Jika Anda adalah admin grup WhatsApp yang besar, berikut adalah beberapa tips untuk menjalankannya dengan lebih lancar.
Grup WhatsApp adalah cara yang bagus untuk menyatukan orang. Tetapi jika Anda memiliki banyak orang yang berpartisipasi, mengelola grup WhatsApp bisa menjadi sulit.
Anda perlu menetapkan beberapa pedoman untuk anggota dan menegakkan pedoman tersebut sesuai kebutuhan. Semua ini bisa menjadi sangat luar biasa, terutama jika Anda belum pernah mengelola grup WhatsApp sebelumnya. Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola grup WhatsApp dengan mudah.
1. Tetap pada Satu Agenda
Grup WhatsApp dibuat dengan sebuah ide. Anggota dapat berbagi minat yang sama atau mengerjakan tugas yang sama. Ide membuat grup bisa untuk meningkatkan kolaborasi tim atau sekadar bersenang-senang dengan teman online.
Apa pun itu, uraikan tujuan kelompok. Dan jika perlu, pastikan grup tidak digunakan untuk kegiatan yang tidak relevan yang tidak terkait dengan agenda grup.
Jika Anda memiliki banyak agenda, membuat grup terpisah untuk masing-masing agenda lebih baik daripada menjejalkan semuanya ke dalam satu grup. Jika tidak, itu hanya akan menimbulkan kebingungan.
2. Tetapkan Aturan dan Hapus Konten yang Melawannya
Grup WhatsApp besar membutuhkan aturan agar berfungsi dengan baik. Nyatakan dengan jelas dalam aturan perilaku seperti apa yang tidak akan ditoleransi dalam grup WhatsApp. Tentukan juga konten apa saja yang boleh dibagikan di grup dan apa saja yang dilarang.
Aturan no-spam diperlukan karena spam sangat mengganggu, terutama di lingkungan profesional. Yang terpenting, melarang hal-hal yang dapat membuat Anda diblokir oleh WhatsApp dan hapus konten apa pun yang melanggar aturan. Anda dapat menuliskan aturan grup WhatsApp Anda di deskripsi grup, sehingga semua orang dapat membacanya.
Untuk mengedit deskripsi grup di WhatsApp, buka obrolan grup dan ketuk nama grup di bagian atas layar Anda. Pilih Tambahkan Deskripsi Grup pilihan dan tulis aturannya. Mengetuk Menyimpan, dan deskripsi grup akan diperbarui.
3. Izinkan Banyak Admin
Jika Anda adalah satu-satunya admin grup WhatsApp besar, cepat atau lambat Anda mungkin akan kewalahan. Lagi pula, setiap pesan perlu diperiksa oleh admin untuk memastikannya sesuai dengan aturan grup. Jadi, memiliki banyak admin dalam grup WhatsApp yang besar penting untuk meratakan beban kerja.
Untuk menjadikan seseorang sebagai admin grup Anda, ketuk nama grup di obrolan grup. Gulir ke bawah dan ketuk nama orang yang ingin Anda jadikan admin. Lalu pilih Buat Admin Grup.
Kami merekomendasikan memiliki setidaknya satu admin per 100 anggota. Ini akan membantu Anda memantau grup dan memeriksa yang keluar atau dikeluarkan dari grup WhatsApp.
Jika Anda mengelola grup publik, Anda ingin lebih banyak orang bergabung. Ini dapat dilakukan dengan membagikan tautan bergabung ke grup. Pastikan untuk memberi tahu orang-orang tentang grup tersebut saat membagikan tautan bergabung, sehingga tujuan grup menjadi jelas bagi mereka.
Untuk membuat tautan bergabung, buka obrolan grup dan ketuk nama grup di bagian atas layar Anda. Gulir ke bawah, dan Anda akan melihat opsi yang disebut Undang Melalui Tautan. Ketuk opsi ini, dan tautan undangan akan dibuat. Anda dapat menyalin tautan atau membuat kode QR untuk dibagikan dengan memilih Kode QR pilihan.
Pesan pribadi juga dapat dikirim untuk mencari calon anggota baru. Pastikan untuk tidak pernah melakukan spam obrolan orang di WhatsApp, karena hal itu dapat membuat Anda diblokir.
Komunitas WhatsApp berbeda dengan grup WhatsApp. Ini membawa beberapa grup WhatsApp di bawah satu payung menambahkan grup ke komunitas WhatsApp. Ini adalah cara yang bagus untuk menghubungkan berbagai grup WhatsApp dengan tujuan yang sama, membuatnya lebih mudah dikelola.
Pergi ke Komunitas dan ketuk Komunitas Baru. Ketik nama komunitas dan tambahkan grup WhatsApp terkait di komunitas Anda. Lalu pilih Membuat dan mulai perbarui komunitas Anda.
Admin dapat membagikan pengumuman di komunitas yang diterima setiap anggota dan dapat membagikan pembaruan penting tanpa harus mengirimkannya ke setiap grup secara terpisah.
Mengelola Grup WhatsApp Menjadi Mudah
Mengelola grup WhatsApp menjadi lebih mudah setelah Anda memahaminya. Pastikan untuk menetapkan aturan grup Anda, tetap pada agenda, dan hati-hati perhatikan konten apa yang dibagikan.
Jangan terlalu membatasi grup, karena fleksibilitas adalah kunci untuk mengelola grup WhatsApp secara efektif. Menggunakan komunitas WhatsApp untuk membuat sistem manajemen yang lebih efektif juga bisa sangat bermanfaat, karena Anda dapat mengelola beberapa grup secara bersamaan.