Berjuang untuk menemukan orang yang tepat untuk dikirimi email? Pelajari cara merampingkan proses Anda dan menemukan kontak yang tepat setiap saat untuk email profesional.
Berhenti berkata, "Saya harap Anda adalah orang yang tepat untuk ini" di email kantor. Pesan yang salah arah jarang mendapat respons positif. Mereka membuat Anda terdengar tidak yakin dan tidak profesional karena tidak meneliti narahubung Anda.
Biasakan memverifikasi penerima. Berikut adalah tujuh tip untuk memastikan Anda selalu menemukan contact person yang tepat untuk email kantor.
1. Google Orang yang Perlu Anda Pesan
Sebelum hal lain, coba gunakan Google. Ini adalah mesin pencari yang kuat dengan 100+ triliun halaman yang diindeks. Anda dapat mencari siapa saja. Pencarian cepat akan menampilkan profil media sosial, situs web pribadi, foto, blog, pengalaman kerja, dan detail kontak mereka.
Mempertimbangkan basis data Google yang luas, hasil yang disempurnakan memerlukan kueri yang tepat. Anda mungkin tidak menemukan informasi yang relevan kecuali Anda mengetahui nama lengkap orang tersebut. Misalnya, “Jose Luansing Jr.” memiliki 7.350 hits. Sementara itu, mengetik "Jose" di Google menghasilkan 2,6 miliar halaman, yang terbukti sulit untuk disortir.
Untuk hasil yang disempurnakan, berikan informasi tambahan kepada Google. Jika Anda hanya mengetahui nama depan orang tersebut, cari perusahaan atau situs web bisnisnya. Sebagian besar merek memiliki halaman Temui Tim. Menggunakan contoh di atas, menambahkan "penulis makeuseof.com" ke istilah "Jose" memangkas hasil menjadi 10,1 juta.
Orang dengan nama umum sulit ditemukan. Kecuali jika mereka memiliki kehadiran online yang kuat, mereka tidak akan muncul di beberapa SERP Google pertama. Nama-nama seperti John, Joe, Smith, dan Mary memiliki miliaran hits. Bahkan bagi para influencer dan selebriti, menyalip tokoh sejarah bernama sama tidak akan mudah.
Alih-alih menyisir ratusan hasil pencarian, beralihlah ke media sosial. Anda masih akan menghasilkan beberapa hit. Namun, sebagian besar platform memungkinkan Anda memfilter opsi berdasarkan lokasi, teman bersama, pendidikan, dan pekerjaan. Anda tidak akan membuang waktu untuk hasil yang tidak relevan.
Setelah Anda menemukan profil prospek Anda, cari alamat email profesional mereka. Jangan menambahkan atau mengikuti mereka. Tidak semua orang merasa nyaman memiliki rekan kerja dan mitra bisnis di media sosial.
Mengeksplorasi jejaring sosial khusus jika Anda tidak dapat menemukan narahubung Anda di Twitter, Facebook, atau Instagram. Banyak yang lebih suka menggunakan saluran non-mainstream.
3. Tebak Email dan Cek Silang di Google
Menebak alamat email melibatkan lebih sedikit ketidakpastian daripada yang dipikirkan orang. Meskipun prosesnya memerlukan coba-coba, Anda tidak perlu mengirim pesan kepada orang asing secara acak. Cukup periksa ulang detail kontak secara online. Dengan Google, platform layanan surat, dan situs media sosial, Anda akan secara akurat menghilangkan tebakan yang salah.
Alamat email kantor mengikuti format serupa. Katakanlah Anda sedang mencari informasi kontak Jose Luansing, staf penulis di MakeUseOf. Alamat emailnya mungkin:
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
Setelah membuat daftar kemungkinan kombinasi, cari secara online. Facebook, Twitter, dan Instagram sering menyembunyikan alamat email—Anda akan lebih beruntung memverifikasinya di Google dan LinkedIn.
Juga, periksa apakah alamat email tersebut memiliki profil Gmail. Ketik alamat prospektif Anda di draf Gmail, lalu arahkan kursor ke setiap kontak. Pada foto di bawah, hanya satu alamat yang memiliki profil.
4. Gunakan Platform Pencarian WHOIS
Kiat di atas hanya berfungsi saat melacak individu. Anda mungkin tidak menganggapnya berguna jika Anda perlu menghubungi pemilik situs web yang tidak Anda kenal. Perusahaan jarang memperkenalkan admin web mereka. Dalam kebanyakan kasus, laman Temui Tim merek terdiri dari pendiri, eksekutif, dewan direksi, dan manajer tingkat menengah.
Untuk menemukan informasi teknis tentang situs web, gunakan Alat pencarian WHOIS. Mereka dapat memberi tahu Anda pemilik domain, detail kontak, info registrar, dan lokasi terdaftar. Beberapa situs bahkan mengungkapkan nomor bisnis mereka. Pastikan Anda meminta izin dan memperkenalkan diri sebelum menelepon.
5. Tanya Jaringan Anda
Jika penelitian Anda menemui jalan buntu, mintalah bantuan secara online. Lihat apakah seseorang akan mengarahkan Anda ke orang atau departemen yang Anda butuhkan. Siapa tahu? Teman daring Anda mungkin mengenal narahubung Anda. Anda bahkan dapat meminta perkenalan biasa sehingga Anda tidak perlu mengirim email dingin.
Unggah postingan singkat di platform media sosial Anda. Sebutkan departemen atau orang yang Anda cari, jelaskan mengapa Anda membutuhkannya, dan tanyakan cara terbaik untuk menghubunginya. Mudah-mudahan, seseorang dari dalam menjawab Anda. Jika tidak, kumpulkan detail yang bermanfaat—gunakan untuk menghasilkan hasil yang tepat di Google dan media sosial.
Untuk tanggapan yang lebih baik, kunjungi grup khusus industri. Katakanlah Anda memerlukan detail kontak blogger tertentu. Alih-alih memposting di dinding Anda, tanyakan di sekitar komunitas untuk penulis lepas.
Sementara tip di atas menghasilkan hasil yang tepat, menjalankannya membutuhkan waktu. Anda mungkin menghabiskan beberapa jam menjelajahi halaman di Google atau bertanya-tanya di media sosial.
Jika Anda melacak banyak orang, pertimbangkan untuk menggunakan alat pencarian email. Meskipun sebagian besar platform premium membebankan biaya berlangganan, mereka secara akurat memverifikasi alamat email secara massal. Anda akan menghemat banyak waktu.
Mari kita ambil Snov.io sebagai contoh. Paket Pemula berharga $30 hingga $39 per bulan. Namun, itu memverifikasi ribuan alamat email secara bersamaan, plus Anda dapat mengekstrak semua alamat email terdaftar dalam satu domain.
7. Cukup Kirim Email Anda
Jika Anda masih tidak dapat melacak alamat email yang benar meskipun telah mengikuti tips di atas, cari alternatif lain. Prospek Anda seharusnya menyempit, setidaknya. Temukan yang terkait dengan kontak Anda dan lihat siapa yang dapat membantu Anda.
Seperti biasa, pertahankan nada yang tepat. Meskipun Anda tidak yakin tentang penerima Anda, hindari kalimat umum setengah matang yang membuat email tidak profesional, seperti:
- Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik.
- Untuk Perhatian.
- Halo semuanya!
- Saya harap Anda adalah orang yang tepat untuk ini.
Ingat: Orang-orang menerima lusinan email secara teratur. Anda memerlukan konten yang dipersonalisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan pihak lain untuk mengurangi kebisingan. Jika tidak, Anda tidak akan menyampaikan pesan Anda. Dan alih-alih menggunakan penafian umum, jelaskan situasi Anda. Jika Anda sopan dan tulus, penerima akan mengarahkan Anda ke narahubung yang tepat.
Baik Anda mengirimkan promosi penjualan atau mengajukan pertanyaan pekerjaan, temukan narahubung yang sesuai. Tidak ada alasan untuk email yang salah arah. Mesin pencari, situs media sosial, dan alat pencarian telah membuat verifikasi email lebih mudah dari sebelumnya. Dengan sedikit riset, Anda akan menemukan informasi kontak siapa pun.
Selain memeriksa ulang penerima, edit pengantar Anda. Hentikan frasa umum yang terlalu sering digunakan. Baris pembuka yang percaya diri dan unik yang beresonansi dengan penerima akan meningkatkan tarif terbuka email Anda. Hanya pesan yang dipersonalisasi yang dapat memotong kebisingan.