup 500 sampel informasi yang direkam dari satu set sensor di satu lembar, dan laporan bernomor halaman di lembar lainnya.
Laporan menggunakan validasi data di sel B1 untuk membuat dropdown dengan halaman di dalamnya. Ekspresi berikut di sel A3 membuat isi laporan:
=OFFSET(Lembar1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Mengiris Data untuk Grafik
Kita dapat menambahkan grafik pada laporan penjualan yang kita buat sebelum menggunakan fungsi OFFSET. Grafik dapat menarik informasi variabel berdasarkan data yang dipilih dalam dua tarik-turun di bagian atas lembar.
Saat mengubah nilai di bagian atas lembar, grafik akan berubah secara otomatis untuk mencerminkan minggu yang dipilih, memberikan referensi visual cepat kepada siapa pun yang melihat laporan.
Menggabungkan bagan dan grafik dengan fungsi offset membuat visualisasi data yang rumit dan berubah jauh lebih mudah. Ini juga memungkinkan pembuatan dasbor dalam Excel yang sederhana.
5. Menarik Informasi berdasarkan Offset Tanggal
Mencari informasi spesifik berdasarkan stempel waktu bukanlah hal yang aneh ketika berbicara tentang data laporan atau data yang diambil dari proses waktu otomatis. Saat mempertimbangkan satu periode, menggunakan fungsi bersyarat seperti IF atau IFS untuk hanya menarik data yang diperlukan tidaklah sulit. Jika Anda perlu menarik data berdasarkan rentang hari atau waktu, terlalu mudah untuk jatuh ke dalam kondisi bersarang yang masif.
Menggunakan kombinasi COUNTIF dan OFFSET, menarik data dari rentang waktu atau hari cukup sederhana. Gunakan satu sel untuk mewakili hari awal. Selanjutnya, gunakan sel lain untuk mewakili lamanya waktu yang ingin Anda tarik.
Dalam Fungsi OFFSET, tinggi atau lebar, bergantung pada tata letak data Anda, dapat diatur ke sebuah nilai menggunakan fungsi COUNTIF di Excel. Ini memungkinkan Anda untuk menentukan berapa banyak entri yang berada dalam rentang yang diminta dan hanya menarik data terkait.
Dalam contoh ini, kami memiliki kumpulan data yang berisi entri selama beberapa tahun. Kita dapat menggunakan tanggal yang dimasukkan di sel B1 dan fungsi berikut untuk menarik hanya entri yang terjadi setelah tanggal tersebut:
=OFFSET(Lembar1!U2, COUNTIF(Lembar1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(Sheet1!V2:V501, " & B1), 1)Ini menambahkan utilitas yang cukup besar ke laporan, memungkinkan Anda memfilter nilai yang datang sebelum atau setelah tanggal tertentu. Jika Anda menggunakan fungsi COUNTIFS sebagai gantinya, Anda bahkan dapat menambahkan tanggal akhir, memberikan lebih banyak variabilitas kepada pengguna akhir.
6. Dikombinasikan Dengan COUNTIF
Selain memperluas rentang waktu, fungsi COUNTIF berfungsi dengan baik untuk menarik bagian tertentu dari semua jenis data yang tertata dengan baik dengan Fungsi OFFSET Excel. Dimungkinkan untuk mengatur argumen tinggi dan lebar fungsi OFFSET menggunakan COUNTIF. Selain itu, Anda dapat dengan mudah memodifikasi data numerik apa pun dengan nilai yang dapat disesuaikan dari suatu tempat di lembar kerja Anda.
Jika Anda memiliki daftar transaksi dari hari yang diurutkan berdasarkan jumlah transaksi, Anda dapat menggunakan teknik ini untuk menarik setiap transaksi melebihi jumlah tertentu. Ini dapat dicapai dengan menggunakan fungsi OFFSET sederhana seperti berikut:
=OFFSET(A2, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)Salah satu hal terpenting yang perlu diperhatikan dalam fungsi ini adalah argumen kedua hingga terakhir, COUNTIF(B2:B22, "
Pertimbangan penting lainnya bagi mereka yang ingin menggunakan OFFSET dengan cara ini adalah ini hanya akan berfungsi jika data yang Anda kerjakan tertata dengan baik. Data yang tidak diurutkan tidak akan mengembalikan hasil yang Anda cari. Untungnya, Excel juga menyertakan seperangkat alat penyortiran otomatis untuk menyusun data Anda.
Anda dapat menggunakan ini untuk melakukan tindakan mulai dari mengiris produk secara bervariasi berdasarkan harga hingga hanya menarik operasi yang dijalankan beberapa kali. Kemampuan untuk mengontrol jumlah persis data yang ditarik memberikan kontrol halus atas sampel data tepat yang Anda tarik dari spreadsheet. Ini memungkinkan pembuatan berbagai laporan terperinci dan interaktif.
Inilah Kegunaan Fungsi OFFSET Sebenarnya
Pada akhirnya, fungsi OFFSET memungkinkan pengguna menarik informasi dari spreadsheet mereka dengan presisi tinggi. Ini menghemat waktu dan memungkinkan pengguna melakukan lebih banyak operasi dengan lebih sedikit fungsi.
Ini menyederhanakan menarik data yang tepat yang Anda butuhkan tanpa menggunakan persyaratan bersarang. Ini juga menghemat waktu dan upaya pengguna dalam membuat laporan kustom, dasbor, dan lainnya di Excel.