Jika Anda khawatir pengantar email Anda tampak lemah, jangan khawatir—Anda tidak sendirian. Bahkan penulis yang terampil menghabiskan waktu berjam-jam untuk membuat intro yang sempurna. Semua orang tahu mereka harus menarik perhatian pembaca, tetapi hanya sedikit yang berhasil melakukannya.
Untuk menguasai kalimat pembuka email, pelajari dulu seperti apa kata-kata buruk itu. Berikut adalah beberapa kesalahan yang merusak namun sering diabaikan untuk dihindari saat menulis email profesional.
1. Mengetik Emoji dan Tanda Baca Berlebihan
Emoji telah menjadi sangat umum bahkan orang dewasa yang tidak paham teknologi pun menggunakannya dalam percakapan sehari-hari. Lagi pula, mengekspresikan emosi melalui teks itu rumit. Alih-alih menggambarkan nuansa komunikasi nonverbal secara akurat, Anda akan lebih mudah mengklik gambar digital. Untuk perasaan yang lebih pribadi, Anda bahkan bisa buat emoji khusus menggunakan aplikasi.
Terlepas dari kenyamanan emotikon, Anda tidak boleh menggunakannya di email kantor. Mereka terlihat tidak profesional. Beberapa pembaca bahkan mungkin mengasosiasikan Anda dengan pemasar yang menyebalkan yang memulai email dengan emoji besar.
Aturan yang sama berlaku untuk tanda baca yang berlebihan. Meskipun beberapa tanda seru dan titik menandakan emosi yang meningkat, kadang-kadang dianggap sebagai spam. Gunakan hanya dengan teman dekat dan teman sebaya. Jika tidak, Anda akan berisiko terlihat seperti pemasar curang yang terlalu sering menggunakan “!!!” untuk menciptakan urgensi palsu.
2. Menggunakan Bahasa Penjualan-y
Taktik email yang agresif jarang berhasil lagi. Penerima secara otomatis menutup email dengan pengantar penjualan, apa pun maksud pesannya. Begitu mereka melakukannya, mereka tidak membukanya kembali. Beberapa orang bahkan akan memblokir pengirim sama sekali jika mereka tidak mengenal mereka secara pribadi.
Untuk menghindari mendapatkan perlakuan yang sama:
- Jatuhkan kalimat pembuka email yang memaksa.
- Gunakan beberapa kalimat pertama untuk menyoroti merek pribadi Anda alih-alih mempromosikan CTA.
- Dapatkan kepercayaan pembaca sebelum hal lain. Apakah Anda menginginkan kenaikan gaji dari atasan Anda atau janji temu dengan pimpinan yang hangat, Anda harus menetapkan diri Anda sebagai individu yang tepercaya terlebih dahulu.
3. Terlalu Lama Dengan Pendahuluan
Ironisnya, orang cenderung menjelaskan secara berlebihan ketika mereka kehilangan kata-kata. Mereka mengkompensasi ketidakpastian dengan mengoceh dan mengalihkan pembaca ke elemen terkait namun tidak penting. Itu adalah respons alami. Jika Anda ceroboh, Anda mungkin mendapati diri Anda mengetik beberapa paragraf sebelum mencapai inti pesan Anda.
Meskipun tampaknya membantu, over-a menunda pembaca. Penduduk asli digital biasanya memiliki rentang perhatian yang pendek—mereka tidak akan memberi kesempatan pada pesan Anda jika dimulai dengan pengantar yang panjang dan membosankan. Pertahankan pembukaan Anda secara langsung. Sebutkan kredensial Anda, bagikan mengapa Anda menjangkau mereka, lalu kekesalan mereka dengan rasa sakit.
Ingat: Intro harus mengatur nada pesan Anda, bukan meringkasnya. Cobalah menulis pengantar yang informatif dan menarik perhatian yang memberikan konteks dan mendorong pembaca untuk terlibat. Juga, batasi diri Anda pada dua atau tiga kalimat.
4. Memperkenalkan Terlalu Banyak Jargon
Jargon mengacu pada kata-kata teknis yang digunakan dalam komunitas tertentu. Mereka dengan cepat menyampaikan konsep kompleks yang jika tidak membutuhkan penjelasan yang panjang dan berlebihan. Istilah-istilah ini tidak memiliki sinonim. Anda akan sangat mengandalkan mereka saat mendiskusikan masalah khusus industri dengan sesama profesional.
Meski penting, jargon juga terasa eksklusif. Anda tidak boleh sembarangan berasumsi bahwa penerima akan memahami ide-ide teknis yang kompleks. Jika tidak, Anda mungkin mengintimidasi mereka. Selalu awali email dengan frasa umum dan bahasa ringkas. Gunakan jargon hanya setelah Anda memperkenalkan diri dan menetapkan maksud pesan.
Kiat Pro: Hindari istilah dan jargon teknis saat menulis kepada orang di luar industri. Jika Anda harus menguraikan hal-hal yang terlalu rumit, unggah sumber daya yang relevan sebagai lampiran file besar alih-alih.
5. Bertindak Lebih Akrab
Komunikasi di tempat kerja tidak selalu membutuhkan sikap ramah dan periang. Kisah-kisah pribadi, frase pengisi, dan kata-kata kasar akan mengacaukan kalimat pembuka Anda jika diambil di luar konteks. Sebelum mengatur nada pengantar Anda, pertimbangkan tingkat kedekatan Anda dengan penerima. Hormati batasan profesional mereka.
Istilah formal yang berlebihan terdengar impersonal, tetapi sikap yang tegang dan tidak pantas bisa menyinggung perasaan. Bersikaplah ramah tanpa bertindak terlalu akrab. Dan jika Anda tidak yakin dengan pendekatan Anda, mainkan dengan aman dan condongkan ke nada formal. Hindari frasa yang dapat disalahartikan. Gunakan sikap yang tidak terlalu formal hanya setelah pihak lain bersikap ramah kepada Anda.
6. Melemparkan Lelucon dan Punchlines
Banyak pemasar bersumpah dengan perkenalan email yang lucu. Mereka mengklaim bahwa komentar jenaka membangun hubungan baik dan menarik perhatian pembaca. Intro yang lucu mungkin membuat email Anda lebih menarik, tetapi risikonya lebih besar daripada manfaatnya. Lelucon sulit disampaikan melalui email.
Bahkan kata-kata ringan bisa berubah menjadi penghinaan ofensif jika Anda menggunakan nada, frasa, dan konteks yang salah. Hanya pertimbangkan untuk menggunakan lelucon dalam percakapan biasa dengan kolega yang Anda kenal secara pribadi. Jika tidak, jaga agar email kantor Anda tetap profesional.
7. Mengikuti Format yang Tidak Biasa
Sebagian besar penyedia email mengakomodasi gaya, ukuran, dan warna font yang sama dengan yang ditemukan di pengolah kata. Anda bahkan dapat mengunduh yang baru dari situs web font gratis. Meskipun font mengekspresikan kreativitas, pilihlah dengan hati-hati font yang Anda gunakan dalam pesan profesional. Tidak semua orang menghargai format yang tidak biasa.
Untuk bermain aman, gunakan gaya default saat menulis email kantor. Desain yang keterlaluan tidak hanya tidak profesional, tetapi juga mengganggu keterbacaan. Misalnya, latar belakang putih menghilangkan warna-warna terang, sementara ukuran font yang besar menyimpangkan pembaca dari teks yang lebih kecil.
Ada cara yang lebih profesional untuk mengekspresikan kreativitas. Alih-alih bermain dengan font, tunjukkan bakat Anda membangun situs web dari awal, mengunggah aset yang relevan, atau membuat portofolio tulisan.
8. Membuat Peringatan Agresif
Pemasar seperti pada gambar di atas memulai email mereka dengan tenggat waktu yang dibuat-buat. Meskipun menarik perhatian, itu juga mengganggu. Bahkan bank komersial dan pemberi pinjaman memperkenalkan diri sebelum turun ke bisnis. Jika pesan Anda dibuka dengan peringatan agresif, pembaca akan mengabaikannya sebagai spam.
Jelajahi cara lain untuk menciptakan urgensi. Alih-alih memimpin dengan tenggat waktu, yang jarang memengaruhi pembelian, tekankan nilai penawaran waktu terbatas Anda. Prospek tidak merespons pendekatan agresif dengan baik.
Tetapi jika Anda dapat menghindari penambahan tenggat waktu pada kalimat pembuka Anda, silakan lakukan. Berikan nilai sebelum menciptakan urgensi. Menutup kesepakatan tanpa menjelaskan proposisi Anda akan membuat Anda terlihat memaksa dan putus asa. Simpan CTA Anda untuk yang terakhir.
Mulai Email Dengan Pembukaan yang Kuat dan Profesional
Kalimat pembuka yang "sempurna" tidak ada. Alih-alih mengandalkan template, buat pengantar unik yang selaras dengan maksud pesan Anda dan beresonansi dengan penerima. Ingat: intro yang umum dan terlalu sering digunakan tidak akan pernah memberikan hasil.
Sementara kalimat pembuka Anda mengatur nada untuk email Anda, jangan habiskan seluruh waktu Anda untuk itu. Email kerja terdiri dari beberapa bagian. Anda harus memeriksa draf Anda untuk kesalahan ceroboh lainnya, misalnya baris subjek kosong, kesalahan tata bahasa, dan lampiran file yang hilang.