Kekacauan digital bermanifestasi dalam berbagai cara, termasuk desktop yang tidak teratur, email yang belum dibuka, file yang diberi label buruk, dan kotak masuk yang dimuat. Mereka berasal dari kehidupan virtual yang berantakan.
Jika Anda cenderung menunda mengatur file Anda, saatnya untuk mengubah kebiasaan buruk Anda. Itu menghambat produktivitas. Berikut beberapa cara kekacauan digital memperlambat alur kerja Anda, menyebabkan stres yang tidak perlu, dan mengalihkan Anda dari tanggung jawab.
1. Menyortir File yang Tidak Teratur Membuang-buang Waktu
Sistem pengarsipan digital yang tidak teratur disebabkan oleh kebiasaan buruk. Sebagian besar pengguna mengirim berbagai file ke desktop, unduhan, atau folder dokumen mereka secara acak. Meskipun memiliki beberapa dokumen yang salah tempat pada awalnya tampak dapat dikelola, dokumen tersebut dapat terakumulasi dengan cepat jika Anda mengabaikan pengelolaan yang tepat.
Ingat: memilih kenyamanan jangka pendek menciptakan hambatan jangka panjang. Saat kekacauan memenuhi folder Anda, mencari file tertentu secara bertahap akan memakan waktu lebih lama. Ambil foto di atas sebagai contoh. Tidak ada file di folder itu yang diberi nama; Anda harus menjelajahi masing-masing sebelum menemukan yang Anda butuhkan.
Untuk memperbaiki kebiasaan buruk ini, praktek organisasi file. Pastikan setiap foto, video, atau dokumen yang Anda simpan langsung masuk ke folder yang sesuai. Berhenti mengirimkannya ke unduhan atau folder desktop Anda secara default.
2. Kekacauan Mengganggu
Membiarkan file di folder penyimpanan default akan mengacaukan layar Anda. Kecuali Anda menentukan tujuan baru, mereka akan terus mengisi unduhan, dokumen, atau folder desktop Anda. Mereka dapat menempati seluruh layar Anda jika Anda tidak hati-hati.
Jenis kekacauan ini tidak hanya terlihat mengerikan, tetapi juga menyebabkan visual yang berlebihan. Pikiran Anda bekerja lebih keras untuk memproses berbagai informasi. Akibatnya, stres kognitif tambahan akan terasa luar biasa, menghalangi Anda untuk melakukan yang terbaik, dan mengganggu alur pemikiran Anda.
Solusi terbaik adalah dengan mengembangkan konvensi penamaan file (FNC). Beri label file Anda berdasarkan tujuannya. Idealnya, FNC Anda harus mengilustrasikan konten, fungsi, penulis, dan relevansi proyek—aset grup berdasarkan kesamaan.
3. Menimbun Program Perangkat Lunak yang Tidak Digunakan Menghambat Kecepatan Perangkat
Penduduk asli digital memerlukan beberapa program perangkat lunak kerja dan pribadi. Itu Bisnis Aplikasi melaporkan bahwa pengguna global mengunduh 143 miliar aplikasi pada tahun 2021. Adalah umum untuk mencoba beberapa alat secara teratur.
Meskipun jumlah unduhannya tinggi, sebagian besar aplikasi ditinggalkan. Statista mengatakan bahwa 25% hanya digunakan sekali. Buka folder unduhan Anda—Anda akan menemukan program yang sudah Anda lupakan. Mungkin Anda harus menguji alat baru untuk bekerja, atau mungkin permainan trendi yang membangkitkan rasa ingin tahu Anda.
Menyimpan aplikasi lama mungkin tampak nyaman, tetapi mereka memperlambat perangkat secara signifikan. Menginstal program membutuhkan ruang disk. Mereka masih akan mengkonsumsi daya pemrosesan meskipun Anda tidak sering menjalankannya.
Yang terbaik adalah berhenti menimbun program yang tidak digunakan. Kecuali Anda melihat diri Anda berulang kali menggunakan sesuatu yang Anda unduh, hapuslah. Cukup instal ulang aplikasi yang terhapus sesuai kebutuhan.
4. Aset yang Tidak Terorganisir Memperlambat Pelacakan Tugas
Pengguna cenderung mengadopsi aplikasi kerja terlalu cepat. Laporan 2021 oleh Okta, Inc. menunjukkan bahwa 10% pemberi kerja AS menjalankan 199+ alat kerja. Ya, setiap program menghasilkan manfaat tertentu. Tetapi memasukkan terlalu banyak ke dalam rutinitas harian Anda memperlambat alur kerja Anda—beralih antar platform membuang-buang waktu.
Gunakan hanya yang Anda butuhkan. Membangun dan memelihara banyak sistem menyebabkan stres kognitif yang tidak perlu. Saat beralih tab membutuhkan waktu beberapa detik, menyerap informasi baru membutuhkan setidaknya beberapa menit. Anda akan kesulitan mempertahankan fokus jika Anda terus berpindah-pindah tugas.
Untuk merampingkan proses bisnis, investasikan pada platform yang menggabungkan semua alat kerja Anda. Misalnya, Anda bisa mendapatkan alat manajemen proyek. Mereka memungkinkan Anda menetapkan tugas, melacak kemajuan proyek, membuat pengumuman di seluruh perusahaan, dan mengirim pesan pribadi dari satu platform.
5. Memiliki Banyak Akun Dengan Kredensial Masuk yang Berbeda Membingungkan
Memiliki beberapa akun saat ini adalah hal yang umum. Mempertimbangkan berbagai platform media sosial, alat kerja, sistem manajemen proyek, buletin, dan penyedia layanan surat yang tersedia, Anda dapat dengan mudah memiliki selusin profil.
Sayangnya, melacak banyak kredensial masuk itu menantang. Banyak yang hanya menetapkan kata-kata kamus singkat yang dapat mereka ingat dengan mudah sebagai kata sandi. Avast bahkan melaporkan bahwa 83% orang Amerika mendaur ulang kata sandi yang lemah di seluruh akun pribadi dan profesional. Meski berkesan, mereka juga tidak aman. Seorang peretas yang terampil dapat dengan cepat melewati kombinasi umum melalui metode peretasan dengan kekerasan.
Harap pilih string alfanumerik yang panjang sebagai kata sandi. Jika Anda kesulitan menghafalnya, berinvestasilah dalam a pengelola kata sandi yang aman dan andal yang mengisi halaman login secara otomatis.
6. Menyimpan Dokumen Rahasia Lama Menempatkan Anda pada Risiko Pencurian ID
Selain mengacaukan desktop Anda, file yang tidak teratur membahayakan keamanan Anda. Dokumen dari instansi pemerintah, pemberi kerja, mitra bisnis, lembaga kesehatan, dan bank komersial bersifat rahasia informasi yang dapat diidentifikasi secara pribadi (PII).
Perhatikan bahwa penjahat dapat melakukan berbagai jenis penipuan dengan data pribadi ini. Jika pengidentifikasi langsung seperti SSN Anda, nama lengkap resmi, dan informasi pemberi kerja jatuh ke tangan mereka, tidak ada yang dapat menghentikan mereka mencuri identitas Anda. Mereka bahkan bisa mengambil pinjaman besar-besaran tanpa sepengetahuan Anda.
Sebagai aturan umum, ambil langkah ekstra dalam melindungi file rahasia. Enkripsi folder Anda, hindari mengirim data pribadi melalui email, dan menghapus dokumen lama secara permanen dengan penghancur file.
7. Kelebihan Informasi Menyebabkan Stres
Multitasker sering kali membuka lusinan tab sekaligus. Mereka secara bersamaan mengambil tugas yang berbeda untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, tetapi ironisnya, pengalihan konteks hanya membunuh produktivitas. Itu Asosiasi Psikologi Amerika mengatakan bahwa tekanan kognitif karena menyerap terlalu banyak informasi dan melompat di antara tugas membuat Anda tidak efisien. Anda akan menyelesaikan lebih sedikit di akhir hari kerja.
Berhenti membebani otak Anda dengan data. Pikiran Anda akan mengembara jika Anda terus melihat tugas acak. Satu menit Anda menyelesaikan artikel untuk pekerjaan, dan menit berikutnya Anda tanpa sadar menelusuri resep makan malam.
Alih-alih membiarkan berbagai dokumen, file, dan daftar tugas terbuka, minimalkan dan tumpuk sampai Anda membutuhkannya. Fokus saja pada tugas yang ada. Anda membutuhkan kedamaian dan kebebasan untuk memasuki keadaan aliran yang kreatif dan produktif.
Minimalisme Digital dan Peningkatan Peringkat Produktivitas
Ruang digital yang berantakan sama merusaknya dengan meja yang berantakan. Meskipun mengatur file virtual mungkin terdengar membosankan, menyisir ratusan file, email, dan folder akan menghabiskan lebih banyak energi. Agar efisien, pastikan Anda dapat menavigasi sistem digital Anda dengan mulus.
Juga, perhatikan bahwa decluttering melampaui organisasi file. Alih-alih hanya mengatur folder Anda setiap beberapa bulan, gabungkan praktik minimalis digital ke dalam kehidupan sehari-hari Anda. Biasakan menjaga ruang virtual yang bersih.
